信息化是提升煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案工作的基石

韓正黎

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館 山東煙臺(tái) 264000

信息化是提升煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案工作的基石

韓正黎

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館 山東煙臺(tái) 264000

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案信息化工作一直走在煙臺(tái)縣市區(qū)級(jí)前列，在全市第一購(gòu)置四通打印機(jī)、第一使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)文書(shū)檔案實(shí)行電子目錄管理、第一開(kāi)展檔案數(shù)字化工作、第一在縣市區(qū)級(jí)檔案館中申報(bào)省級(jí)優(yōu)秀科技成果并獲得二等獎(jiǎng)，多項(xiàng)檔案信息化工作的取得，得益于煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，業(yè)務(wù)上級(jí)的有利支持和開(kāi)發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾。

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)；檔案信息化管理

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館是名副其實(shí)的綜合檔案館，主要職能有四項(xiàng)：一是擔(dān)負(fù)著地方檔案館的職責(zé)，二是擔(dān)負(fù)著地方城市建設(shè)檔案館的職責(zé)，三是煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)工委、管委辦公室綜合檔案室，四是煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)現(xiàn)行文件服務(wù)中心。小政府、大社會(huì)是煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)工委、管委設(shè)置機(jī)構(gòu)的基本方針，成立初期就本著精簡(jiǎn)、高效的原則，在人手少、任務(wù)重的情況下，走檔案信息化的道路是煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案發(fā)展壯大的必由之路。主要做法是：

一、工委、管委對(duì)檔案信息化工作的重視和經(jīng)濟(jì)投入

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展全面列入煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)精神文明建設(shè)規(guī)劃。其中煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館信息化建設(shè)工作納入了當(dāng)?shù)卣üの⒐芪┑男畔⒔ㄔO(shè)規(guī)劃盤(pán)子中。三個(gè)規(guī)劃的納入使檔案事業(yè)和檔案信息化發(fā)展有了充分的政策依據(jù)，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)納入煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)財(cái)政預(yù)算管理，保證了檔案信息化的經(jīng)濟(jì)投入。

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館檔案信息化工作分解細(xì)化到每個(gè)年度，每年都將常規(guī)性更換軟硬件列入政府采購(gòu)計(jì)劃，硬軟件配備和采購(gòu)經(jīng)歷了四次大的更新?lián)Q代，從條目軟件和單一PC機(jī)到微型服務(wù)器條目局域網(wǎng)、全文檢索局域網(wǎng)和現(xiàn)在的三網(wǎng)有機(jī)融合，所有進(jìn)館文書(shū)檔案實(shí)行全方位檢索查詢。硬件從一九九一年第一臺(tái)四通打印機(jī)機(jī)打目錄開(kāi)始，發(fā)展到現(xiàn)在擁有三臺(tái)現(xiàn)代化服務(wù)器支撐的集檔案收集、整理、接收和查詢?yōu)橐惑w化的全方位多角度的現(xiàn)代化檔案信息化管理系統(tǒng)。共計(jì)先后軟硬件投入約五百萬(wàn)元以上，經(jīng)費(fèi)保障的到位，有效的支持了煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案信息化的建設(shè)和健康發(fā)展的需要。

二、檔案信息化建設(shè)要超前于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展

創(chuàng)新是煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案工作的主題，歷任領(lǐng)導(dǎo)班子都把檔案工作創(chuàng)新發(fā)展放在首位，先是走出去到先進(jìn)發(fā)達(dá)地區(qū)取經(jīng)學(xué)習(xí)，再是與軟件公司融合發(fā)展把檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作需求融入到檔案應(yīng)用軟件中，2012年煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館與軟件公司聯(lián)合研制的“三維仿真數(shù)字化管理系統(tǒng)”獲山東省檔案局科技成果二等獎(jiǎng)。

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)是改革開(kāi)放的窗口，各項(xiàng)工作高速發(fā)展，形成了大量的新型載體檔案，檔案信息工作落后于開(kāi)發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)失去收集檔案的時(shí)機(jī)。我們始終堅(jiān)持與區(qū)內(nèi)信息化重要部門(mén)加強(qiáng)溝通和相互學(xué)習(xí)，煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)工委、管委辦公室，他的政府網(wǎng)站和OA辦公信息自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系，形成的信息公開(kāi)、公共服務(wù)，公文審批簽閱等等無(wú)紙化辦公信息又給檔案工作信息化帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，在上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，針對(duì)新媒體煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館多次與管委機(jī)要保密和信息部門(mén)溝通形成一套完整的接收流程和方式方法，將工委、管委網(wǎng)站和政府OA自動(dòng)化辦公系全部沉淀信息接收進(jìn)館，下一步準(zhǔn)備分門(mén)別類進(jìn)行整理和鑒定，確認(rèn)安全的情況下上傳入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)利用，新媒體信息的開(kāi)發(fā)和利用推動(dòng)和加強(qiáng)了檔案信息化的全面升級(jí)和發(fā)展。

三、對(duì)傳統(tǒng)檔案全面進(jìn)行數(shù)字化處理

館藏文書(shū)、照片等多種門(mén)類和載體媒體的檔案全部數(shù)字化，前期采用檔案外包方式把館內(nèi)所有文書(shū)檔案數(shù)字化加工完畢。2016年為了有效的節(jié)約資源，采取政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)一條龍的方式，即不涉密文件由檔案館專人指導(dǎo)，購(gòu)買(mǎi)服務(wù)在立卷歸檔的同時(shí)進(jìn)行編目和數(shù)字化加工等工作一次性完成。

購(gòu)置了膠片及音視頻轉(zhuǎn)換設(shè)備，將數(shù)萬(wàn)張照片檔案和煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)簡(jiǎn)介等視頻檔案進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后的媒體檔案極大的豐富了現(xiàn)有館藏。

四、檔案信息化工作要全面為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案建立了照片檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館網(wǎng)站，并在檔案館網(wǎng)頁(yè)上開(kāi)設(shè)了“政府公開(kāi)信息窗口”。逐步建立了館內(nèi)珍貴檔案，比如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)及名人來(lái)開(kāi)發(fā)區(qū)指導(dǎo)工作的題詞（字），實(shí)現(xiàn)了檔案編目、檢索現(xiàn)代化。

根據(jù)館藏建設(shè)需要，有計(jì)劃的開(kāi)展了電子文件收集、征集工作，目前已接收近年來(lái)國(guó)務(wù)院、省、市、區(qū)電子文件及檔案目錄光盤(pán)。

日前煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)已建成涵蓋局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)電子檔案接收平臺(tái)和檔案信息服務(wù)平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)檔案公開(kāi)平臺(tái)，租用云計(jì)算運(yùn)營(yíng)服務(wù)商中金數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)服務(wù)建設(shè)公眾查詢網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)，建立檔案網(wǎng)站，接入互聯(lián)網(wǎng)，供社會(huì)公眾進(jìn)行檔案查詢。構(gòu)成了三網(wǎng)一體的高水平數(shù)字檔案館系統(tǒng)，和檔案資源共享平臺(tái)，檔案信息資源共享服務(wù)體系。管委政務(wù)網(wǎng)綜合檔案管理平臺(tái)，接入管委政務(wù)網(wǎng)，供全區(qū)各機(jī)關(guān)檔案室通過(guò)管委政務(wù)網(wǎng)開(kāi)展數(shù)字檔案信息的查詢、上傳、下載等業(yè)務(wù)。全部檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在線備份、離線備份，逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館實(shí)施信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)。構(gòu)成了采用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的新一代數(shù)字檔案館。

五、總結(jié)

依托煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案新館（投資五仟萬(wàn)元，建設(shè)面積九仟多平方米，歷經(jīng)五年于2015年10月全面竣工并投入使用），2017年信息化工作全面提升：

（一）辦好實(shí)體展覽館對(duì)外開(kāi)放，同時(shí)開(kāi)通互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上展覽館，基本采取一對(duì)一的模式，使利用者足不出戶就能瀏覽煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案展覽館。

（二）將檔案信息化工作擴(kuò)展到民生領(lǐng)域。

（三）與電視臺(tái)、規(guī)劃、城建等部門(mén)進(jìn)行協(xié)商把煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)電視新聞片，歷次煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)規(guī)劃，城市地下管網(wǎng)等信息技術(shù)含量高，應(yīng)用范圍廣的檔案進(jìn)行重點(diǎn)的挖掘和跟蹤收集，爭(zhēng)取早日開(kāi)發(fā)利用出成果。

（四）開(kāi)發(fā)挖掘老照片數(shù)據(jù)庫(kù)，與《開(kāi)發(fā)時(shí)報(bào)》聯(lián)合舉辦煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)老照片展。

通過(guò)以上措施展，將煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館打造成名副其實(shí)的愛(ài)國(guó)主義教育基地和宣傳開(kāi)發(fā)區(qū)的基地。