如何提高計劃生育檔案管理水平

于潔

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 計劃生育管理紛繁復(fù)雜、涉及較多檔案信息，做好檔案管理工作，成為開展計劃生育工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)，本文結(jié)合當(dāng)前計劃生育檔案管理中存在的突出問題，對提升檔案管理水平的對策措施進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞 計劃生育 檔案管理 對策措施

一、當(dāng)前計生檔案管理中存在的突出問題

（一）對檔案管理缺乏足夠認(rèn)識

個別領(lǐng)導(dǎo)對計生檔案管理工作重視不夠，將其簡單的看作是對材料的收集和保存，造成工作人員對工作的忽視，各項(xiàng)檔案管理措施淪為形式，在檔案收集、保存、清理、審查等過程中不注重程序，對檔案的數(shù)量及保存方式是否正確不夠關(guān)注，降低了檔案管理質(zhì)量，影響了檔案作用的發(fā)揮。管理制度不健全，檔案的收集存在缺失、落漏等情況，管理比較分散，缺乏檔案信息的整體性，特別是在檔案管理職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計中，沒有統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)和考核體系，特別是沒有將檔案管理納入計生管理的目標(biāo)考核體系。因此，檔案存在較多錯誤、遺漏、丟失等問題，甚至存在一定的虛假現(xiàn)象，檔案真實(shí)性存在缺陷。

（二）檔案利用率較低

在計生檔案管理中，普遍存在“重管輕用”的問題，檔案管理場所和設(shè)備比較陳舊，利用方式單一、渠道不多，造成管理中容易出現(xiàn)一定損失。檔案管理現(xiàn)代化水平不高，管理技術(shù)落后，特別是檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用水平不高，數(shù)字化檔案程度較低，大都利用人工進(jìn)行收集、儲存、檢索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。雖然個別單位已經(jīng)配備了計生檔案電子管理系統(tǒng)，建立了電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案存儲和使用，但在長期對檔案管理缺乏足夠重視的背景下，對電子數(shù)據(jù)庫的維護(hù)更新不及時，造成電子檔案整體性得不到保障，在查找某項(xiàng)數(shù)據(jù)并未納入電子數(shù)據(jù)庫后，還是要查找和檢索紙質(zhì)檔案，沒有發(fā)揮出電子檔案方便、快捷的特性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前從事檔案管理特別是基層檔案管理工作的人員，多是由計生人員擔(dān)任，很大一部分工作人員年齡偏大、知識層次較低、專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，特別是計生人員存在較強(qiáng)的流動性，檔案管理人員配備也比較隨意，個別人員是從辦公室、工會或群團(tuán)組織轉(zhuǎn)移過來的，缺乏檔案管理的專業(yè)背景和工作經(jīng)歷。同時，計生檔案管理人員很少有機(jī)會開展專門的檔案管理知識培訓(xùn)，在日常檔案管理中多是憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作，在思想上、觀念上、能力上都存在與時代發(fā)展要求脫節(jié)的問題，缺乏開展檔案管理工作的創(chuàng)造力和活力。

二、提升計生檔案管理水平的對策措施

（一）強(qiáng)化對計生檔案管理的重視程度

各級單位領(lǐng)導(dǎo)同志要把計生檔案管理作為抓好計生工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)，將計生檔案管理水平提上重要議事日程，為其提供充足的經(jīng)費(fèi)保障。要通過印發(fā)宣傳冊、制作展板等多種形式，或借助召開計生工作會議的機(jī)會，宣傳計生檔案管理的重要性，強(qiáng)化計生檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，讓全體職工都明確計生檔案的重要性，形成支持計生檔案管理的強(qiáng)大合力。

（二）健全計生檔案管理制度

要將計生檔案管理工作納入計生工作目標(biāo)責(zé)任考核進(jìn)行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激勵機(jī)制，提升對計生檔案管理的重視程度。在此基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理規(guī)章制度體系，形成從檔案收集、形成、儲存一直到使用的完整的制度規(guī)范。要明確檔案管理責(zé)任，劃分專門的檔案信息管理部門和設(shè)置專門崗位，確保計生檔案管理工作合理有序推進(jìn)。針對工作人員流動性大、配備不全等問題，要配足配齊檔案管理人員，在工作調(diào)整中要綜合考慮檔案管理工作的連續(xù)性，調(diào)整后要做好交接工作再轉(zhuǎn)移到新的工作崗位。

（三）提升計生檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

計生檔案管理工作是由管理人員具體實(shí)施的，工作人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理成效。要注重加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，結(jié)合考核制度培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓工作人員明確自身承擔(dān)的崗位職責(zé)和工作的重要意義，倒逼工作人員嚴(yán)格要求自己，積極開展工作，防止因馬虎大意或人為因素造成的檔案缺失、落漏或錯誤等問題。要根據(jù)工作需要，與人力資源部門溝通，招聘專業(yè)知識儲備豐厚、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員從事檔案管理工作。對現(xiàn)有的工作人員，要綜合采取專家講座、外出學(xué)習(xí)、脫崗到高校輪訓(xùn)、座談交流等多種形式，提升檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，并落實(shí)一幫一、師帶徒等制度，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

（三）改善檔案管理基礎(chǔ)條件

要加大對檔案管理工作的投入，及時更新檔案管理設(shè)施設(shè)備，配備專門場所進(jìn)行檔案存放，特別要配備空調(diào)、滅蟲、滅火、除濕等專業(yè)技術(shù)手段和設(shè)備，盡量減少檔案損壞等情況出現(xiàn)。要順應(yīng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展方向，在搞好紙質(zhì)檔案管理的同時，配備計算機(jī)和各類專業(yè)軟件，將有關(guān)的檔案信息錄入電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)“一檔雙存”，方便檔案的查閱和使用，提升檔案管理和使用效率。但是，在電子檔案使用中，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特點(diǎn)和缺陷，及時更新軟硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保電子數(shù)據(jù)庫始終處于最佳運(yùn)行狀態(tài)；抓好安全性建設(shè)，加強(qiáng)各類殺毒軟件和安全軟件的應(yīng)用，及時更新殺毒軟件、更換防火墻，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫登陸密碼和驗(yàn)證碼的更改，防止電子檔案被病毒侵入破壞或是數(shù)據(jù)泄露等問題出現(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，在計生管理中，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但長期以來缺乏足夠重視，檔案管理存在一些問題，針對存在的突出問題采取有效措施加以解決，有利于提升計生檔案管理水平，更好地服務(wù)計生管理工作。

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