淺析如何加強基層行政執(zhí)法檔案管理

胡文越

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 在我國全面推進依法治國的新時期，各級行政機構(gòu)深入推動依法行政工作。然而，部分行政機構(gòu)的行政執(zhí)法檔案管理工作中還存在諸多問題。本文根據(jù)目前行政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀，提出加強機關檔案管理的具體對策。

關鍵詞 基層 行政執(zhí)法 檔案管理

行政執(zhí)法檔案是行政機關在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他行政執(zhí)法過程中形成的具有保存價值的文字、圖像、視頻、音頻等多種形式的工作記錄，是檔案工作的重要信息資源。

在我國全面推進依法治國，各級行政機構(gòu)扎實推進依法行政的新形勢下，完整有效的行政執(zhí)法檔案是在必要時證明公共管理機構(gòu)是否依法行政、行政相對人是否違法的有力證據(jù)。嚴格規(guī)范的行政執(zhí)法檔案管理，能夠有效保障執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整性和安全性。執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化、科學化程度直接關系到其信息質(zhì)量能否發(fā)揮應有的作用。因此不斷順應基層執(zhí)法工作的新形勢、新任務，遵循檔案管理工作的新要求，持續(xù)提高檔案管理的科學化水平，具有十分重要的意義。

如何加強行政執(zhí)法檔案管理？筆者認為應從加強組織領導、完善設施配備、細化流程規(guī)范、強化管理考核等方面入手。

一、目前行政執(zhí)法檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）行政執(zhí)法檔案管理工作意識不夠強

多年來，各地行政機構(gòu)把主要精力都放在執(zhí)法工作上，對執(zhí)法之后形成了卷宗、檔案淡漠以待，缺乏規(guī)范的管理。許多基層干部檔案意識非常薄弱，對檔案管理相關流程、法律法規(guī)和業(yè)務知識十分欠缺。由于對檔案工作重視不夠，檔案管理中的人員、經(jīng)費、場所等問題長期得不到解決。更有甚者，某地執(zhí)法機構(gòu)行政處罰案件出現(xiàn)大量案卷遺失的嚴重問題。在許多單位，檔案管理重要性的認識程度普遍不高，在檔案的收集、整理、保管和利用上缺乏科學有效的方法。

（二）執(zhí)法檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)不過關

當今，檔案管理設備日益先進，檔案種類逐漸多樣化，載體形式日新月異，檔案管理方法也在革新發(fā)展，這就對檔案工作人員在業(yè)務素質(zhì)、專業(yè)知識以及管理技能等方面都提出了更高的要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，都不能適應當前工作需要，但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，只是在從事主業(yè)的同時附帶檔案管理工作，無法保質(zhì)、保量完成檔案管理的細致工作。有的單位干脆臨時聘請專業(yè)人士定期協(xié)助整理檔案，但對其工作內(nèi)容提不出單位自身的要求，對其工作質(zhì)量也缺乏監(jiān)管。

（三）執(zhí)法檔案管理所需設施設備不完善

硬件方面，當前多數(shù)單位配置了專門的檔案室，但普遍存在檔案室簡陋老化、配套設施缺乏的現(xiàn)象，檔案柜不少是鐵質(zhì)的老式結(jié)構(gòu)，安全措施沒落實到位，防蟲、防霉設施不配套。有的甚至檔案室兼負了雜物存儲功能。

軟件方面，多數(shù)單位未能引進專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，還還處于手工管理狀態(tài)。許多單位的檔案管理制度和機制不健全，致使歸檔文件的整理、分類與保管等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生，檔案丟失、損毀、泄密等安全隱患問題日益突出。

二、加強執(zhí)法檔案管理的具體舉措

執(zhí)法檔案管理工作事關重大，不僅是單位保存原始文件、資料的基礎性工作，而且還關系到執(zhí)法行為的有效性、執(zhí)法工作的追溯性以及執(zhí)法活動的風險防范，基層行政單位必須高度重視，應從加強組織領導、強化隊伍建設、完善設施配備、細化流程規(guī)范、嚴格管理考核等方面，多管齊下，多措并舉，切實提高行政執(zhí)法檔案的管理水平。

（一）加強檔案工作組織領導

任何工作的開展都不能離開單位領導的重視，要想切實有效地推動檔案科學化管理工作，各單位必須高度重視檔案管理工作，嚴格落實《中華人民共和國檔案法》，進一步健全完善檔案管理辦法，認真執(zhí)行上級有關規(guī)定，嚴抓嚴管，保證檔案管理工作各項規(guī)定要求落到實處。按照“誰主管、誰負責、誰實施、誰擔當”的原則，要將檔案管理工作納入領導分工，明確責任領導、責任部門和責任崗位，認真履行檔案管理職責，確保檔案安全工作落到實處。領導層、管理層要從依法行政，規(guī)范執(zhí)法行為的高度，充分認識到執(zhí)法檔案管理的重要性和緊迫性。同時，也要提高單位整體檔案意識，形成人人重視檔案、人人愛護檔案的良好風氣。

（二）強化檔案管理隊伍建設

行政執(zhí)法檔案管理是一門專業(yè)性、保密性、安全性很強的工作。面對新形勢新要求，迫切需要造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案隊伍。

首先要優(yōu)化崗位配置，設置專職檔案管理人員，盡量避免檔案管理人員的兼職，讓其有充足的時間和精力致力于檔案管理，實現(xiàn)檔案的專人歸檔保管。其次要定期組織專業(yè)培訓，重點學習《中華人民共和國檔案法》及各類行政執(zhí)法法律法規(guī)，使檔案管理員及時掌握檔案管理的新規(guī)定、新政策、新理念、新趨勢，切實提高檔案隊伍業(yè)務水平。同時，要切實增強檔案管理部門和崗位的服務意識，要圍繞中心、服務大局，在堅持專業(yè)管理規(guī)定和原則的前提下，定期督促協(xié)助執(zhí)法部門及時對行政執(zhí)法文書、資料的歸檔、整理工作；對已經(jīng)歸檔的文件資料，能夠有效提供查詢、借閱、保密等服務工作。

（三）完善執(zhí)法檔案設施設備

優(yōu)化檔案設施配置，改善檔案保管條件。升級更新軟硬件設施是提升檔案管理科學化水平的重要途徑，首先要建設專門的檔案庫房，專庫專用，改善檔案庫房環(huán)境，加裝電子監(jiān)控、防盜報警器、空調(diào)、除濕機等檔案保護設備，配備必要的電腦、打印機、掃描儀等現(xiàn)代化儀器，配置檔案柜、檔案盒、檔案袋等專業(yè)的檔案保管設施、設備，為檔案的現(xiàn)代化管理夯實硬件基礎。

引進專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化。檔案信息化是檔案發(fā)展管理的必然趨勢，是實現(xiàn)檔案管理科學化、規(guī)范化的主要手段。基層執(zhí)法單位應在上級主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡的快捷實用性，建立起符合國家規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理更科學、更便捷。

加強檔案安全防范，確保環(huán)境安全。行政執(zhí)法檔案因為具有一定的法律性、原則性、連續(xù)性和保密性，必須配備安全防護設施，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變等工作，定期對各類設施進行維護保養(yǎng)，提高安全防范能力。

（四）細化檔案管理流程規(guī)范

實踐證明，只有健全完善檔案管理制度，細化檔案管理流程規(guī)范，才能保證檔案管理各項工作順利進行。相比市級執(zhí)法機構(gòu)，基層執(zhí)法單位容易忽視檔案管理制度的建立和執(zhí)行。基層執(zhí)法單位應在上級統(tǒng)一領導下，結(jié)合自身檔案管理實際情況，一是要建立《行政執(zhí)法檔案出入庫規(guī)定》、《行政執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《行政執(zhí)法檔案銷毀制度》等規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴格遵守。二是要設立行政執(zhí)法檔案室借閱登記臺、監(jiān)督臺等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。三是要進一步完善檔案管理崗位責任制和獎罰體系，將檔案管理融入到日常管理的全過程，按規(guī)定嚴格執(zhí)行獎罰措施。四是要加強檔案流程規(guī)范，提升過程控制。行政執(zhí)法檔案由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后規(guī)定時間內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時要一案一卷、一卷一號，涉及重大影響以及向司法機關移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應當填寫《檔案借閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)。對超出保管期限且無保存價值的行政執(zhí)法檔案，應當由鑒定小組提出具體意見，填寫行政執(zhí)法檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主要負責人批準后方可銷毀。

（五）嚴格執(zhí)法檔案管理考核

當前，由于在某些行業(yè)和執(zhí)法機構(gòu)，由于檔案管理不到位，安全意識薄弱，屢次出現(xiàn)檔案損毀，卷宗丟失和信息泄密現(xiàn)象，值得高度關注。為強化管理，基層單位必須嚴格落實主體責任，嚴格監(jiān)督考核。首先，要加大管理檢查力度，定期開展自查和自上而下的評比檢查，層層落實責任，加強監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。其次，要完善檔案安全管理和責任追究制度，建立健全檔案安全責任、風險治理、應急管理和防控機制。再次，切實提高檔案安全相關工作人員安全技能和水平，提升事故防范和處理能力，堅決杜絕檔案安全事故發(fā)生。同時，上級主管部門和當?shù)貦n案管理機構(gòu)要加強對行政執(zhí)法檔案工作進行指導和檢查，加大督導考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進行政執(zhí)法檔案工作有效開展。

三、結(jié)語

總之，加強檔案管理，特別是執(zhí)法檔案管理，是基層執(zhí)法機構(gòu)適應全面依法行政的內(nèi)在需求，是提高自身科學管理水平的必經(jīng)之路。基層單位要不斷加強檔案管理工作，增強安全防范意識，加強組織領導，完善設施設備，強化專業(yè)隊伍建設，嚴格監(jiān)督考核，高效利用檔案資源，為行政執(zhí)法、依法行政決策提供信息應用支持和保障。

參考文獻：

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