淺析影響檔案利用率的主要因素

文/姜福林　耿 紅

淺析影響檔案利用率的主要因素

文/姜福林1耿 紅2

檔案是歷史的積累，社會的財富，檔案的根本價值在于給人們的現實工作以借鑒參考。然而，社會的檔案意識和檔案界的社會意識、人們的檔案價值觀念、檔案工作自身的因素以及檔案工作者的素質等因素，影響和制約了檔案信息的利用，因此，必須有針對性地開展工作，消除制約因素，才能有效地提高檔案的利用率。

檔案；利用率；主要因素

根據目前中國檔案利用的狀況進行分析，我們可以直觀的看到檔案利用過程中所存在的一系列問題，而產生這些問題的因素也是來自于各個方面，下面是影響檔案利用率的幾個主要因素：

1　社會大眾對于檔案的意識不強

由于檔案在傳統的社會認知中，是作為一種類似于保密文件的形式存在的，其服務的對象一般是國家政府機構，而部門讓社會大眾普遍運用。所以人們對檔案利用的了解知之甚少，也沒有形成一個相應的利用檔案進行工作生活的意識，也就使得檔案利用所扮演的角色無足輕重。即便是有部分人員懂得檔案利用的優勢，由于傳統觀念造成的影響，使得他們進去檔案館的次數少之又少并沒有真正實現檔案的利用。

2　檔案的開發利用方面不夠完善

目前在我國檔案利用的模式多以資料調用的形式展開，往往是當需要某個方面的檔案才會進行調查尋找，而沒有一個系統化的服務，沒有在前期對檔案進行一個全面的分類、篩選以及編寫歸納。當然，也有一些部門對于檔案進行了整理加工，但是沒有將利用質量提高，仍然不能適應社會的需求，無法體現檔案管理的實際價值，這也就造成了目前我國在檔案利用方面的低效率和低質量。同時，目前全國各地的綜合檔案館里存儲的大部分都是機關文件之類的，缺乏一些專業性強的檔案資源，比如科技檔案、經濟發展檔案以及風土人情檔案等。這就使得目前的檔案資源并不能滿足各行各業人士的需求，所以檔案利用無法在市場經濟領域中占據有利地位。

3　檔案管理人員沒有專業質素

由于檔案管理人員不具備專業素質，在管理檔案的過程中，經常會出現檔案遺漏、內容缺失的相關問題，使得檔案資源就會有部分遺失，利用者在很多時候都不能得到完全的資源利用，這也就造成了利用率無法提高的局面。除了對待信息的管理問題，檔案管理人員自身也沒有積極的檔案管理態度，沒有深入的思考檔案利用的現狀和相應措施，不能及時地將傳統的檔案管理同當下形勢進行有機的結合，不能為檔案使用者提供便利，即便是有一些現代科技元素的加入，也只是部分的采用，而沒有一個信息的完善和檢索形式的改良，檔案使用者不能及時的獲取相應檔案，造成不必要的困擾。

4　檔案信息自動更新系統落后

對于一個檔案庫而言，里面所存儲的資料和信息是利用者所關心的，如果不能及時的對明天檔案數據進行統計更新，就無法同社會發展、需求同步，這樣一來就會使得檔案管理的規范化程度降低。特別是現在信息化社會的建立，絕大多數市民都是通過網絡的途徑來獲取相應的需求，檔案信息更新系統沒有跟數據資源進行整合，就無法及時有效的提供相關資料，隨著發展的加快，被市場所淘汰是一個必然趨勢。另外，信息資源具有一定的時效性，只有及時的能被利用的資源才會是有價值的，所以對于自動更新系統的不斷優化也是檔案信息發展的必要手段。

5　查檔手續太過繁瑣

因為初期的檔案提取程序是比較嚴格的，相應的證件證明都必須齊全之后才能調用檔案，很多時候，查檔需要先跟公司或者相關政府部門進行申請，通過了審核以后才能根據申請表信息來查看相關文件資源，對于一些密保性強的文件還需要更加準確的數據才能進行查檔，給用戶帶了很大的不便。而目前一些互聯網平臺上的資源利用卻是十分便捷的，通常只需要在進去系統的時候進行一個簡單登記，就可以查找自己所需資源了。因此為了方便起見，許多的用戶都不會選擇過程繁瑣的傳統檔案查詢，而且尋找其他途徑來獲取相應信息。

總的來說，影響檔案利用率的因素有多個方面的，為了提升檔案利用率，我們可以通過以下幾個方面來進行改良：首先是解決檔案認知意識的問題，可以通過加大宣傳力度來實現?？梢栽谏缃黄脚_上多推出檔案利用的一系列概念，讓社會大眾更多的了解到檔案利用的相關內容，增強檔案利用的社會影響。其次是檔案的開發工作必須有所建樹，根據當下的檔案利用現狀，結合社會的需求進行相應的檔案信息資源的合理開發，并且有針對性的設計更類檔案信息模式，讓不同的人群可以各取所需，為利用者提供全面系統性服務；然后是對于檔案工作人員的建議，工作人員可以改變服務形式，以積極主動的服務態度來面對工作。主動的去挖掘客戶的需求以及可能會有的要求，調整自己的工作狀態以適應客戶。最后事檔案管理模式的改進，公司可以利用現代化設備來強化服務，可以把檔案管理跟互聯網技術進行結合，通過計算機軟硬件的優勢來提高檢索和資源更新的效率。在查檔認證方面也需要多加改良，使用多個渠道的服務形式來提供檔案信息，最大程度的方便利用者的檔案查閱。除此之外，可以建立一個系統的運營程序，為檔案管理的規?；峁┯辛Φ谋Ｕ?。這一系列措施都可以全面的解決檔案利用的問題，發揮檔案利用的整體優勢，提高檔案利用率。

6　總結

無論時代發展的方向是如何改變的，社會對于數據的需求是永遠不會消退的，而檔案利用作為數據的形成載體也扮演著舉足輕重的角色。只是目前的檔案利用方面處于一個相對薄弱的環節，但是只要相關部門可以投入更大的力度來對其進行改進，相信在未來的發展過程中，檔案利用率會大幅度的回升，體現其應有的社會地位。

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姜福林（1966.10—），男，籍貫：山東省威海市乳山市，學歷：本科，畢業于山東省干部函授大學。

（作者單位：1.乳山市財政局 2.乳山市機關事務管理局）