檔案管理系統軟件的優勢及功能

文/四平市水利勘測設計研究院 唐建一

檔案管理系統軟件的優勢及功能

文/四平市水利勘測設計研究院 唐建一

隨著時代的發展和科技的進步，傳統形式的檔案管理模式被檔案電子數字化管理模式所取代。檔案數字化是檔案事業發展的必然要求，是檔案管理專業的發展方向。絕大多數檔案管理人員已經熟練應用各種辦公程序來進行檔案的信息化處理過程。但單個的辦公程序很難滿足所有檔案管理工作，并且因為每個檔案管理人員的操作方式以及對辦公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同樣的檔案信息卻因格式、文字等方面細微的差異而不能完全得到上下級檔案管理部門的接收與認同，如此便會造成檔案移交接收工作效率大大降低，甚至是出現無法歸檔等諸多問題。

檔案管理；系統軟件；優勢及功能

為了使檔案管理人員應用一種軟件就可以全面地將檔案工作處理得當，一些計算機軟件開發公司遵循國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》，為檔案管理行業研發了專業系統軟件，以便統一管理、維護和保障檔案的完整與安全，方便查找、利用等原則，具備高效、準確、簡單、實用的特點。檔案管理系統軟件是集檔案采集、檔案管理、檔案利用于一體的綜合管理軟件。

一、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

（一）提高工作效率。檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

（二）能夠更好地開發檔案內容信息。應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

（三）更好地實現檔案保密功能。一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

二、檔案管理系統軟件的優勢之多數不勝數，而各種檔案管理系統軟件的功能大同小異

（一）收文登記。文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

（二）發文登記。可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

（三）組建檔卷。可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機構（問題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機構（問題） ”分類法、“年度—保管期限—機構（問題） ”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

（四）公文查詢。可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。

盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。