以人為本背景下的檔案管理工作

李曉光

大慶市紅崗區招商引資服務中心　黑龍江大慶　163000

以人為本背景下的檔案管理工作

李曉光

大慶市紅崗區招商引資服務中心黑龍江大慶163000

隨著國家對于檔案的重視，檔案的重要性也逐漸凸顯，作為各項活動、獎項的真實記錄，檔案對于社會的管理、人才的選拔具有重要意義。本文主要討論了如何在以人文本的背景下，進行檔案管理工作。

以人為本；檔案管理；研究

以人文本一直是科學發展的核心內容，將其應用于檔案管理工作，就是為了要給管理人員樹立以人文本的管理理念。在檔案管理工作中，要以科學發展作為首要任務，突出人民在檔案中的重要位置，要尊重每個人的立場，發掘每個人的價值，檔案管理人員要做好檔案管理工作，服務好每一個用戶。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理模式落后，缺乏檔案管理重視。由于傳統管理觀念對于檔案管理者的影響，許多管理者的檔案管理觀念落后，認為檔案管理工作知識片面的、簡單的看護工作，并沒有將檔案的真正價值挖掘出來。檔案管理者對于檔案的了解以及重視都不夠，并沒有在檔案收集和記錄上耗費太多時間，也就造成了檔案信息并不完整，并且遺漏了很多重要信息，嚴重影響了人事部門的人事調動工作。很多管理工作都是一崗多職，很難集中于進行檔案管理工作，許多管理者的管理理念也并不先進，許多管理措施并沒有跟上社會進步的腳步，隨著檔案數量的增多，這些問題都在日益加重，嚴重影響著檔案管理工作的質量。

（二）檔案操作不規范，員工素質落后。現階段的檔案管理工作最突出管理問題就是管理方式隱私化，檔案資料并不是透明公開的，甚至當事人對于自己的檔案都沒有知情權，并不清楚檔案記錄內容，也沒有查閱檔案的權限，這就使得檔案被附上了一層神秘的面紗，人們對于檔案的信任度極低，很多人會認為人事的調動中，有人為因素進行干擾，如果沒有也難以服眾，如果有，當事人也難以調出證據，據理力爭。在管理中，由于許多管理人員并沒有經過專業培訓，對于檔案的收集、管理、記錄、查閱、保管方式并不了解，很多時候會造成檔案的破壞，在管理過程中，會造成交接手續的確實，更甚者會造成檔案丟失等嚴重問題。

（三）缺乏管理競爭獎勵機制，員工工作熱情不高。現代的許多企業都會實行競爭獎勵機制來提高員工工作熱情，創造更多價值，但是現階段的檔案管理工作，競爭獎勵機制并不健全，而且并沒有相關制度進行保障，簡單存在的競爭機制，并沒有提高員工工作熱情，反而制造了員工之間的矛盾，激起了員工的不平衡心理。所以最后就導致檔案管理人員并不熱心于檔案管理工作，以得過且過的態度敷衍進行檔案管理工作，這也就會造成檔案管理工作的工作效率低下，檔案管理資料的不完善，并且不能讓檔案管理人員人事到檔案管理工作的重要性，影響檔案的利用率，降低了檔案存在價值。

（四）檔案管理設備落后。在檔案管理工作中，很多人依舊使用傳統管理方式管理，以筆記方式進行記錄，這樣記錄易丟失，多于員工來說也更加麻煩。所以完善檔案管理工作中的設備，提高管理人員對設備的操作熟練度，可以提升檔案管理效率，減少檔案查找時間，對提高檔案利用率有重要意義。

二、以人為本背景下檔案管理工作創新的措施

（一）以人為本，開創檔案事業新局面。在檔案管理工作的創新過程中，堅持以人為本，既是保證檔案事業合理化發展的關鍵。企事業單位要想做好以人為本的檔案管理工作，需要從兩個方面同步進行。第一方面是做好“人”的管理。人是檔案管理中最具活躍性的因素，無論是檔案管理工作人員，還是檔案的所有者，都是檔案管理創新的重要影響因素。第二方面是牢記檔案管理的“本”，檔案管理的根本是做好員工檔案的保持、接收、轉調等工作，歸根到底，檔案管理是為員工檔案服務的機構，只有堅持這一根本，才能為檔案管理的創新提供基礎。

（二）以人為本，創新檔案管理理念。思想觀念意識對人的實際行動具有指導作用。就檔案管理工作來說，只有管理人員轉變了傳統的管理理念，真正認識到檔案管理工作的重要程度，才能在實際工作過程中時時、事事做好檔案工作。首先，要加強檔案管理人員的思想意識教育，使他們意識到檔案不僅僅關系到員工的個人工作，還與單位的正常工作發展息息相關。其次，在檔案管理人員對檔案管理創新理念有了較為深層次的認識之后，還需要對管理人員進行知識技能培訓，增加他們的實際工作能力和檔案管理業務水平。再次，財務部門要適當增加對檔案管理部門的資金支持，以便于檔案管理設備得到及時的更新換代，將傳統的人為檔案管理轉變為數字檔案管理，不僅提高檔案查找、保存和轉接工作的效率，而且減輕了檔案管理人員的工作壓力，精簡管理人員結構，提升企業經濟效益。

（三）以人為本，實現檔案管理模式的創新。首先，檔案管理的意識要創新。通過創新意識的培養，不斷豐富單位檔案的管理理念，完善管理內容的知識結構。其次，檔案管理的模式要創新。傳統的檔案管理模式主要依賴人工管理，管理方式較為單一。隨著企業檔案管理工作的不斷增加，原本的管理模式已經不能滿足單位發展需要，必須要進行相應的模式創新。檔案管理部門必須要依靠科技，重視網絡信息的組織和利用，加強檔案信息化、數字化建設，建立起網絡查詢服務平臺渠道，方便用戶快速得到自己所需要的檔案信息。

（四）以人為本，不斷完善檔案服務工作。要以人為本，不斷完善檔案服務工作，就必須了解用戶的類型，為其提供針對性的服務。個人用戶需要的信息量有限，但目的性較強。我們要對介紹收納的信息與他們需求之間的關聯性。集體用戶是一群帶有共同利用信息目標的人。服務人員要了解其特點，考慮到他們的穩定性和持續性，以此來安排服務。中間性用戶不是自己需要檔案信息，而是幫助他人來獲得信息。在提供檔案時服務人員要給予其完整、準確的檔案資料，幫助他們收獲更大的價值。

三、結論

檔案作為社會的一個見證者，是全社會人們共同擁有的財富，需要對每個檔案記錄負責，需要對每個人負責，所以檔案管理者需要明白檔案的重要性，不能認為檔案是自己的私有物，檔案的主人是每一個人民群眾，所以在進行檔案管理工作的時候，要做到以人為本，提高服務意識，樹立正確的價值觀，這樣才能更好地進行檔案管理工作。

［1］孫永妍.關于加強學校檔案工作的若干思考［J］.黑龍江檔案，2010，3.