新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

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新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

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科學技術不斷發展的今天，科學技術在人們的日常工作和生活過程中廣泛普及，并為人們帶來了大量的便利。在檔案管理工作中，現代科學技術也逐漸應用于其中，傳統紙質檔案也開始朝著電子信息檔案的方向轉變。然而由于科學技術中存在著一些弊端，使得現在電子檔案管理工作中存在著許多不容忽視的重要問題，從而影響整個檔案管理事業的發展。因此本文主要通過分析新形勢下檔案管理工作中面對的各種問題，進而提出一些解決方式，希望能為相關部門提供一些參考。

電子檔案；存在的問題；應對的對策

隨著科學技術不斷發展的今天，科學信息技術水平不斷提高，大量科學技術用于人們日常生活和工作中，不僅提高了生活的便利程度，更加提高了工作效率。并且這一新興技術的運用為傳統檔案管理方式中帶來了大量的挑戰，從而推動著傳統檔案管理當時朝著電子化的方向發展。因此，檔案開始呈現出新的電子信息的新形勢。然而科學技術中的弊端也在電子檔案管理中存在著，并且導致了大量不容忽視的問題。這就要求相關部門要高度重視這些問題，并且加以改正。

一、現階段電子檔案管理中存在的問題

（一）相關部門對檔案管理中作重要性認識存在著偏差。

檔案起著十分重要的作用，現代社會對檔案的管理提出了更高的要求。可是相關部門并沒有給予檔案管理工作的重視。他們在日常的工作中，認為檔案管理工作十分簡單，并且不是重要的工作，是一項不需要浪費大量精力的工作。然而這匯總觀念是絕對錯誤的，我們要深刻地認識到檔案管理工作的重要性。在現代社會中，檔案管理工作與社會飛速發展的經濟有著密切的關系，是企業改進自身管理以及提高自身經濟水平的重要內容。相關部門必須要提高自身對檔案管理工作的重視程度，必須要在檔案管理工作中強調與時俱進的思想觀念，拋棄傳統錯誤的思想觀念，從而實現檔案真正的價值。進而為我國經濟飛速發展提供大量動力。

（二）檔案管理工作制度不完善。現代檔案管理工作能力與傳統管理方式相比有著明顯水平的提高，但檔案管理工作中的存在的隨意性卻仍然管理工作中出現。因此從這一角度來看，我國檔案管理工作在制度方面仍然存在著許多不完善的方面。這就要求相關部門必須要針對這一問題進一步完善檔案管理工作制度，并且推動著管理工作制度朝著規范化和現代化的方向發展。

（三）檔案規范化程度低。現代化檔案管理工作遵循著正確的原則，是規范進行檔案管理工作的必要性條件。我國早在二十世紀八十年代就開始實行規范化檔案管理方式，并且這是有專門的工作部門制定的標準化文件。然而由于檔案管理工作自身所具有的復雜的特殊性質，使得我國檔案管理工作也存在著一些復雜的特性。尤其是檔案管理中的分散管理是檔案管理的突出性特點。受到我國傳統歷史遺留問題的影響，我國檔案管理走的是單獨成政的發展道路，不同單位有著不同的信息系統來開展電子檔案的管理工作。不同檔案管理系統沒有按照一定的標準開進行，從而使得我國檔案存在著無主題索引，共享性差等問題。并且國家也沒有始終一致的發展目標和發展標準，從而使的檔案在管理過程中存在著大量的盲目的特性，這一定會給整個檔案管理發展帶去了阻礙。

（四）檔案管理人員的素質有待提高。為了保障檔案管理工作穩定高效進行，就要對檔案管理人員提出更嚴格的要求。檔案管理人員的專業素質和道德素質必須要提高，有些檔案管理人員玩忽職守，在工作中做好自己本職工作，給檔案管理工作帶來了很多的問題。所以培養高素質的檔案管理人員對于檔案管理工作十分必要。

二、解決檔案管理現存在問題的相關舉措

（一）提高大家對檔案管理的重要性認識，預防檔案管理工作的的被邊緣化。現今世界的發展速度已經打破了人們計劃性工作的格局，特別是科學技術的發展日新月異，這更要求我們提高對檔案管理的重視度，預防檔案管理被邊緣化。所以這就要求檔案管理人員提高對檔案管理的時代性認識，努力做好自己的本職工作，轉變思想觀念，清除錯誤的觀念以及改正不積極的工作態度，打破檔案管理工作的邊緣化格局，提高檔案管理工作在社會上的地位。

（二）提高檔案管理的標準化程度，這是提高和優化檔案管理工作的必要舉措。檔案標準化是實現檔案管理現代化的重要舉措。在當前和今后一段時期，積極推行檔案管理標準化應是各級檔案管理部門的重點工作。對于國家和省級檔案管理部門應制定和完善各項標準，使檔案管理的各個環節都有標準可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標準化工作。

（三）管理思想的科學化教育是檔案管理的靈魂所在 。管理思想的科學化，既是指檔案的基本理論思想的先進科學性，又指檔案利用指導思想的先進科學性，檔案工作的根本目的是通過檔案利用取得最大的經濟效益和社會效益。如果一味地追求經濟效益或單位的經濟效益，勢必放松廣泛的社會利用。這一問題涉及到許多傳統觀念的改變。檔案工作是一門科學，要掌握檔案的規律，以科學的精神辦事，才能使檔案工作較快地向現代化管理發展。

（四）加快高素質人才的培養，為現代化的檔案管理提供優秀的人才隊伍。實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識， 還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質， 大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。

三、結論

電子檔案是社會進步和發展的產物，確保電子檔案管理的安全是新形勢下應該關注的重大課題。通過不斷地研究、探索這方面的工作，及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子檔案的安全性，使檔案資源在社會發展中發揮更大的作用。

[1]楊凱.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].中國東盟博覽,2012(9):166.

[2]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術與信息化,2014(4):79-81.