關于做好檔案收集工作的幾點思考

徐丹丹黑龍江省黑河航道局

關于做好檔案收集工作的幾點思考

徐丹丹
黑龍江省黑河航道局

眾所周知檔案收集的重要性，在對檔案管理的時候，檔案收集是第一個步驟，而且這個步驟與檔案管理的有效性有直接的關系。因此為了能夠做好檔案管理的工作要重視對檔案的收集。通過對檔案的收集，可以知道哪些檔案屬于重要檔案需要小心保存，而哪些檔案需要處于次要或者是廢棄檔案，可以直接銷毀。下面我們來分析下檔案的收集工作。

檔案收集；管理；重要性；思考

一、規范文件處理

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的文件的準備工作是檔案工作的第一步，要規范的處理文件，細致的審查文件，文件形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。文件的草案擬制是文件形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的文件草案擬制是由相關辦公室統一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門文件起草人員的水平和質量有一定差異，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：1、體裁使用不正確，比如請示文件和報告文件沒有明確區分；一份文件卻請示多個事件；沒有按照規則運動文種。2、一些文件的附件標識不明確，一些文件有附件，沒有在規定的地方做出任何標識，也沒有在文件附件的名稱前標注出詳細的序號，整個文件的行文程序混亂。3、文件主題標注不明確，不便查閱。4、文件中沒用規范的使用數字。以上情況，對于文件轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責文件起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的文件進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供文件初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。

二、做好檔案收集工作

我們先將檔案收集，然后在慢慢的整理中保存檔案，如果一些檔案與重大的決策有關，在收集的時候，就要特別的標注。在收集檔案的時候，要做到一下幾點：

（一）要想做好檔案的收集工作首先要有一個正確的認知，知道如何才能將檔案的收集工作做到最好。首先要知道檔案收集的管理規范。其次是在收集某一部門的檔案的時候，要提前了解這個部門的情況，然后簡單的翻查這個部門有關檔案，通過翻查可以簡單的了解這個部門的收集信息，從而保證收集到的檔案都是高質量的。在收集檔案的時候，要避免檔案的重復，進而才能使檔案的收集便捷。

（二）檔案的收集工作較為沉悶，但是每一個工作人員都要有責任感，通過對檔案的收集知道檔案的重要性。而且在收集的時候也有學習意識，將收集到的檔案牢記在心里，同時能夠客觀的評價每一個檔案。使其實現正常化。

（三）檔案的收集還是具有專業性的，因此需要掌握基本的收集技術。而在掌握收集技術的是，就要將自己的職業素養提高。可以在日常收集檔案的時候，查看與檔案收集有關的數書籍。而且在收集的工程中也要不斷的積累經驗，逐漸的提高自己的工作效率。

三、完善材料

檔案收集部門在分類入檔的時候，需要先檢查形成文件的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發現文件前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一文件中有個別文件沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓文件檔案長時間的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案收集工作帶來重大的失誤。

（一）檔案的收集工作要要在日常的時候做起，不能為了完成檔案的收集任務而臨時的收集一些檔案，尤其是在企事業單位，每一天都會有很多的檔案出現，如果不能及時的收集整理，會造成檔案的擠壓。如果是上級發出的文件，首先要做好登記，然后判斷這份文件是否具有收集的價值。如果一些文件已經完成，那么就沒有收集保存的意義，因此這些檔案可以淘汰。但是也有一些文件即使不屬于現在的領域，但是還是具有收集價值，因為后人可以將這些檔案重新的利用。因此收集環節需要收集人員對文件有正確的認知，從而做出合理的判斷。

（二）在收集當檔案時要注意細節，在領導發完文件之后，就要立即將文件收集整理。然后按照文件的內容裝訂文件，那些文件是正式的文件，哪些文件屬于初稿，哪些文件屬于定稿等，裝訂文件的過程就是將零散的文件匯總的過程。然后將文件整理到一個收藏盒中。這些步驟是檔案入庫前的基本工作，在這一過程中不能有遺漏，不然文件會不完整，也影響后期的查閱。如果能夠在檔案的收集工作做到萬無一失，那么就會方便基層單位的查閱，而且還能成為調整檔案的重要依據，同時也向社會上證明了本單位的優越性。做好檔案的收集工作也是保證檔案管理順利的重要前提。檔案的收集方式也要不斷的創新，這樣才能保證收集的有效性。

四、善于交流，接受新信息

要想做好檔案的收集工作首先是有豐富的經驗，而經驗需要積累。在收集的過程中，也會遇到難題，如果遇到難題就退縮，檔案的收集工作不會做好。因此在遇到問題的時候，應該積極請教，將自己的觀點以及看法告訴其他的工作人員，決不能按照自己的想法收集。而且在收集的時候，還要結合檔案的具體內容，在整理檔案的時候，要有創造性。有著高尚的職業道德以及職業精神可以使檔案收集工作事半功倍。因此收集人員要加強自己的職業道德建設。

五、結束語

檔案收集工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案收集工作更加的完善，提高檔案收集工作人員的工作水平及素質，加強檔案收集人員對于檔案收集工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案收集的工作之中。使得檔案收集更加科學規范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。

[1]安愛君.如何管理“紙質檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑,2008.