人事制度改革對人事檔案管理的影響

文/菏澤市人事考試中心 潘涓

人事制度改革對人事檔案管理的影響

文/菏澤市人事考試中心 潘涓

人事檔案是一個人身份的憑證和經歷的證明，也是一個人步入社會的敲門磚和引路石，是企業或者事業單位用人的有效依據。本文從人事檔案管理的必要性出發，分析了檔案管理的現存問題，以及人事制度改革帶來的影響，并提出了幾點改進的措施。

人事檔案；人事制度；人事檔案管理

一、人事檔案管理的必要性

人事檔案由來已久，是在人事管理過程中逐漸生成的。人事檔案是一個社會人人生經歷和德行優良的記錄和反映，其中包括個人的興趣愛好、學習生涯、工作經歷、研究成果、獲得的榮譽或者證書以及受到的懲罰等等內容。人事檔案管理工作就是負責對這些信息進行整理、收集、統計、保管等，主要由事業單位、組織或者部門招攬人才、進行人員考評、提拔人才之用的，由此可見這份工作是十分必要的。

（一）經濟全球化的必然發展要求。隨著經濟發展的不斷全球化，我國各方面也得到了高速發展，并取得了舉世矚目的成就，也由此社會對于人才綜合素質的要求也越來越高，這就促使個人不斷提高自身的“價值”，即學歷、工作經歷、榮譽證書等，不斷充實個人檔案的內容和分量。同時，當今是信息主導的大數據時代，社會和個人也不斷要求信息的公開化、透明化，這在一定程度上增加了人事檔案的“含金量”，使造假證、假學歷、冒名頂替的現象無處遁形。人事檔案信息的公開，也使得行業趨于良性競爭，就業更加公開、公平、公正。

（二）為事業單位招攬人才提供依據。一家企業或者事業單位要想取得長足的發展和不斷地進步，就需要不斷招聘有識之士、真正有才華的人，不斷給自身注入新鮮的血液。而如何在眾多的應聘者中篩選出比較合適的人員就需要人事檔案充分發揮作用了，通過檔案可以對應聘者個人經歷、職業道德和工作能力有一個初步的認識和了解，做出初步的篩選，為更多真正有能力的人提供更多的就業機會，使社會人力資源得到優化配置，真正發揮出個人的價值。

二、現行人事檔案管理存在的問題

現在施行的人事檔案管理制度并未充分做到與時俱進，不斷適應人事制度改革的要求，很多措施仍然是沿襲傳統的檔案管理制度和工作方法，存在如下不足之處：

（一）人事檔案管理制度不健全。現行的人事檔案管理制度還不夠健全，甚至與人事制度相關的法律法規相互沖突，已不能適應經濟社會的高速發展。這種沿襲了傳統工作方法的檔案管理對檔案的保存和管理造成了很深的影響，使得部分人員的檔案流失或者損毀，甚至被不法分子利用，給人們的生活和工作帶來損失。且部分檔案管理工作人員素質不高，未能充分認識到自身工作的重要性，對于檔案管理工作沒有系統和專業的認識。

（二）人事檔案自身有效信息的局限性。隨著科技的不斷進步，也帶動了一些不法行業的產生和發展，例如造假證、假學歷、假證明等等，這就使得人事檔案信息不真實，摻雜了水分，相對于有真才實學的人來說這是不公平的，使得行業競爭進入惡性循環，最終影響著社會的健康有序發展。

（三）在一定程度上限制了人員自由流動。部分單位為了留住人才，限制人員的自由流動，將人員的檔案封存在事業單位，不準個人隨意轉出。這就限制了人力資源的自由流動，同時也限制了個人的自由擇業，影響社會人力資源的優化配置，使有能力的人不能真正發揮自身的價值，由此導致很多人對檔案棄之不顧，在新單位重新建設檔案，使得人事檔案管理工作出現混亂。

三、人事制度改革帶來的影響

人事制度與時俱進和不斷改革給人事檔案管理工作帶來了新的發展和改革契機，帶來了深刻的影響，如下所述：

（一）弱化了人事檔案的社會地位。人事制度的改革弱化了人事檔案的社會地位和在求職過程中所占的比重，使企業或者事業單位在招聘過程中，不再過多地關注應聘者的檔案或者簡歷，而是更加注重其個人實際工作能力、處事風格和道德操守。傳統的招聘原則片面地只看應聘者的人事檔案，或者學歷、工作經驗限制等，無形中將就業門檻抬高，為虛假信息打開了方便之門，將真正有能力的人拒之門外。

（二）促進人事檔案管理制度與時俱進。一方面人事制度的改革推進了人事檔案管理制度的除舊革新，迫使檔案管理制度突破傳統思想的框架和束縛，不斷與時俱進，完善制度本身以適應經濟發展的需要。另一方面也促使從事檔案管理工作的機構和人員不斷改變工作方法，創新管理模式，不斷提高自身的綜合素質和工作能力來適應社會的發展和人事制度改革所帶來的變化。

（三）增強了人員的流動性和自由擇業。人事制度改革使企業或者事業單位錄用人才時不再過多地關注人事檔案，從而增強了人員的流動性，使求職者能夠更加自主地找到稱心如意的工作，不再受人事檔案的約束和捆綁，也不用再依附于檔案存儲的原單位，充分尊重了個人自由選擇行業和職業的權利。同時也使得行業競爭趨于良性，更加公平合理，更富有人性化和人情味。

四、人事檔案管理的改進措施

針對人事檔案管理自身存在的問題和弊端，以及人事制度

（一）建立健全人事檔案管理制度。國家有關部門需要不斷建立健全現行的人事檔案管理制度，破除傳統人事檔案管理制度的影響，完善各項相關的規章制度和法律法規，避免互相沖突的狀況或者無法可依的現象發生。“無規矩不成方圓”，只有制度健全，有法可依，人事檔案管理工作實施起來才能真正有效，切實發揮應有的作用。同時，還要成立專門的人事檔案管理機構，放權于管理機構，才能使管理制度真正落到實處。例如現有的省人才市場，就是剛畢業的大學生存放檔案、辦理畢業和組織關系相關手續的重要機構，為大學生提供了極大的便利。

（二）深化國家各項人事制度改革。不斷深化國家各項人事制度的改革，使人事制度能夠與時俱進，跟上經濟的發展潮流和時代步伐，從而帶動人事檔案管理制度的改革和不斷向前發展。只有這樣才能使社會人力資源得到真正的優化配置，使各行各業的人真正發揮自身的作用，為我國的社會主義現代化建設作出貢獻，構建一個真正自由平等、公平公正的和諧社會。

（三）提高人事檔案管理人員的素質。人事檔案管理人員是檔案管理工作的主要從事者，同時也是人事檔案管理制度的重要落實者。因此，就需要著重提高工作人員的綜合素質，并進行相關的培訓和考核，包括檔案管理的重要性認識、理論基礎、實際操作方法等，以及其他方面的能力，例如計算機、檔案管理相關的軟件操作等。在認識上提高人事檔案管理工作的高度，在實際上將各種措施和方法落于實處，理論與實踐充分結合才能使檔案管理工作不再是“紙上談兵”。

（四）準確地充實人事檔案的信息內容。假證件、假學歷、假證明等的出現，需要引起社會的高度關注，這不僅是人案管理工作人員在收錄檔案時，確保各項信息的準確性和真實性，使每一點信息都有充分的證明，而非個人的片面之詞。同時，還要充實人事檔案的內容，不能僅僅只是信息的羅列，這不利于信息的流通和實際應用，應該讓人事檔案更加現代化、更有說服力，能夠使人一目了然。例如建立電子人事檔案庫，可以插入個人真實的照片或者從業經歷的照片，當然要充分保證這些圖片的來源、真實性和有效性。

五、結語

人事檔案管理工作不是一個人的事，也不是某一家機構的事，更不是國家的事，它與我們每一個人的生活、學習和工作息息相關，需要全社會對其引起重視。只有全社會的共同努力，才能使人事檔案管理工作更加完善。人事制度改革對其帶來的影響非三言兩語可以言明，需要相關的機構根據統計數據和實際情況做出全面系統地分析，只有這樣，才能使人事檔案管理制度適應人事制度的改革和不斷進步。優勝劣汰，公平合理的社會發展和就業環境非一蹴而就，只有舉全國上下之力方能實現，這是我們每一個社會人義不容辭的責任和義務。只有這樣，才能構建一個真正自由平等、公平公正的共產主義社會。

［1］夏麗帕·努爾堅.對新時期事業單位人事檔案管理的理性認識與創新思考［J］.文藝生活·文藝理論，2014（12）：15-16.

［2］馬敏.事業單位人事檔案管理存在的問題及解決策略［J］.企業文化（中旬刊），2014（10）：40-41.