淺述檔案信息服務與檔案信息服務模式

閆立衡

黑龍江省農墾科學院

淺述檔案信息服務與檔案信息服務模式

閆立衡

黑龍江省農墾科學院

檔案信息服務模式是由一定歷史時期的生產力發展水平和生產組織形式決定的。檔案工作作為人有目的的活動的產物，需要與外界的社會環境之間進行物質、能量和信息的交換，在協調——失調——協調中達到新的平衡。在社會實踐的不斷變遷中認識和把握檔案信息服務模式的轉變，自覺調整目標定位和實現目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達到穩定的運行和協調發展，是保持檔案事業蓬勃發展的力量之源。

一、檔案信息服務

（一）檔案信息服務含義

檔案信息服務從廣義上講，指的是檔案信息機構整個的業務工作。即所有為了促進檔案信息流通，加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率，便于利用者獲取檔案信息所進行的各項活動。狹義上講，是指檔案館（室）工作人員根據利用者的檔案信息需求，組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。

（二）檔案信息服務系統構成要素

檔案信息服務系統由檔案信息服務對象——利用者、檔案信息服務人員——檔案工作者、檔案信息服務設施、檔案信息服務方法、檔案信息服務資源構成。利用者是檔案信息服務的客體，是檔案信息服務存在的原動力；檔案工作者是檔案信息服務的主體，包括相關的業務人員與服務人員；檔案信息服務設施是檔案信息服務工作的物質條件；服務方法與信息資源分別是檔案信息服務實現的前提與工作對象。

二、檔案信息服務模式

（一）檔案信息服務模式含義

模式是某類問題的方法論，是問題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會所認同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評價。從系統論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術以及多種物質要素構成的具有一定功能的有機整體，是對組成要素及其基本關系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進其運行變化的動態過程系統。檔案信息服務模式是指在檔案信息服務理念這種精神的支配下，通過制定一系列檔案信息服務制度，來規范檔案信息服務機構的運行與檔案信息利用者的行為，使社會檔案信息需求與供給達到平衡狀態的一種檔案信息服務系統運作狀態。檔案信息服務模式一旦建立并發揮作用，就會對檔案信息服務工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務工作的各方面在服務模式的規范下有序開展，但是，檔案信息服務模式又不是持久不變的，它必將隨著社會實踐這個大的運行環境的變化而變化。

（二）檔案信息服務模式的構成

服務理念是理念的子概念。理念的產生源于哲學。理念是人對于不同事物從自身角度出發確（認）定下來的正確看法，并用于指導人們的行為實踐，理念是一種意識。需要強調的是，理念本身有正確的和錯誤之分，理念是行為人自身擁有并認為正確的看法，并不代表其本身真的正確。

從理論與實踐兩個方面看，服務理念對于檔案信息服務部門的意義在于它是檔案信息服務部門行為最本源的東西，與其行為有著因果關系，服務理念是因，行為是果；服務理念是行為的主導，行為是服務理念的實現，服務理念決定檔案信息服務部門的存在與發展，是一種精神，這個精神自然還要支配服務制度的制定。檔案信息服務部門的規模越龐大，服務理念的重要性就越突出；檔案信息服務部門行為的一致性要求越高，對服務理念的依賴性就越大。沒有正確的服務理念，檔案信息服務部門越是努力其損失就越大。

哲學上的意識決定行為，這并不是說整個意識指導每一個具體的行為，指導每一個具體行為的是每一個具體的理念。要想成就某事，首先必須選擇正確的理念，其次行為本身也要正確，這是兩個充分而必要的條件。正確的理念并不等于正確的行為，錯誤的理念一定導致錯誤的行為。現實生活中，人們在分析成功與失敗的原因時，往往只關注行為的本身，而忽略了對理念的分析與判斷，這樣做的結果有時根本無法找到問題的癥結。這么多年，檔案界之所以沒有解決檔案信息服務問題，就是只談服務意識，而沒有從根本上解決服務理念的問題。因為，服務理念是貫穿整個服務機構活動的服務思想。它不同于服務意識，前者屬于管理思想范疇，后者是一種具體意識。在理性化背景下，服務理念直接作用于組織制度的制定與組織實踐的開展，服務理念對于管理的影響是系統的，而對服務意識的影響則是局部的。對于服務機構來說，服務理念也是組織核心競爭能力的體現。組織與組織之間根本的區別就是理念上的區別，進而在理念的指導下在組織宗旨、構成、活動及其活動結果上引起一系列的不同。對組織是這樣，對一個民族、對一個國家同樣是這樣。服務制度就是在服務理念支配下建立的有關服務機構權限、職責、服務方式、程序等一系列的規章制度。服務制度內容廣泛，只要是與檔案信息服務工作有關的內容，都可以納入其調整范圍。服務制度是服務理念的體現，透過服務制度我們可以了解服務機構的宗旨、職責等相關信息。服務機構服務機構是將服務制度、服務方法與程序等服務環節付諸于實踐的組織。檔案信息服務部門就是提供檔案信息的服務機構，具體是指公共檔案館，包括歷史檔案館、綜合檔案館與專業檔案館。檔案信息服務機構是檔案信息服務模式形成的組織者，它的設置不應是一成不變，應該隨著服務工作的變化，結合政治、經濟、文化等條件而變化，符合高效、低耗的原則，不應“一刀切”。因為，如果檔案信息服務機構設置不當必然會影響檔案信息服務工作的全局。服務方式服務方式是為了實現服務目的而采用的各種途徑和程序。只要服務方法能獲得預期的服務效果，并且符合服務理念，遵守服務制度，它就是理想的。對于檔案信息服務部門來說，服務方式就是為了達到加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率、便于利用者獲取檔案信息等目的而采取的一系列檔案信息提供方式。在我國，檔案信息的服務方式主要有檔案外借、出具檔案證明、制發檔案復制本、提供咨詢、印發檔案目錄、檔案展覽與陳列、檔案咨詢服務以及興起的檔案信息網絡服務等。服務程序有的人也許會認為服務程序和服務方式是一樣的，其實不然。服務程序是服務方式的具體實施，服務方式是服務程序確定的前提，兩者相互依存。對于檔案信息服務部門來說，檔案信息的服務程序的差異源于各種檔案信息服務方式的差異，前者要比后者更煩瑣。同時，服務程序設計對于檔案信息服務部門實現服務目的至關重要。