高校二級系院教學(xué)檔案管理問題探析

文/長江師范學(xué)院傳媒學(xué)院 喻潔

高校二級系院教學(xué)檔案管理問題探析

文/長江師范學(xué)院傳媒學(xué)院 喻潔

隨著高等教育的發(fā)展變遷以及高校自身發(fā)展的改革深入，二級系院作為辦學(xué)主體的重要性逐漸得以凸顯，二級系院的主體作用得以提升。而二級學(xué)院的教學(xué)檔案是各個教學(xué)單位在長期的工作中形成的最原始的材料，是二級系院在發(fā)展過程中留下的珍貴歷史資料，對日后查找系院的教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動、教研教改等資料提供了依據(jù)，具有極其重要的作用。

高校；二級院系；教學(xué)檔案管理

對于教學(xué)檔案的管理，在高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范中都做了如下規(guī)定：“教學(xué)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。規(guī)模大的學(xué)校，對教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文、實習(xí)報告等可由二級學(xué)院保存，學(xué)校檔案部門只按一定的比例擇優(yōu)接收。”

一、二級系院教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理員。二級系院的教學(xué)檔案管理員往往是由教學(xué)秘書或者行政秘書兼任，很少配有專職的檔案員。通常教學(xué)秘書的工作紛繁復(fù)雜，事無巨細，教學(xué)管理工作已經(jīng)占用了大部分工作時間，對于檔案管理的重視就顯得微乎其微了。嚴格來講，二級系院的教學(xué)檔案管理建設(shè)起步較晚，對檔案管理員缺乏必要的規(guī)章制度要求，在工作過程中管理教學(xué)檔案的過程并不規(guī)范，教學(xué)檔案管理人員往往憑借自己在工作中的經(jīng)驗累積來開展工作。同時，很少有高校對二級系院的秘書進行系統(tǒng)的檔案知識、檔案管理規(guī)范、檔案范圍等工作要求進行專業(yè)化培訓(xùn)。教學(xué)檔案雖然是教學(xué)活動過程中產(chǎn)生的日常數(shù)據(jù)材料，但不是每樣材料都需要存檔，這就需要管理人員具有對檔案價值的甄別能力。檔案管理員如果沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識和技能培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理素養(yǎng)，會嚴重影響教學(xué)檔案工作的進行。

（二）教學(xué)檔案重視不夠。受到習(xí)慣的影響，教師、領(lǐng)導(dǎo)都對教學(xué)檔案工作沒有引起高度的重視，教師容易忽視了對教學(xué)檔案的日常收集，往往認為只有科研等才需要進行存檔。而部分二級系院領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理工作處于放羊狀態(tài)，加之教學(xué)秘書日常事務(wù)太多，導(dǎo)致檔案歸檔并不順利。

一般而言，教學(xué)檔案涉及上交學(xué)校存檔和二級系院自己存檔兩部分，但通常對上交材料，往往二級系院的檔案管理員是等待學(xué)校上級通知，具有很大部分的臨時性和被動性。而對于二級系院存檔材料，往往是全部堆入檔案室，極少進行系統(tǒng)、分門別類的存檔，降低了檔案的后續(xù)利用率。

（三）二級系院與教學(xué)檔案管理歸口部門界限不明晰。在實際工作中，二級系院需要面對學(xué)校不同部門的檔案上交要求，教學(xué)工作通常由學(xué)校教務(wù)處管理，但是檔案工作又屬于學(xué)校檔案室工作范疇，因此工作中對于教學(xué)檔案的具體負責(zé)工作容易出現(xiàn)管理真空。很多二級系院的檔案管理員是由教學(xué)秘書兼任，并不具備專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識，而學(xué)校有關(guān)部門也很少對教學(xué)檔案管理人員組織培訓(xùn)，因此各部門在催收二級系院材料時，檔案管理各有不同，缺乏統(tǒng)一的標準格式，不利于后期歸檔。

二、應(yīng)對措施

（一）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理水平。教學(xué)檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者，管理檔案看似簡單，其實實際上具有極強的專業(yè)性，也必須具有較強的管理能力。鑒于二級系院檔案管理員多為教學(xué)秘書兼職的特點，高校應(yīng)該加強對檔案管理人員進行有針對性、有重點、有目的的培訓(xùn)，增強管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，促進工作效率。培訓(xùn)方式可以采取多種形式，比如定期培訓(xùn)等，組織檔案系列資深的老專家進行檔案基礎(chǔ)知識、相關(guān)法律法規(guī)等講解，由從事檔案工作多年的工作人員結(jié)合日常工作講解工作中的實際操作問題；召開同行之間的交流會，交流工作中的經(jīng)驗和分享解決方法，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平；邀請檔案信息化方面的專家講解檔案信息化的知識，促進信息化管理，提升檔案信息化管理水平。

（二）提高教職工的檔案意識。二級系院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從思想上重視學(xué)院檔案工作的重要性，明確檔案工作是對學(xué)院發(fā)展歷史的保護，培養(yǎng)教職工的檔案意識，養(yǎng)成在工作中注意累積、保存檔案資料的習(xí)慣，讓教職工意識到妥善保管檔案，是對自己檔案的保護，對二級系院和教職工自身都是有益的。特別是檔案管理人員，不但要加強對檔案工作重要性的認識，而且要加強提升自我的檔案工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，做好檔案工作，為二級系院的教學(xué)科研工作服務(wù)。

（三）建立和完善教學(xué)檔案管理制度。根據(jù)業(yè)務(wù)歸屬，二級系院的檔案室屬于學(xué)校檔案室的延伸，教學(xué)工作又是教務(wù)處具體分管，教學(xué)檔案的產(chǎn)生很大程度上與教務(wù)處相關(guān)，但是根據(jù)實際工作中的行政歸屬，二級系院的檔案室和二級系院的管理人員又屬于二級系院的直接管理范圍，由此可見，二級系院的檔案室具有多重屬性，因此在二級系院檔案管理制度的制定上，應(yīng)該結(jié)合其特性，征集各方意見，制定出具有可操作性的制度。

在業(yè)務(wù)上，學(xué)校檔案館應(yīng)該給予二級系院相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強與二級系院檔案工作的聯(lián)系，指導(dǎo)二級系院的具體的檔案事務(wù)，建立統(tǒng)一標準的檔案管理工作流程制度。教務(wù)處在對于教學(xué)檔案的問題上，應(yīng)該多與學(xué)校檔案館溝通，做好教學(xué)檔案歸屬工作。二級系院在學(xué)校檔案室的指導(dǎo)下，結(jié)合自己系院特點，建立適合自身的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。目前正處于大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校檔案館應(yīng)該推動、指導(dǎo)二級系院全面實行檔案管理信息化，對教學(xué)信息檔案等數(shù)據(jù)分類、上傳至數(shù)據(jù)庫。

三、結(jié)語

當前，重慶各高校正在開展學(xué)校審核評估工作，而教學(xué)檔案是審核評估中重要的組成部分，因此二級系院應(yīng)該結(jié)合自身特點，在學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)教學(xué)規(guī)律，扎實做好教學(xué)檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息化，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)，推動二級系院教學(xué)檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展貢獻力量。

［1］胡曉靜，朱立.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)探討［J］.中國科技信息，2009（3）:190-191.

［2］國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范［M］.成都:四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994.

［3］荊振勤，賈樹梅.論高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的問題與對策［J］.晉中學(xué)院學(xué)報，2010（6）:118-120.

［4］戴旸.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理探析［J］.云南檔案，20109（12）:38-39.