關于人事檔案管理的幾點思考與探索

羅秀麗 張 穆

哈爾濱市雙城區農村公路管理站

關于人事檔案管理的幾點思考與探索

羅秀麗 張 穆

哈爾濱市雙城區農村公路管理站

隨著我國政治經濟體制改革的日益發展，學校人事檔案工作也在日益變化，同時也對人事檔案工作提出了愈來愈多的要求，檔案工作怎樣緊跟時代的發展，推動人事檔案管理工作的進步，是當前相關人員值得思考的一個話題。對此，本文主要從人事檔案管理中存在的問題、人事檔案管理措施的建議幾方面進行分析，并提出相關見解，旨在推動人事檔案管理工作水平的提高，為我國的經濟建設做出貢獻。

人事檔案；檔案管理；分析

人事檔案作為人事管理活動中重要的組成部分，對個人經歷以及品德的集中表現進行的記錄，以個人作為單位組織起來的，作為文件材料進行考察。隨著我國經濟體制的日益完善下，學校人事檔案發生了諸多的改變。對此，本文主要從以下幾方面進行分析，筆者依據多年經驗提出相關見解，旨在和同行互相交流。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案是以人為單位整理而成的專卷。每一份人事檔案都應具有各自的特點。但現有的人事檔案在內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。1、檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。2、檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。3、材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。4、檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。5、檔案材料里所有內容的填寫都應該用碳素墨水鋼筆填寫，很多人用圓球筆或是純藍墨水鋼筆填寫，這樣將會縮短檔案的保存時間。6、在表格填寫時，很多人將內容填寫在表框以外的地方，這樣在剪切紙張時也會給整理人員帶來不便，應另附一張紙補充內容。7、一些工作調動人員的人事檔案內容不齊全。8、人事檔案信息開發利用程度低，未發揮應有作用。9、人事檔案管理落后，管理水平低。

（二）人事檔案在整理上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位不經過審核和培訓隨便招集一些人員參與人事檔案整理工作，甚至對人事檔案實施流水操作，比如專人分類，專人編號，專人裁切、補貼，專人裝訂入盒，這樣人多手雜做出來的人事檔案絕大部分是不合格、不專業的，在這些人事檔案中經常發現分錯類、編錯號、順序錯誤、內容被切掉、裝訂反了、材料漏裝或是材料錯裝等各種問題。這樣大部分靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

二、人事檔案管理措施的建議

（1）科學的管理。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化。

（2）采取分類管理的形式，由于我國檔案是通過相關部門依據管理權限而建立的，其他相關人員的檔案大多數打破不同條例的約束，都是通過政府部門而進行統一的管理。

（3）人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

（4）應用現代化的管理方式。相關單位將以往的管理模式以及管理形式加以完善，慢慢使檔案管理工作朝著科學化的方向發展。人事檔案管理隨著經濟體制的改革而出現人員流動性大、資金不充裕、配套制度不完善等情況，就需要相關企業打破以往的管理模式，添加新型的設備，必要的時候建立完善的數據庫，依據單位的條件情況將舊設備不斷替代，花費諸多的時間將管理工作所存在的不足之處加以彌補，全面使用人事檔案這一無形資產來推動我國經濟水平的飛速發展。

（5）將人事檔案管理人員的文化素養加以提升，作為相關管理人員要清楚，隨著我國經濟水平的不斷發展下，人事檔案作為一種寶貴的信息財富，是一個企業甚至是一個社會的資產，具有一定的重要性。與此同時，檔案管理工作具有特殊性，它是苦與樂并存的工作。當前，社會上諸多人沒有對檔案引起必要的重視，還有一些單位忽略了檔案工作的重要性。因此，在這種形勢下，相關人員就需要提高自身的道德素養，有著嫻熟的能力，遵守單位的制度，并對檔案管理工作端正態度，確保人事檔案工作的順利進行。檔案管理人員也應多渠道多途徑地宣傳檔案知識，并在接待、提供利用檔案信息時為領導在選拔、任用人時當好參謀，為人才流動架起橋梁，并在工作中不斷充實自己，不斷提高自己的政治、業務素質。各級領導也要關心、幫助他們解決生活、工作學習上的困難，為他們創造一個良好的工作氛圍。人事檔案的主要工作目的是為了利用，不管是對于建設還是就發展檔案而言都需要圍繞著這個核心內容。所以，人事檔案管理水平的提升，主要的因素就是對檔案材料的收集，而對于材料收集、檢查等一系列工作的開展是否具有規范化對材料的整體水平帶來直接的影響，對手續是否全面、表述是否明確等方面做好詳細的檢查，對出現不合格的要在第一時間退回，直到滿足相關要求即可。

三、結語

總而言之，隨著我國經濟水平的飛速發展下，人才市場以及就業會議大量的涌出，不同行業的人員流動的較為頻繁，這樣就會凸顯出人事檔案的重要性。因此，相關人員熟練掌握人事檔案的知識，打破以往的管理模式，不斷的探索、創新，充分的利用人事檔案的價值，從而使人事檔案發揮出最大的作用，造福于社會。

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