院校的人事檔案管理之我見

文/廣東省肇慶市第六中學 何玉辰

院校的人事檔案管理之我見

文/廣東省肇慶市第六中學 何玉辰

人事檔案管理工作在人們的生活、工作中扮演著重要的角色。它能證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。當今社會曝光了較多的人事檔案弄虛作假現象，給社會造成許多不良影響，本文提出了人事檔案管理中存在的一些問題，并提出相應的解決辦法。

院校；人事檔案；管理

隨著改革開放的深入，院校人員流動性加大，實現人盡其才、才盡其用是用人單位和個人的共同愿望，而真實、有序、詳盡的人事檔案正是實現這個重要愿望的關鍵一環。因此，做好人事檔案管理，解決好當今院校人事檔案管理中存在的問題，是創建優秀知人選人用人平臺的必由之路。

一、人事檔案的作用及其存在的問題

人事檔案工作是檔案工作中的一個重要組成部分，是檔案工作的基礎之一。人事檔案是人事管理活動中形成的以個人為單位組合起來，記述和反映其經歷和德才表現并以備考察的文件材料。具體而言，人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、資歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。而人事檔案管理則是將這些人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是我們認識、了解、選拔、推薦、使用人員的重要依據，院校人事檔案管理直接關系到教師隊伍的建設和學生培養的質量，所以人事檔案管理是一項非常重要的工作。然而，在實際生活中，許多院校在人事檔案管理方面還存在一些不足之處，主要表現在以下兩個方面：

（一）相關人員對人事檔案管理工作不夠重視。1.一些院校的領導對人事工作的重要性認識不足，使得人事檔案管理在院校的日常工作中經常被忽視。具體表現有以下幾點：一是把人事檔案管理當成“哪里需要哪里搬”的磚。只有在選拔干部、晉升職稱時，人事檔案管理的重要性才會被偶然提起；一些領導將抓好人事檔案管理工作掛在嘴邊，卻不見實際行動跟進。二是對人事檔案管理人員的專業性不加以考察，隨意對待人事檔案管理人員的任命工作，或是隨便指派一人，或讓其他崗位的人員兼職，五年三換，有時甚至對外聘請臨時人員充數。三是在人事檔案管理方面沒有制定制度或制度不全，沒有保密、責任落實的措施，造成人事檔案亂放、材料不齊、涂改嚴重或作假的現象時有發生。四是對人事檔案管理硬件投入不足，一些院校沒有專門的人事檔案庫房。有的人事檔案庫房則沒有落實“八防”措施，使得庫房內人事檔案的保密性和安全性大受影響。2.有的教師對人事檔案工作不夠重視。近年來，各種重大的教學科研項目對檔案的依賴度越來越高，因此教師們有必要充分利用其所在院校的人事檔案系統，如實記錄自己的教科研成果，作為評比等相關活動的依據。然而，有的教師在實際上并沒有認真對待人事檔案工作。他們在取得教科研成果后，僅對相關申報材料進行科技類別或教學類別的歸檔，而并沒有將重要的獲獎資料（證書副本、獎金證明等情況）復印副本交人事部門存入其個人檔案，造成其個人檔案中業績獎項缺失，難以全面反映教師的能力水平。另一方面，個人檔案若掛靠上述的相關部門，可從開始保管的時間起計算連續工齡，而自行保管將使這一部分教師的工作情況考核記錄缺失，本可以計入連續工齡的時間就此被浪費，直接影響到作為職稱評比、待遇提升的重要標準的工作經驗認定。

（二）院校人事檔案管理方式陳舊，信息化程度不高。1.院校人事檔案當中的紙質檔案在保存和利用的過程中易產生安全隱患。這些紙質檔案在長時間保存以及反復參閱的過程中容易出現字跡模糊不清、紙張變脆的現象，嚴重者甚至導致原件損壞，嚴重影響人事檔案的完整性。2.相對落后的手工管理模式仍是院校人事檔案管理的主流。人事檔案管理一直沿用臺賬式手工、半手工的模式進行管理，查詢檢索仍以手工目錄為主，因此檢索工作能否順利完成嚴重依賴于庫房管理人員的業務水平。手工管理也導致人事檔案信息化程度偏低，嚴重地制約了檔案資料的合理利用，導致人事檔案的信息資源價值得不到實現。3.人事檔案與其他類別的檔案混放在一個庫房，不作專門管理。這種管理的方式很容易造成人事檔案資料的泄露或丟失，也違反了中組部對人事檔案管理的相關規定。4.近年，人事檔案進行了兩次改版，對各院校提出了人事檔案數字化的要求。但大部分電子文件對于介質類型、數據環境、備份方式、貯存和工作環境均缺少必要的說明，為實際管理工作帶來許多操作上的問題，導致檔案數據庫的效能不能有效發揮。

二、解決人事檔案管理問題的方法

（一）強化人事檔案管理的意識，建立健全人事檔案管理制度。1.強化院校領導的人事檔案管理的意識，使各級領導逐步認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案工作列入重要的工作內容，結合本院校工作實際，制定與之相符的人事工作制度。其中建立和健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。并將制度有效貫切落實，且經常檢查，確保各項制度的執行。2.加大對人事檔案管理的力度，遏制弄虛作假現象的發生。維護人事檔案材料完整，檔案信息真實，是檔案保管的主要任務。對當今社會普遍存在的“三齡一歷”（出生時間、工作時間、入黨時間、學歷）檔案前后記錄不一致或存在疑問的情況，要進行檢查、核對，并按中組部文件的相關規定進行審查、核定、補充說明，確保檔案的真實性和準確性，堅決遏制人事檔案中弄虛作假現象。做到分工明確、責任到人、定期檢查、有錯必糾。一經發現弄虛作假現象，不僅追究填寫（涂改）人的責任，還要追究主管領導的責任，從源頭防止人事檔案信息失真、失實情況的發生。同時，對篡改人事檔案的人員，必須讓其付出沉重的代價：篡改的人事檔案一律不予認可；在提拔用人方面也不予以考慮，因為為官首選是“德”。只有這樣才能真正重視人事檔案，并保證人事檔案在德、能、勤、績、廉方面能全面、真實地反映個人的情況。

（二）加強人事檔案管理的投入，實現其管理科學化、信息化。人事檔案管理的目的，就是令檔案能夠真實全面地反映一個人的德、能、勤、績、廉等情況，為知人、選人、用人提供最有力的依據。圍繞這個目的，需提升和加強以下三個方面：1.提升檔案管理人員的素質。人事檔案管理人員除需要具備文書學、檔案管理學、檔案保護技術學等專業知識以外，還要掌握一定的經濟、法律、外語等學科的文化知識，特別要熟練掌握現代信息技術。善于應用信息技術，是檔案信息化時代的要求。只有管理人員有較高的素質，才能保證人事檔案內容精煉、全面、真實，才能跟上信息化建設的步伐。2.加大檔案管理硬件的投入，確保人事檔案的安全。防止材料損壞，是科學有序的保管、高效利用檔案材料的前提和保證。因此庫房建設要嚴格執行國家檔案管理的規定，實施“三鐵”和“八防”。這樣，才能有效地保障人事檔案的安全。3.加強人事檔案的安全保密工作。檔案工作，安全重于泰山。國家檔案局提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，對保障各類實體檔案的安全、檔案內容公布的安全，以及檔案在網站建設、網絡應用中的安全，分別制定了相應防范措施，為消除各類不安全因素提供了相應標準。這是人事檔案工作中必須遵守的安全原則。

三、總結

人事檔案管理是一個綜合性的課題。全社會信息化建設步伐的不斷加快，給人事檔案管理工作帶來了極大的機遇和挑戰，在現今信息化檔案管理的環境下，如何充分發揮人事檔案自身的特點和優勢，為院校提供高質量的、全方位的檔案信息服務，是當前人事檔案管理工作的重要任務。本文提出了適用于院校人事檔案管理的方法，為人事檔案管理提供了借鑒思路，同時也推進了該領域信息化建設的步伐。

［1］魏玲.美國人力資源檔案管理的啟示［J］.人才資源開發，2010（07）.

［2］梁健平.談院校檔案信息化管理的建設［J］.廣東檔案，2013（04）.

［3］趙海英.人事檔案管理淺議［J］.黑龍江檔案，2013（06）.