如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 張亮

如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 張亮

對于辦公室的檔案工作來說，它和辦公室的工作有密切聯系，它的管理水平高低直接影響著多項工作的開展。另外，由于信息技術發展速度較快，過去的辦公室檔案管理模式逐漸被社會淘汰，所以要加大在辦公室檔案管理中的網絡信息技術應用，以此來提高管理的水平和效率。文章通過分析辦公室檔案管理工作的重要性，結合其中存在的問題提出具體的方案提高檔案管理工作的效率，

辦公室檔案；檔案管理；重要性；效率

對于辦公室檔案管理工作來說，這是一項比較復雜的工作，存在的問題也比較多，如果檔案管理人員的素質不高，對檔案工作缺乏重視，就會導致檔案管理效率低下。所以，提高辦公室的檔案管理工作是推動發展的關鍵。在這一背景下，文章闡述了辦公室檔案管理工作的相關內容。

一、轉變辦公室檔案管理理念

首先，各級領導必須轉變思想觀念，充分意識到辦公室檔案管理工作的意義，了解辦公室檔案管理工作的內涵，把辦公室檔案管理工作融入日常的辦公室工作里，通過專門的崗位設置，招聘專業人員進行檔案管理；其次，要加大教育力度和培訓力度，通過聘請專家到自身單位開展講座，對現在的檔案管理動態和發展前景做出闡釋，進一步拓寬檔案管理人員的視野，使其觀念可以及時更新，把握社會辦公室檔案管理工作的潮流，督促辦公室檔案管理人員積極學習新知識，不斷提高自身綜合素質；另外，要加大對于《檔案法》宣傳和教育力度，通過廣播、宣傳欄和活動等加大宣傳力度，借助于座談會和知識競賽等新的活動方式，進一步提高檔案管理人員的法律意識，同時還要提高其對檔案等保密意識，進一步規范辦公室的檔案管理工作；最后，對于專業水平比較高的、具有一定能力的檔案管理人員要開展學術研討和交流會，進一步分析辦公室檔案管理工作的特征，通過尋找檔案管理工作的問題，為今后的發展提供方向，有利于辦公室檔案管理工作繼續發展。

二、拓寬資金來源，建設信息系統

在構建辦公室檔案管理工作中，要加強信息系統建設，不過這一建設需要一定的投資，財政預算僅僅是信息系統建設的一個資金來源。因此，各級單位要不斷拓寬資金來源渠道，加大對于信息系統的構建，進一步提高辦公室檔案管理工作的信息化水平，努力提高工作的水平和效率。另外，要推動單位的辦公室檔案管理信息系統建設與城市的電子政務建設相結合，這樣一來可以獲得更多的資金，有利于加強信息系統建設，把單位自身的信息系統建設和地方的信息化建設相結合，一方面可以實現信息共享，另一方面還可以大大節約資金，進一步減少軟件平臺的開發資金，提高資金利用率。通過信息系統的建立，一方面可以大大提高辦公室檔案管理工作的水平，另一方面還可以實現信息共享，實現對辦公室檔案工作的高效管理。

三、建立辦公室檔案服務反饋機制

對于辦公室的檔案反饋服務機制來說，它可以快速掌握多個方面的信息，進一步改進教學管理水平，提高檔案的信息利用率。對于反饋信息來說，它包含信息系統的檢索工具是否有效，檔案的使用價值以及檔案該以怎樣的形式進行傳播等等。對于信息的反饋來說，它有一定的針對性，同時也有一定的實用性，辦公室檔案人員可以按照反饋的信息加快轉變服務方式，構建新的服務體系，進一步完善辦公室檔案管理機制，使每一份辦公室檔案都可以發揮其作用，推動辦公室檔案管理工作的可持續發展。借助反饋信息，優化辦公室檔案管理模式和手段，提高辦公室檔案利用率。

四、完善檔案管理制度

辦公室的文件和辦公室的檔案有密切的聯系，要對兩者進行統一管理。要想在根本上提高辦公室檔案管理工作的效率，就要分析本單位目前的檔案管理水平和實際狀況，進一步完善檔案管理的相關制度。在對辦公室的文件進行管理時，要在其中加上檔案的收集、整理工作，進一步了解相關文件，努力提高檔案管理工作水平和效率。另外，要設置專門的辦公室檔案室，依據實踐差別和種類差別對辦公室檔案進行統一管理，在檔案盒上標注好時間和類別，方便日后的檔案查找工作。另外，對于一些比較重要的辦公室檔案要特殊保管，把這些特殊的檔案放在特殊的地方。通過不同的加密級別，對加密檔案的保密期限進行跟蹤，進一步記錄好失去保密性的文件。通過對檔案管理工作的流程進行完善，使辦公室檔案的各項工作得以發展，有利于推動檔案管理制度體系建設。

五、結束語

綜合來看，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響著辦公室的工作開展，在辦公室工作里扮演著重要角色。對于各個單位來說，辦公室的檔案管理工作和單位的企業文化等多個內容有密切聯系，所以要通過多種方式提高辦公室檔案管理工作效率。文章首先分析了從轉變檔案管理工作管理理念的措施，進一步分析了怎樣拓寬資金來源，為辦公室檔案管理工作提供基礎，建立完善的反饋機制和完善檔案制度等多項工作的角度出發，進一步對檔案管理工作實施科學的管理，發揮檔案的作用，推動檔案管理工作的可持續發展。

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