淺析醫院檔案管理現代化建設

文/濟寧醫學院附屬醫院綜合檔案室 王俊寰

淺析醫院檔案管理現代化建設

文/濟寧醫學院附屬醫院綜合檔案室 王俊寰

隨著社會的發展和醫療體制改革的深入，醫院檔案作為醫院重要的信息資源，在醫院發展過程中將發揮越來越重要的作用。而傳統檔案管理中存在的缺點和不足，如何去規避和克服，實現檔案管理現代化，更好地為醫院教研服務，是新時期的醫院管理者所要面對的新任務、新課題。

醫院；檔案管理；現代化

醫院檔案是指在醫院工作中從事醫療、教學、科研、藥品管理、衛生行政管理以及其他業務活動中所形成的具有保存價值和重要意義的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的原始記錄。它是國家衛生檔案的重要組成部分，是發展醫藥衛生事業的必要條件和依據，是醫院發展最具權威性的憑證。因此，良好的檔案管理對于保護檔案資料，挖掘檔案資料價值，發揮檔案在醫院管理中的作用至關重要。

但是隨著信息社會的不斷發展和醫療衛生體制改革的不斷深入，醫院的發展建設也進入了精細化、標準化、信息化的新時期。檔案管理必須準確應對醫院發展新時期中存在的機遇和挑戰，改革傳統檔案管理模式，實現檔案工作現代化管理，以便更好地為醫療、教學、科研等工作提供服務。

一、現階段醫院檔案管理中的問題和不足

（一）對檔案管理的重要性認識不足。一方面醫院領導通常將臨床一線工作當作醫院頭等大事來抓，專注于醫院經濟效益的增加和醫療質量的提升，認為檔案管理工作不會產生直接的經濟效益，反而需要投入大量的人力物力財力，得不償失。另一方面大部分醫院職工尤其是專業技術人員專注于專業技術的提高和專業論文的發表，認為檔案工作是檔案專職人員的工作，與自己毫不相干，致使重大事件或重要的醫療活動缺乏記載，即使是對形成的資料也不能及時保存、整理和上交，完全忽略了醫院檔案在醫院的發展、醫療經驗傳承和科研工作開展中所能發揮的重要作用，導致檔案管理工作效率較低，無法滿足醫院醫教研等業務發展的需要。

（二）檔案現代化管理意識缺乏。大多數醫院缺乏與時俱進的檔案發展規劃，忽略了對傳統檔案管理存在問題的系統分析，也無法正確認識檔案工作可能產生的重要作用。管理人員對檔案進行收集整理時缺乏主動意識，缺少行之有效的管理手段，無法學習和應用先進的技術和方法，不能及時有效地開展檔案收集整理工作，同時工作交流也局限于院內，信息閉塞，不利于開展檔案管理的現代化建設。

（三）專業檔案工作人員相對缺乏。大部分醫院在檔案管理以及信息化人才隊伍的培養建設上力度不夠，缺乏專業檔案人員，多為行政、護理等人員轉行，致使檔案工作人員文化水平差異較大，工作中缺乏專業知識，因此開展檔案管理工作舉步維艱。隨著信息時代的到來，相當一部分檔案管理工作人員不能熟練掌握信息化手段和計算機管理方法，不具備良好的信息處理能力，無法適應現代化檔案管理的新要求。

（四）檔案管理制度不夠完善和健全。檔案管理制度缺乏統一的管理流程，檔案資料在收集、整理、分類、保管、鑒定、統計、移交手續、查詢登記和提供利用等多個方面都沒有完善的管理制度，導致收檔難度大、移交檔案不及時，大大影響了檔案的利用效率。同時因為缺少對檔案管理工作具體情況檢查的考核評價及措施，導致檔案管理人員的工作積極性不高，工作效率低。

（五）檔案重收藏輕應用。常見的情況是檔案收集整理后被束之高閣，除了簡單的查詢之外無法再次編研利用，完全浪費了檔案對于醫療、科研、教學工作的促進和推動作用。另外，傳統的檔案管理中手工查找相對困難、信息保存不夠完整，檔案無法得到有效開發和利用的現象普遍存在。

二、醫院檔案現代化管理的內涵

醫院檔案現代化管理是指運用現代化科學技術手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理工作的效率，提升檔案管理的質量，使檔案管理適應新時代對現代醫院檔案工作的要求。其具體內容主要有以下四個方面： 一是檔案收集及時化。檔案的形成主要分為收集、整理、歸檔三個重要階段，其中收集是檔案管理的基礎工作，只有對檔案資料進行及時收集，才能夠保證檔案資料的齊全，為下一步整理、歸檔、利用提供保障。如果不及時收集，就很有可能將原始資料遺失，影響檔案的質量。二是檔案管理標準化制度化，標準化的檔案管理工作需要建立一整套完善的規章制度， 包括檔案管理辦法、檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制、檔案庫房管理制度、文件材料立卷歸檔制度等。三是檔案存儲數字化。檔案數字化建設是信息化時代的必然要求，它是通過計算機技術、多媒體技術、數字攝影技術、存儲技術等等把各種載體、不同形式的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用數字化形式存儲，實現網絡互相連接，通過計算機系統管理，構建成一個便于及時提供利用和實現資源共享的檔案信息庫。四是檔案利用網絡化。隨著信息時代的到來，對于檔案來說，網絡將是一種有效的而且是更具生命力的檔案利用方式，它具備大量儲存、快捷查詢、可以拷貝等優勢，能為利用者提供遠程、快速、方便的查詢服務，在滿足利用者需求的同時，大大提高醫院業務部門的工作質量和效率。

三、實現醫院檔案管理現代化建設的做法

（一）醫院領導應該高度重視檔案管理工作。領導重視是做好檔案工作的前提，通過不同的方式把做好檔案管理工作的重要意義宣傳給中層領導和醫院全體人員，把檔案管理工作提上重要日程，明確各部門在分類檔案收集整理中的責任和要求，推行目標責任制實現對檔案管理有效地監督和指導，同時，認真梳理檔案管理工作，制定專門檔案發展規劃，并納入醫院的整體工作規劃之中，逐步使醫院領導和廣大干部職工充分意識到檔案在醫教研工作中發揮的作用，認真做好各部門所屬分類檔案的收集整理工作。

（二）完善檔案管理制度體系。建立健全制度、落實制度是檔案工作步入科學化、規范化的有效手段，是促進檔案工作規范化管理和科學化管理的基礎性工作。完善檔案管理制度就是要依據國家和地方檔案法律法規，結合檔案工作實際，就文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷毀、鑒定，檔案庫房管理等等制定一系列基礎性工作的規章制度，并適時對已形成的制度修訂，使其不斷更新完善，做到統一標準規范整理，真正實現有章可循、有據可依，保證檔案資料的完整性和連續性。

（三）加強檔案隊伍建設，提升檔案人員專業素質。檔案人員的工作素質和業務水平是開展檔案工作的前提，是保證檔案管理質量的關鍵要素。檔案工作人員應具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風和過硬的業務技能。一方面檔案人員應主動學習，在掌握歸檔的基本知識基礎上，積極參加檔案專業知識培訓，提高專業技術水平，做到學以致用，另一方面通過各種形式不斷更新知識，學習了解文秘、目錄學、計算機等相關學科知識，改善知識結構，成為信息社會和檔案學科發展的復合型人才，全面提升自身素質。

（四）適時加大資金投入，引進現代化檔案管理技術。檔案管理系統信息化是實現檔案管理現代化的必然要求，是醫院檔案管理發展的必然趨勢，利用計算機管理檔案，是實現檔案管理規范化、提高工作效率的重要手段。檔案現代化管理的內容主要有計算機技術和檔案管理自動化、多媒體技術與檔案信息表現多元化、網絡技術與檔案信息傳遞、數據技術和檔案信息組織有序化、海量存儲技術和檔案信息存儲、虛擬技術和檔案館生存空間虛擬化。利用現代化技術來管理醫院檔案，可以實現存儲空間小、同步備份快速簡單、檢索快捷方便、維護方便、安全存儲等優勢，而且操作簡便，可大大節約人力、物力、財力，可以大大提高檔案管理的工作效率。同時適當增加檔案的保管設施，如庫房密集架、溫濕度控制系統、高效滅蟲、防磁柜、滅火設備等，這些設備和技術的應用也是實現檔案現代化管理的重要保障。

（五）把檔案管理系統納入醫院整體信息系統實現一體化管理。檔案管理系統作為一個信息資源的子系統，應服從并服務于醫院綜合的管理系統，將這個信息資源系統融入醫院整體信息化工作中，才能夠為醫療、教學、科研提供更加及時、全面、真實的信息，以便充分發揮檔案資源的價值和作用。因此，醫院在開展信息化建設的過程中，應結合單位現有的信息管理系統，選擇適用性強、功能齊全并且兼容性較好的檔案管理專業軟件系統，充分實現檔案數字化管理系統與醫院綜合辦公自動化系統的匹配和兼容，共建大數據醫院管理網絡平臺，實現電子檔案資料的共享、存檔和使用。

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