新形勢下檔案管理工作的規范化探析

趙魯敏陳成峰

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新形勢下檔案管理工作的規范化探析

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【摘 要】本文通過對檔案管理工作進行規范化的意義和管理中存在的缺陷進行分析，來闡述如何加強新形式下檔案管理工作的規范化。

【關鍵詞】新形式 檔案管理工作 意義 缺陷 規范化

一、新形勢下檔案管理工作的規范化的意義

（一）完善自身內部管理的必然需求

檔案管理是企事業單位管理中的重要環節，它體現了企事業單位的發展歷程。檔案管理主要是在企事業的發展中，對其單位的決策，員工的基本狀況和單位發展中遇到的問題等進行記錄，總結和歸納，記錄了企業發展的軌道。主要目的在于為企業的發展提供有力的資源支持，使企業發展中能夠順利通暢。

（二）規范化的檔案管理能夠促進單位的長期發展

管理是企事業單位進行發展的必要條件，而檔案管理是企事業管理的重要組成部分。單位要對其發展的歷程，基本資料等進行整理和重溫，然后總結出單位發展的歷史經驗，摒棄不利的因素，吸取好的辦法，為單位未來的發展提供有力的支持。每個單位的發展都會面臨著困難和挫折，而檔案可以把這些問題記錄在冊，單位領導者可以根據以往的經驗作為判斷參考，避免不必要的彎路出現，從而影響企事業單位的長足發展。

二、當前檔案管理工作規范化中存在的缺陷

（一）檔案管理方式落后，缺乏現代科學技術做指導

由于傳統的單位檔案管理思想陳舊，仍然利用落后的管理方式進行檔案的管理，主要以人工操作為主。這種管理方式需要很多工作人員進行同時工作，或者通過加大工作人員的工作量的方式來完成。在這種傳統的管理方式下，沒有統一的檔案管理標準，工作人員的管理工作具有隨意性，加大了檔案查找的難度，同時，也會出現檔案資料丟失的情況。

（二）沒有健全的檔案管理體系

現階段，很多企事業單位已經在對企業管理體制進行完善和整改，在經營和管理方面已經有了很大的改善。但是，由于單位領導對單位檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理方面的改革，沒有得到有效的調整，致使當前單位內部檔案管理體系不健全，沒有一個系統的，科學的檔案管理體制，使檔案管理工作存在著很多漏洞，更不能達到信息化和規范化管理限制了檔案管理工作的高效率發展，在一定程度上阻礙了企事業單位的發展。

（三）檔案管理人員的綜合素質水平較低

在很多人看來，檔案管理工作是一項很簡單的工作，沒有什么技術含量，只是對一些相關資料的整理和歸檔，對工作人員自身的專業化素質要求不高。這種認識沒有真正地認識到檔案管理工作的重要性，給檔案管理工作的有效進行帶來了一定的阻力，會嚴重影響企事業單位的健康發展。在目前的檔案管理工作中，很多工作人員都是沒有經過專業培訓的，也不是專業的檔案管理專業畢業的學生，大部分都是半路出家的企業內部人員，年齡偏大，使檔案管理仍然延襲陳舊觀念，人工管理，檔案資料的填寫和整理不規范。科學化，信息化檔案管理意識薄弱，沒有專業的知識理論和科學的管理技術做指導，使單位內部的檔案資料丟失，不完整，管理混亂，嚴重影響了檔案資料的后續使用。

三、新形勢下檔案管理工作的規范化的對策

（一）提高重視程度，加大科學技術投入，實現信息化管理

企事業單位的領導者應當提高對檔案管理的重視程度，轉變傳統的思想觀念，充分認識到在企業管理和發展中檔案管理發揮的作用，提高自身的意識，加大檔案管理中現代設備和科學技術的投入，使其適應新形勢下檔案管理規范化的發展要求。在當前的檔案管理中，隨著工作量的增加，管理難度也相應增大，使工作人員也來越疲于應付。因此，企事業單位要利用科學的手段，改變傳統的檔案管理模式，利用現代化的管理方式進行資料的管理，歸納和總結。建立自動的數字化檔案系統，防止檔案數據的丟失，避免檔案混亂現象的出現，為后續的檔案查找和提供便利的條件，從而提高檔案管理工作的效率。

（二）健全規范化檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，是目前檔案管理中的重要工作內容。建立一套完整的檔案管理體系，設立統一的管理規范標準和辦法，使檔案管理工作有制度可依。檔案管理人員必須按照檔案管理制度進行統一規范化管理，包括基本資料的輸入，查找，整理和歸檔，都必須按照標準的格式進行填寫，并及時補充，保證資料的完整性，做好資料的分類管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作終究是要靠人來完成，工作人員必須改變傳統的檔案管理意識，對專業知識和科學技術能力進行學習和提高，不斷完善自身，才符合新形勢下檔案管理人員的需要。企事業單位必須加大專業人才的引進和自身員工專業知識和技能的培訓，提高工作人員的整體素質，為單位的現代化發展提供有利條件。

四、結語

總而言之，在企事業整體的發展中，檔案規范化管理的作用不容忽視，占據著重要的地位。所以，在新形勢下，為了提高企事業單位的工作效率，加快發展的步伐，必須對單位內部的檔案管理體制進行改革和調整，摒棄傳統的管理觀念，利用科學化，信息化的手段進行檔案管理，提高工作效率，更好地為企事業的發展而服務。

參考文獻：

［1］李力旺．淺談我國事業單位檔案管理工作的對企業發展的重要性［J］．浙江技術學院，2011（11）．

［2］汪蘇瀧．如何提高檔案管理工作水平［J］．西安科技學院，2013（12）．

作者單位：（1.山東省菏澤市曹縣韓集鎮政府社會事業服務中心；2.山東省菏澤市曹縣魏灣鎮人民政府）