簡論民辦高校檔案數字化建設

王春玲

黑龍江財經學院

簡論民辦高校檔案數字化建設

王春玲

黑龍江財經學院

高校檔案數字化建設是高校檔案事業適應時代和社會發展的需要，是信息技術快速發展的結果。民辦高校各項工作起步較晚，但隨著時間的推移，民辦高校檔案的數字化也逐漸提上了日程。本文闡述了民辦高校檔案數字化建設的內涵和必要性，分析了民辦高校檔案數字化建設中存在的突出問題，提出了加快民辦高校檔案數字化建設的對策。

民辦高校；數字化建設；檔案

民辦高校作為高等教育的重要組成部分，其檔案現代化管理工作應盡早提上工作日程，其數字化檔案的加工與建設應順應時代的發展，與紙質檔案材料同步進行歸檔、加工、保存和利用，以減少大量加工所帶來的資金、人力、設備方面的短缺，彌補民辦高校辦學經費不足的弱點，并能更好的完成檔案的數字化加工處理工作，達到高效準確的目的，從而提高檔案管理工作的水平和效率，節省檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力。

一、檔案數字化建設的必要性

檔案數字化是通過科學技術手段將紙質檔案材料加工成數字檔案的形式，并能通過局域網、互聯網等進行計算機檢索和閱讀，有效提高管理和效率，增強檔案部門的業務能力，為檔案內部管理和查找利用提供準確高效的服務手段和信息。

（一）利于提高經濟效益。從經費利用的角度來看，人工管理檔案存在辦公費用高、管理成本大的缺點，而管理數字化檔案是管理存儲在各種媒介上的數字化信息。在檔案保管條件方面節省了占地空間，節約了保管費用，減少了人員的配備，而檔案查閱方便迅速，在很大程度上也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，進一步提高了經濟效益。

（二）利于提高辦公效率。檔案數字化管理能夠提高工作效率是被業界認可的。在傳統的紙質載體檔案的管理模式中，檔案管理受到工作時間、地點和環境的諸多限制，但數字化檔案管理則可突破這些限制，更方便快捷的完成檔案整理、利用等工作。利用現代化的辦公設備、軟件和網絡，立檔單位和檔案管理部門之間可以實現有效的互通，完成不同介質材料之間的復制和存儲，從而完成檔案的移和歸檔工作。使用者也可以隨時隨地查閱檔案，極大地提高了辦公效率。

（三）利于保護檔案原件。將紙制檔案轉變為數字化的電子檔案后，通過科學高效的加密手段，檔案的存儲和使用都更加安全。特別是對歷史悠久的或具有重要歷史保存價值的檔案材料，數字化加工處理后減少了對檔案原件的損耗，對其信息具有更好的保護作用。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

（一）檔案數字化硬件技術缺乏。經過幾十年的發展，各高校紙質檔案的數量都很大，依靠現有的主要以辦公為主而配備的計算機、打印機、掃描儀等設備，來完成數量龐大的數字化加工工作是很難在短期內完成的。只有依靠配置高運算速度快的計算機、高速度自動化的掃描儀、先進高效的檔案管理系統軟件、安全穩定的存儲設備等硬件設備基礎，才有條件完成檔案的數字化加工工作，但高昂的費用給檔案的數字加工工作帶來難度。

（二）檔案管理人員的工作能力有待提高。許多高校檔案館缺乏既具備檔案專業理論知識又熟悉計算機技術的雙重知識結構的復合型人才。傳統的檔案管理人員已不能滿足高校檔案數字化建設和高校檔案事業長遠發展的需要。長期從事檔案管理工作的人員有著豐富的檔案專業理論知識和實踐工作經驗，但利用計算機進行數字化處理的能力欠缺。計算機專業管理人員有著較強的數字化處理能力，但缺乏檔案專業理論知識和實踐能力。因此，在保證檔案管理基本業務能力的前提下有待進一步提高檔案管理人員的數字化工作水平。

（三）檔案數字化安全難以得到保障。檔案數字化是檔案信息化的基礎工作，認真安全地落實檔案數字化工作也是檔案信息化安全管理工作的基石。但是在建設過程中會出現因管理不力或技術方面原因發生安全漏洞或泄密事件；檔案丟失、損壞、涂改的情況也經常發生。這些情況嚴重威脅到檔案原件與檔案信息的安全。在檔案數字化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何建立數字化團隊、如何控制檔案數字化質量，使數字化檔案與實體檔案的信息保持一致，保證信息從始至終不外泄，就成了檔案數字化安全工作的核心內容。

三、高校檔案數字化建設的應對策略

（一）加強人才培養，為檔案數字化建設提供智力支持。各高校檔案館普遍存在年齡偏大，學歷偏低，專業結構不合理，計算機操作能力一般，習慣于傳統的紙質檔案模式等情況。檔案從業人員已不能滿足檔案數字化建設需要，應培養一批既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術復合型人才。

（二）完善保障機制，增加經費投入。檔案事業是重要的基礎事業，具有重大的歷史意義。檔案信息化建設是推進檔案事業發展的必然趨勢，數字化工作又是實現檔案信息化的基礎工作。要實現檔案數字化的快速發展，投入是關鍵，要逐步加大館藏檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設，將檔案數字化經費納入下一年的財政預算，并逐年增加，保證落實。

（三）高度重視并認真做好檔案收集工作。做好檔案收集工作要增強檔案法律意識，堅持依法治檔，使檔案管理規范化、法制化。各級檔案員要更好地發揮主觀能動性，創造性開展工作，如認真編制并執行檔案歸檔范圍，積極爭取領導的重視和支持等。今后，隨著計算機網絡進一步的發展，數字化的數據、信息將滲透到我們生活的各領域，高校數字化檔案館、虛擬檔案館將會隨之而產生。未來檔案信息已經全部變成計算機和網絡中的一組數字，民辦高校應趕上時代步伐，盡早將檔案數字化工作納入工作日程，實現民辦高校檔案信息化、數字化，更好地為決策咨詢服務。

［1］王運鐸，張年瑞.簡論新時期高校檔案數字化建設［J］.黑龍江史志，2015（9）.

［2］李松.試論高校檔案管理信息化的現狀及對策［J］.科技信息，2010（7）.

黑龍江省教育廳2014年人文社會科學研究項目“信息化背景下高校檔案館數字化建設的模式研究”課題編號12514123

王春玲，女，1980年2月生，館員，現任黑龍江財經學院檔案科科長，從事檔案管理工作.