有關(guān)人事檔案的管理與其利用探索

李　華

中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田分公司礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部　陜西西安　710201

有關(guān)人事檔案的管理與其利用探索

李華

中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田分公司礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部陜西西安710201

作為提供人才信息的重要渠道，人事檔案管理工作具有非常重要的作用。通過(guò)人事檔案，能夠更加真實(shí)的了解個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、他人評(píng)價(jià)等，對(duì)個(gè)人升遷以及考察等都具有非常重要的影響。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；利用；問(wèn)題；對(duì)策

一、前言

所謂人事檔案管理工作，實(shí)際上就是收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案，為其提供系列性的活動(dòng)。從目前發(fā)展來(lái)看，我國(guó)在人事檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)工作部門的政策要求，在認(rèn)識(shí)檔案中記錄工作經(jīng)歷、思想品德情況、個(gè)人工作能力、個(gè)人今生情況等等，對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)以及管理工作具有非常重要的作用。從近些年的發(fā)展來(lái)看，隨著我國(guó)不斷加大人事制度方面的改革，人才流動(dòng)也愈加頻繁，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作中普遍存在著一些問(wèn)題面臨非常大的挑戰(zhàn)。

二、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）從事人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不理想。我國(guó)目前人事檔案管理人員普遍存在著理論知識(shí)不足、文化知識(shí)不理想的問(wèn)題。部分人事檔案管理工作人員仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)管理理念，與社會(huì)實(shí)際需求相脫節(jié)，缺乏創(chuàng)新性管理，實(shí)際的管理效果并不是非常理想。人事檔案的管理工作非常瑣碎并且連續(xù)性非常強(qiáng)，如果不能夠投入非常大的人力和精力，那么實(shí)際的管理效果并不會(huì)非常理想。由于體制改革的影響促使事業(yè)單位編制不斷減少，人事工作部門兼任了人事檔案管理工作，但是由于管理工作人員缺乏專業(yè)性，缺乏認(rèn)識(shí)檔案收集的專業(yè)意識(shí)，使得一部分檔案并沒(méi)有及時(shí)歸檔，職業(yè)檔案存在著一定的缺失。總之，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日漸發(fā)展促使人員流動(dòng)性日漸加強(qiáng)，因此，檔案管理工作人員也存在著較為頻繁的調(diào)換，人事檔案管理效率受到了阻礙，實(shí)際的管理效果并不是非常理想。

（二）人事檔案管理工作信息化不理想。科學(xué)技術(shù)日漸發(fā)展促使事業(yè)單位普遍采用信息化人事檔案管理系統(tǒng)，信息化水平不斷提升。從目前人事檔案管理工作來(lái)看，部分事業(yè)單位仍然沒(méi)有使用較為先進(jìn)的管理手段，大部分單位仍然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，手工操作式的人事檔案管理花費(fèi)巨大的時(shí)間和精力，實(shí)際的檔案保管并不是非常理想，工作效率不高。在調(diào)取人事檔案的過(guò)程中，管理工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行審核以及調(diào)取，缺乏時(shí)效性并且人事檔案更新速度也并不是非常理想。

三、人事檔案管理和利用對(duì)策

（一）提升人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在實(shí)際工作過(guò)程中，需要重視人才管理工作，加大人事檔案管理工作力度，認(rèn)識(shí)到工作的業(yè)務(wù)性、政策性以及保密性等，提升實(shí)際的管理工作效率。國(guó)家人事管理制度日漸發(fā)展促使社會(huì)工作日漸深入，人事檔案管理工作部門迫切需要高素質(zhì)、復(fù)合型人才。在人才招聘過(guò)程中，需要挑選工作作風(fēng)更加正派并且具有工作責(zé)任心的工作人員，這樣才能夠真正做到嚴(yán)守秘密，工作更加誠(chéng)懇。此外，認(rèn)識(shí)檔案管理工作工作人員需要重視自我完善，不斷學(xué)習(xí)，提升自我。相關(guān)主管工作部門需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的重要作用，定期性開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)工作人員更好、更加及時(shí)把握先進(jìn)人事檔案管理知識(shí)以及人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，使得人事檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展需求相配合，提升事業(yè)單位人事檔案管理利用效率。

（二）重視人事檔案管理工作的信息化。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的日漸發(fā)展促使科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化則成為社會(huì)發(fā)展的重要發(fā)展趨勢(shì)，這也就為事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作成為了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)要求，同時(shí)也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展需求，對(duì)促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展具有非常重要的作用，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要符合檔案信息發(fā)展需求。作為人才信息發(fā)展的重要資源庫(kù)，需要更加合理利用人事檔案信息庫(kù)，盡可能發(fā)揮信息化重要作用，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升人事檔案管理方面的實(shí)效性，促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化以及信息化。總之，為了能夠提升事業(yè)單位人事檔案管理工作效率，需要重視應(yīng)用信息化管理方式，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)無(wú)紙化人事檔案管理相結(jié)合的方式，提升人事檔案管理有效性。在人事檔案管理工作過(guò)程中，需要充分利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理工作，借助網(wǎng)絡(luò)可以有效共享不屬于保險(xiǎn)范圍的相關(guān)認(rèn)識(shí)檔案信息，為社會(huì)提供更加高效、更加優(yōu)質(zhì)的人事服務(wù)，提升工作便捷性，同時(shí)提升人事檔案管理利用有效性。

（三）完善人事檔案管理工作效率。在人事檔案管理工作過(guò)程中，完善人事檔案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部門。相關(guān)管理工作部門需要完善相關(guān)管理制度，明確人事檔案管理工作人員工作職責(zé)，同時(shí)還需要詳細(xì)規(guī)定檔案核對(duì)、檔案保管以及檔案查閱等，人事檔案管理工作人員需要明確自身肩負(fù)的重要責(zé)任，規(guī)范各項(xiàng)工作制度，定期性核對(duì)人事檔案，保證檔案號(hào)碼與檔案名冊(cè)保持一致性，進(jìn)而及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且有效的解決問(wèn)題。此外，在人事檔案管理工作過(guò)程中，需要嚴(yán)格的執(zhí)行相關(guān)保密制度，為檔案安全性以及準(zhǔn)確性提供保障。此外，還需要針對(duì)檔案目錄、檔案樣式以及檔案規(guī)格等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，提升人事檔案一致性，為人事檔案的流轉(zhuǎn)提供保障。需要不斷規(guī)范查檔工作，需要保障單位簽授同意書，并且填寫檔案借閱的審批表，嚴(yán)禁出現(xiàn)私自銷毀以及私自保存等問(wèn)題，同時(shí)也嚴(yán)禁避免出現(xiàn)人事檔案轉(zhuǎn)遞的問(wèn)題，也就是說(shuō)，人事檔案必須通過(guò)機(jī)要渠道來(lái)進(jìn)行傳遞，嚴(yán)禁出現(xiàn)郵寄或者是自帶，提升人事檔案管理規(guī)范性，構(gòu)建更加完善的認(rèn)識(shí)檔案管理工作制度。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作屬于科學(xué)性以及復(fù)雜性系統(tǒng)，面對(duì)愈加激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，人事檔案管理工作人員需要認(rèn)識(shí)到自身肩負(fù)的重要責(zé)任，把握發(fā)展機(jī)遇，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念以及管理方式，盡可能滿足社會(huì)發(fā)展實(shí)際需求。人事檔案管理工作人員需要不斷豐富自身，提升綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，摸索出更加有效的管理方式，拓寬實(shí)際的工作領(lǐng)域。

［1］趙旭.關(guān)于當(dāng)前我國(guó)認(rèn)識(shí)檔案管理發(fā)展方向的探索［J］.商品與質(zhì)量：消費(fèi)研究，2015（07）：275-275.

李華（1968.11-），女，籍貫：陜西乾縣，現(xiàn)職稱：助理工程師，學(xué)歷：大專，研究方向：檔案管理。