淺談檔案管理信息化

何　巍

黑河市愛輝區(qū)林產(chǎn)品經(jīng)銷處　黑龍江黑河　164300

淺談檔案管理信息化

何巍

黑河市愛輝區(qū)林產(chǎn)品經(jīng)銷處黑龍江黑河164300

當(dāng)前我國社會(huì)信息化發(fā)展迅速，檔案管理信息化也已是必然趨勢，深入研究如何推進(jìn)檔案管理信息化，分析工作中所面臨的困難和問題，探索解決問題的方法和對策，對提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平、充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，具有重要意義。

檔案；管理；信息化

一、引言

當(dāng)前我國社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，對信息資源的需求日益增長，檔案作為一種原始記錄、基礎(chǔ)信息資源，具有巨大價(jià)值。推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，對于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量、整合檔案信息資源、挖掘檔案潛在價(jià)值、充分發(fā)揮檔案的作用，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展等具有重要意義，有助于提高政府社會(huì)管理和公共服務(wù)水平。我國在“十一五”和“十二五”規(guī)劃中都把政務(wù)信息化列為工作重點(diǎn)，檔案領(lǐng)域也著力推進(jìn)信息化建設(shè)。2014年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，強(qiáng)調(diào)要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。2016年4月，國家檔案局發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出要加快檔案管理信息化進(jìn)程。檔案管理信息化已是大勢所趨，作為檔案工作者，需要正確認(rèn)識檔案管理信息化的重要意義，結(jié)合實(shí)踐，研究如何做好檔案管理信息化。

二、檔案管理信息化概述

檔案管理是由檔案管理部門（檔案館、室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的工作，具體包括：收集、整理、鑒定、保管、檔案編目和檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案利用等。檔案管理信息化，是應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，來進(jìn)行檔案管理。目的是提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，提供更為優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。與傳統(tǒng)的手工操作紙質(zhì)檔案管理相比，檔案管理信息化，可使檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、檢索和查閱更為便捷，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量大幅提高，便于檔案信息傳遞和共享，促進(jìn)檔案信息資源的綜合開發(fā)和利用。推進(jìn)檔案管理信息化，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案管理工作和服務(wù)水平的客觀要求。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理工作要能及時(shí)跟上步伐，如在掃描識別原始檔案、處理文字或圖像音頻資料、數(shù)字檔案存儲(chǔ)、檔案信息分類檢索、信息安全、檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息開發(fā)利用、交換和共享等方面積極應(yīng)用新型技術(shù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺等。信息化大大提高了檔案管理工作水平，同時(shí)也對檔案管理工作提出了更高要求。我們必須認(rèn)識到，信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，傳統(tǒng)的工作模式已必須變革，需要在實(shí)踐中分析所面臨的困難和問題，探索解決的方法和措施，使檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

三、推進(jìn)檔案管理信息化面臨的困難和問題

檔案管理信息化是對傳統(tǒng)工作模式的變革，在推進(jìn)的過程中，也面臨著困難和問題。

（一）制度體系尚需完善。目前我國檔案管理工作制度體系主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》。《檔案法》于1987年發(fā)布，1996年修正，《檔案法實(shí)施辦法》于1990年發(fā)布，1999年修訂，從法律層面上為檔案工作提供制度支撐，對檔案管理相關(guān)工作做了規(guī)范，但其中未體現(xiàn)檔案管理信息化的內(nèi)容。當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展迅速，缺乏完善的制度體系來規(guī)范管理，檔案管理信息化的推進(jìn)水平參差不齊。

（二）缺乏頂層設(shè)計(jì)。檔案管理信息化是應(yīng)用信息技術(shù)來提高檔案管理水平。如果沒有頂層設(shè)計(jì)來形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)用技術(shù)指標(biāo)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，各自發(fā)展的信息系統(tǒng)難以互聯(lián)和共享，存在重復(fù)建設(shè)和信息孤島。

（三）資金投入不足。檔案管理信息化需要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，配置網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等，需要大量的資金。而檔案工作長期處于社會(huì)管理領(lǐng)域的邊緣，與加快改革、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等中心工作相比，對檔案工作的重視程度不夠高，對檔案管理信息化的資金投入不足，制約了信息化的推進(jìn)。

（四）人才隊(duì)伍匱乏。發(fā)展檔案管理信息化，需要把檔案管理業(yè)務(wù)和信息技術(shù)相結(jié)合。檔案管理信息化是一項(xiàng)創(chuàng)新的工作，原有的檔案工作人員掌握信息技術(shù)的較少，適應(yīng)檔案管理信息化工作所需要的復(fù)合型管理人才更少。

四、推進(jìn)檔案管理信息化的措施建議

（一）提高對檔案管理信息化的重視，加快制度體系建設(shè)，加大資金投入。一是要充分認(rèn)識到檔案資源的價(jià)值和作用、發(fā)展檔案管理信息化的必要性，提高重視程度。二是政府主管部門要加快完善制度體系建設(shè)，使檔案管理信息化發(fā)展更加規(guī)范。三是加大資金投入，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。

（二）強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一檔案管理信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，需要國家檔案主管部門來主導(dǎo)，制定有關(guān)技術(shù)指標(biāo)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。一是對推進(jìn)檔案管理信息化制定合理規(guī)劃。二是在業(yè)務(wù)工作流程、信息系統(tǒng)研發(fā)、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺建設(shè)等多方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。二是對已經(jīng)發(fā)布的配套技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行梳理和完善，使其形成統(tǒng)一體系，便于實(shí)際工作應(yīng)用。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。一方面加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)素質(zhì)；一方面引進(jìn)信息專業(yè)技術(shù)人才，并對其進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)其提高業(yè)務(wù)管理素質(zhì)。培養(yǎng)既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才，整體提高檔案管理信息化工作隊(duì)伍素質(zhì)。

（四）注重信息安全，加強(qiáng)安全保障。檔案作為原始記錄憑證，具有其特殊性，一些檔案記錄有涉密信息，在推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程時(shí)，要明確界定信息密級，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，同時(shí)在技術(shù)手段上加強(qiáng)安全保障措施，確保信息安全。

五、結(jié)語

推進(jìn)檔案管理信息化是必然趨勢，但也不能盲目冒進(jìn)，需要合理規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范、穩(wěn)步推進(jìn)，需要我們正確認(rèn)識，處理好可能面對的困難和問題，使檔案管理在信息化的支撐下，提高工作效率和服務(wù)水平，推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

［1］屠躍明，錢毅，黃建峰，韓李敏，李培力，陳偉，邱曉威，郝晨輝，朱九蘭，任旭鈞.檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢的研究報(bào)告. 回顧與展望——中國檔案事業(yè)發(fā)展研究報(bào)告，2010.

［2］馬菲.新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)研究［J］.科技展望，2015（19）.