人事檔案的數(shù)字化管理模式研究

宋　穎鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局 274600

人事檔案的數(shù)字化管理模式研究

宋穎
鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局 274600

隨著我國(guó)事業(yè)單位聘用制改革的不斷深入，事業(yè)單位自身的人事檔案管理工作面臨著許多新情況與新需求，而在這種需求與情況下如何保證事業(yè)單位自身人事檔案管理工作的較好進(jìn)行，已經(jīng)成為我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理工作中必須解決的問(wèn)題之一，本文就事業(yè)單位人事檔案的數(shù)字化管理模式進(jìn)行了具體研究，希望能夠以此推動(dòng)我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

事業(yè)單位；人事檔案；數(shù)字化管理模式

一、前言

在我國(guó)事業(yè)單位的人事管理工作中，人事檔案管理是其重要的組成工作之一，但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理卻開(kāi)始出現(xiàn)了很多方面的問(wèn)題，在這種大背景環(huán)境下，為了保證我國(guó)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行，對(duì)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行具體研究，就有著很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的人事檔案管理工作不能適應(yīng)人事制度改革需要

在我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，由于我國(guó)事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始普遍施行了聘用制改革，這就使得事業(yè)單位的人員流動(dòng)開(kāi)始變得頻繁起來(lái)，而伴隨著人員流動(dòng)的頻繁，大量“廢檔”、“死檔”、“人檔脫節(jié)”、“虛假檔案”等問(wèn)題也開(kāi)始大量出現(xiàn)，這些問(wèn)題對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來(lái)了較大的麻煩。由于很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還是按照《干部檔案工作條例》的規(guī)定進(jìn)行，沒(méi)有在事業(yè)單位聘用制改革后進(jìn)行人事制度的改革，這就使得事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)不能滿足單位自身發(fā)展的需要。

（二）人事檔案管理人員的管理方法落后

由于人事檔案信息化管理工作是一項(xiàng)操作性較強(qiáng)的工作，這就使得檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案信息化管理時(shí)，必須具備較強(qiáng)的信息化平臺(tái)操作能力。但由于我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作常年處于紙質(zhì)檔案管理模式，這就使得事業(yè)單位的一些老員工不并不具備較高的信息化操作能力，這一問(wèn)題的出現(xiàn)直接導(dǎo)致了人事檔案數(shù)字化管理工作展開(kāi)的不順利。

（三）事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知錯(cuò)誤

除了上文中提到的兩點(diǎn)外，一些事業(yè)單位中存在的對(duì)人事檔案數(shù)字化管理工作的認(rèn)知錯(cuò)誤問(wèn)題，同樣制約著其自身檔案管理工作的高效發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，由于很多事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案數(shù)字化管理工作所具備的高效、共享等功能，這就造成了事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中投入經(jīng)費(fèi)與必要指導(dǎo)的缺乏，在這種情況之下，事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理工作就很有可能陷入設(shè)備缺乏的問(wèn)題之中，這些問(wèn)題的出現(xiàn)都會(huì)影響事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)。

三、具體的事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理模式

上文中我們了解了我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題，筆者將在下文中對(duì)具體的人事檔案數(shù)字化管理的模式進(jìn)行具體論述，希望能夠以此推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）人事檔案信息系統(tǒng)模式

為了能夠滿足事業(yè)單位聘用制改革后對(duì)人事檔案管理的需要，事業(yè)單位就可需要建立起人事檔案的信息系統(tǒng)模式，通過(guò)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行高科技的人事檔案管理工作，這樣不僅能夠通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確、科學(xué)管理，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位中各部門提供快捷的人事信息查詢手段，這種功能的出現(xiàn)使得事業(yè)單位的人事檔案管理具備了高效利用的優(yōu)點(diǎn)。由于事業(yè)單位的特殊性，為了保證事業(yè)單位的人事檔案安全管理，事業(yè)單位還需要保證自身使用的人事檔案信息系統(tǒng)的安安全性，這樣才能夠真正較好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理。

（二）電子人事檔案管理模式

為了能夠保證事業(yè)單位能夠高效的進(jìn)行人事檔案的管理與利用，事業(yè)單位還需要通過(guò)電子人事檔案管理模式的創(chuàng)建，保證自身人事檔案數(shù)字化管理工作的較好展開(kāi)。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其本身的變?yōu)殡娮尤耸聶n案，這樣就可以保證事業(yè)單位中各部門進(jìn)行高效、及時(shí)的檔案資源共享。在電子人是檔案中，其本身需要對(duì)員工的個(gè)人情況、學(xué)歷、職稱、崗位、工資、獲獎(jiǎng)等信息進(jìn)行匯總，這種匯總使得電子人事檔案除了能夠發(fā)揮與普通人事檔案一樣的功能外，還具備的高速檢索、高效存儲(chǔ)、自動(dòng)更新、高效共享的優(yōu)點(diǎn)，大大推動(dòng)了事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式

除了上文中提到的兩種人事檔案數(shù)字化管理模式外，事業(yè)單位還需要在自身的人事管理工作中，建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案材料管理模式，這一模式的創(chuàng)建能夠?qū)崿F(xiàn)結(jié)構(gòu)合理、要素優(yōu)化、整體性能較強(qiáng)以及系統(tǒng)效應(yīng)最佳的人事檔案數(shù)字化管理，大大促進(jìn)事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展。在具體的標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式的建立中，事業(yè)單位需要對(duì)自身的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化控制，并在具體的數(shù)字化檔案管理工作中，建立完善、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化人事檔案管理術(shù)語(yǔ)、代碼、分類、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立和完善檔案收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，事業(yè)單位還需要保證自身的檔案材料歸類、借閱和保護(hù)制度符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠保證事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理工作的順利展開(kāi)。

在具體的標(biāo)準(zhǔn)化材料檔案管理工作中，事業(yè)單位還需要進(jìn)行組織管理標(biāo)準(zhǔn)化和工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的創(chuàng)建。在具體的組織管理標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建中，事業(yè)單位需要在人事檔案數(shù)字化管理中，精確管理職責(zé)、優(yōu)化人員配置、完善管理制度并健全檢查考核制度；而在具體的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的創(chuàng)建中，事業(yè)單位需要通過(guò)規(guī)范檔案整理、規(guī)范借閱流程、規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)、規(guī)范檔案保管等四個(gè)步驟，保證標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案材料管理模式的成功建立，并以此保證事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

四、結(jié)論

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，人事檔案管理的效率與質(zhì)量決定著單位對(duì)人才的評(píng)價(jià)與調(diào)動(dòng)，為此事業(yè)單位必須通過(guò)人事檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，推動(dòng)自身人事檔案管理工作的發(fā)展，保證人事檔案管理工作能夠切實(shí)為事業(yè)單位提供較好服務(wù)。

[1]冷書(shū)君.高校人事代理制度實(shí)施效能的實(shí)證研究[D].沈陽(yáng)師范大學(xué),2014.