淺談如何做好檔案管理工作

郜大鵬

大慶市紅崗區人力資源和社會保障局

淺談如何做好檔案管理工作

郜大鵬

大慶市紅崗區人力資源和社會保障局

檔案是個人或組織在社會活動中的記錄，有聲音、文字、影響等形式，具有文化性、教育性、價值性等特點，可以將歷史的真實面貌完整且真實的進行再次展現，檔案管理是檔案館對檔案信息和一些實體的檔案進行管理，以及對需要檔案的人員提供服務等工作的總稱，是國家檔案事業的最基本的組成部分，本文針對檔案的管理工作的作用以及我國目前檔案出現的現狀，還有解決方法做出了闡述，希望對檔案管理工作者有幫助。

檔案；檔案管理；解決方法

檔案管理就其本質以及作用來說是管理性、服務性工作，在中國古代的封建社會中，檔案主要為統治階級服務，記載了階級內部的政治、經濟、文化等方面，而在如今社會中檔案是為全體人們服務的，檔案記錄著人的發展和生活的各個方面，對人有很重要的影響，人在就業以及入黨等現實活動中，如果檔案中有不良記載，就會對社會生活產生不良影響。檔案連接著過去、現在和未來，有很重要的意義，因此檔案館要做好檔案管理工作。

一、檔案的作用

檔案記錄了人類社會生活的方方面面，在許多方面都有著有很重要的作用，一方面檔案有很重要的歷史功能，檔案記載了人類社會的發展歷史以及發展進程，對于人類社會各方面的歷史研究有很大的作用，如黨的建設發展歷程、中國酒文化的發展等等方面的研究都需要進行檔案查詢，否則就會出現失真的情況；一方面檔案有很重要的經濟功能，檔案被譽為“鐵皮柜中解放出來的生產力”檔案記載了一個社會或一個國家的經濟發展情況，產業的興衰、產業的歷史發展沿革等方面，對企業來說，檔案可以幫助企業樹立一個良好的信譽形象，還可以幫助企業獲取到許多經濟信息，是一種無法看見的財產；一方面檔案有很重要的文化功能，中國有五千年的歷史文化，文化是國家發展的軟實力，而中華民族的歷史文化在先輩的手中經過檔案形式的記載傳承下來，沒有檔案中華文化就不能長久的流傳下來，如甲骨文的發掘出現讓人們能夠對商朝文化有真實的了解，嚴重影響文化的傳承和發展；一方面檔案可以對人們進行真實的宣傳教育，如日軍侵華遺址的發現，可以對學生的愛國宣傳教育進行直觀的教育，而不是只從課本中枯燥的吸收，特別是一些帶有影像、聲音的檔案能夠更加直觀的影響學生的想法。

二、檔案管理工作現狀

（一）缺乏管理人才

檔案專業人才缺乏、管理意識不高。大多數機關、企事業單位的檔案管理人員是兼職性質的，這些兼職檔案員在單位身兼數職，事務太多，變動性大，有時候對檔案工作交接不及時、不到位，這些兼職檔案員缺乏系統的業務知識培訓，檔案業務能力水平不高，導致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術不到位，所整理的檔案不符合要求，更不要說專門檔案歸檔了，嚴重影響了檔案管理和工作正常開展。

（二）管理制度不完善

檔案管理的制度不夠健全。目前好多單位出現對檔案的收集、整理、保管、外借、保密的等方面的制度不夠健全情況。雖建立了一些管理制度，但管理不夠規范，執行力度不夠，致使檔案管理的相關人員的責任心不夠強，在工作中比較懈怠，對于文件和資料的整理不夠及時，有些檔案的收集不夠齊全，有的出現過檔案丟失的情況，這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（三）檔案信息化不足

檔案管理信息化不足。檔案管理信息化不足的根源是未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，致使無法提高檔案管理工作的效率。

三、檔案管理工作措施

（一）加強檔案管理基礎建設

加強檔案管理基礎建設，改善保管條件和管理手段檔案是各單位日積月累長期形成的寶貴財富，妥善地保管好檔案對我們 的事業發展尤為重要。檔案資料具有原始性、真實性和可利用性。檔案的這些特性，對檔案的規范化管理提出了很高的要求，因此要在加強硬件建設，改善檔案保管條件和管理手段方面下功夫。要根據檔案保管的要求， 建設檔案庫房， 同時盡力改善檔案保管條件，庫房面積不僅要滿足存放要求，而且要通風良好，同時購置檔案工件所需的檔案柜、密級架，檔案盒等設施，還要購買切刀、打孔機、剪刀、錐子等物品，做到組卷編目規范，排架合理整齊，基本檔案收集整理規范。為適應辦公自動化和檔案管理現代化的需要，及時配備計算機、裝訂機、掃描儀、打印機等相關設備，實現微機檢索，對原有管理軟件進行升級，提高檔案管理的科技含量，改善檔案管理手段，提高檔案管理水平，為檔案的利用提供良好的物質基礎。同時落實檔案庫房安全防范措施，保持檔案室的清潔衛生，做好防火、防潮等方面的工作，及時更換滅火器材，添置防蟲、防霉藥劑，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要和珍貴的檔案采取特殊的保護措施，定期進行安全檢查，發現問題及時處理。只有設施齊全，才能適應檔案安全保管的需要，正確做好檔案管理工作。

（二）加強檔案信息化管理

隨著科學技術的發展進步，計算機技術被廣泛應用于社會生活中的各個方面，人們越來越傾向于在網上尋找需要的信息，變是不變的唯一真理，因此檔案管理工作也應該順應時代發展潮流進行變革發展，應用現代化的先進信息技術，對檔案管理工作進行變革，實行檔案電子信息化，同時為了保證檔案電子信息化建設的順利進行，要對檔案工作人員進行技能培訓和思想教育，加強檔案管理工作人員自身的綜合素質。這樣的做法能讓普通大眾可以隨時隨地對有需求的檔案進行快速查詢，節省了大量的時間。

四、結語

檔案管理工作是國家檔案事業最基本的組成部分，對普通民眾以及國家來說，必須要做好檔案管理工作，這樣才能把檔案的社會、經濟、歷史、文化等作用充分發揮，對國家和個人來說有重要的意義，本篇文章中的關于檔案管理工作的措施，希望能夠為檔案管理工作作出貢獻。

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［2］王安妮.抓好檔案管理 打造精品工程［J］.科技展望，2016（24）.

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