論檔案的數(shù)字化與媒體化建設

文/長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院人事處檔案室 李揚

論檔案的數(shù)字化與媒體化建設

文/長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院人事處檔案室 李揚

隨著科技的發(fā)展，檔案的數(shù)字化與媒體化建設已經(jīng)逐漸成為重要的發(fā)展趨勢，大數(shù)據(jù)在檔案管理建設當中的地位越來越顯得尤為重要，它對于拓寬檔案的管理工作，提升檔案工作的效率，擴大檔案宣傳的影響區(qū)域以及增強檔案原件的保存工作都有著非常重要的意義。文章就新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案工作的意義進行分析研究，旨在為新的環(huán)境下的檔案工作更好地開展提供一些可行性的建議和策略。

檔案管理；新媒體；數(shù)字化

眾所周知，檔案是歷史最原始的記錄以及憑證，對于文化傳承的作用是非常大的，也是社會實踐工作的記錄，它更是各類社會機構以及相關組織發(fā)展、決策的重要依據(jù)。因此，從這些方面看來，其社會功效也是不可低估的。

一、新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案工作的意義

（一）拓展檔案管理工作以及宣傳方式。以往的檔案管理基本上是一種粗放的人力管理，這種管理方式效率低下，工作量大、利用效率不是很高，也極少能夠達到很廣泛的宣傳效果。而新媒體技術在檔案管理中的不斷運用能夠很大程度上拓寬其管理方式，促使以往的單一的管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，檔案工作的形式以及其內容都得到了很大的豐富和發(fā)展，顯示出了諸多比傳統(tǒng)檔案管理方式更多的優(yōu)勢和特性。數(shù)字化的操作使得檔案管理的效率得到了極大的提升，不僅僅節(jié)省了諸多的人力、物力和財力，也能夠方便檔案管理的及時鑒別以及查閱等，而且通過網(wǎng)絡等媒體使得檔案的宣傳方式得到了極大的拓展。此外，以往的那種紙質檔案的查閱以及信息的獲取是比較困難的，需要在卷帙浩繁的文庫中慢慢地查找，耗費了很大的力氣，而將檔案信息由紙質轉化為機讀，更多的讀者就能夠根據(jù)自己的需要快速而有效地查閱到自己想要的檔案信息。

（二）大力提高檔案工作的效率。傳統(tǒng)檔案工作最大的缺點就是時效性較差。紙質檔案的收集以及整理工作主要是通過檔案管理人員收錄、登記、建檔、標注等途徑開展的，這種方式十分的機械、單一且工作量較大。在查找檔案的時候，必須由工作人員在眾多的檔案庫中慢慢地尋找，這個過程十分地復雜和緩慢，十分地費時費力，效率也不高。數(shù)字化檔案的管理則可以大幅度的縮短查找檔案的時間，其查找卷宗的形式和方法也是多種多樣的，檔案管理工作的效率就會明顯地得到提高，而且由于新媒體的交互性等特點，檔案的宣傳力度將會加大，宣傳的形式也將會不斷地更新，能夠使得眾多的讀者找到自己需要的檔案，極大地擴大了檔案的影響效率。其實，所謂的檔案數(shù)字化，就是要實現(xiàn)“無圍墻的檔案”，讓更廣泛的讀者都能夠足不出戶，及時方便地找到自己需要的檔案信息。

（三）擴大檔案宣傳的影響區(qū)域。關于檔案的宣傳影響效果，對以往傳統(tǒng)的檔案管理工作方式來說，它的主要的交流與宣傳途徑基本上以檔案管理部門自身所創(chuàng)辦的一些內部刊物為主，這種管理宣傳方式雖然能夠在其內系統(tǒng)之中部實現(xiàn)一定的集思廣益，而對于讀者的影響，受益程度卻是非常有限的，主要就是限制在本地區(qū)、本機構之中。而數(shù)字化檔案的推廣以及運用，極大地拓展了檔案宣傳以及影響的區(qū)域，從當初較小范圍的圈子當中解脫出來，將檔案信息的開放性、公眾性等優(yōu)勢展現(xiàn)得淋漓盡致，借此來不斷擴大檔案的社會影響力，進一步提高檔案的自身價值。

二、新媒體環(huán)境下檔案服務的策略

（一）創(chuàng)新檔案服務理念，確立新媒體環(huán)境下檔案媒體意識。要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，就必須積極創(chuàng)新檔案服務理念，而引入社交媒體進入檔案工作和服務當中就是創(chuàng)新檔案服務理念的一個表現(xiàn)。第一，應該積極創(chuàng)新檔案服務理念，大力挖掘、整合以及創(chuàng)新檔案資源，積極實現(xiàn)“以人為本”的新型服務理念，從服務大眾的理念出發(fā)，堅持通過做好數(shù)字化檔案工作為大眾提供便利的服務。第二，大力提升自身的媒體意識，制定出一整套的關于數(shù)字化檔案實施的方針政策以及一系列相關標準，努力搭建政府機構與檔案管理機構之間的交流平臺。

（二）調整檔案管理機制，保證新媒體環(huán)境下檔案服務效果。數(shù)字化檔案的開展，需要改變以往的“自上而下”的檔案行政管理模式，推動數(shù)字化檔案平臺的搭建。相關部門必須意識到數(shù)字化檔案的重要意義和作用，適應現(xiàn)代化科技的發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案的管理以及宣傳方式，大力調整檔案部門內部的管理工作機制，努力通過數(shù)字化檔案的實施為廣大檔案需求者提供便捷的服務。

（三）增強檔案資源支持，夯實新媒體環(huán)境下檔案服務基礎。數(shù)字化檔案的良好發(fā)展需要眾多的檔案資源的大力支持，首先，大力投入網(wǎng)絡專題數(shù)據(jù)庫模塊的開發(fā)，積極強化檔案資料的整理、匯編、檢索、傳遞等工作，促進本部數(shù)據(jù)庫平臺與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的交流與互動。

三、結語

數(shù)字化檔案工作必將是未來檔案工作發(fā)展的必然趨勢，必將得到更廣范圍的運用。新媒體時代，應該大膽實踐，積極創(chuàng)新，對檔案數(shù)字化具有充分的認識，進一步加強檔案的數(shù)字化技術的創(chuàng)新，使得當前的檔案事業(yè)與時代同步，努力促進我們國家數(shù)字化檔案工作的迅速發(fā)展。

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