如何提高計劃生育檔案管理水平

于潔

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 計劃生育管理紛繁復雜、涉及較多檔案信息，做好檔案管理工作，成為開展計劃生育工作的一項基礎，本文結合當前計劃生育檔案管理中存在的突出問題，對提升檔案管理水平的對策措施進行了探究。

關鍵詞 計劃生育 檔案管理 對策措施

一、當前計生檔案管理中存在的突出問題

（一）對檔案管理缺乏足夠認識

個別領導對計生檔案管理工作重視不夠，將其簡單的看作是對材料的收集和保存，造成工作人員對工作的忽視，各項檔案管理措施淪為形式，在檔案收集、保存、清理、審查等過程中不注重程序，對檔案的數量及保存方式是否正確不夠關注，降低了檔案管理質量，影響了檔案作用的發揮。管理制度不健全，檔案的收集存在缺失、落漏等情況，管理比較分散，缺乏檔案信息的整體性，特別是在檔案管理職責和考核標準設計中，沒有統一明確的標準和考核體系，特別是沒有將檔案管理納入計生管理的目標考核體系。因此，檔案存在較多錯誤、遺漏、丟失等問題，甚至存在一定的虛假現象，檔案真實性存在缺陷。

（二）檔案利用率較低

在計生檔案管理中，普遍存在“重管輕用”的問題，檔案管理場所和設備比較陳舊，利用方式單一、渠道不多，造成管理中容易出現一定損失。檔案管理現代化水平不高，管理技術落后，特別是檔案管理信息化、網絡化應用水平不高，數字化檔案程度較低，大都利用人工進行收集、儲存、檢索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。雖然個別單位已經配備了計生檔案電子管理系統，建立了電子數據庫進行檔案存儲和使用，但在長期對檔案管理缺乏足夠重視的背景下，對電子數據庫的維護更新不及時，造成電子檔案整體性得不到保障，在查找某項數據并未納入電子數據庫后，還是要查找和檢索紙質檔案，沒有發揮出電子檔案方便、快捷的特性。

（三）檔案管理人員素質有待提高

當前從事檔案管理特別是基層檔案管理工作的人員，多是由計生人員擔任，很大一部分工作人員年齡偏大、知識層次較低、專業素養不強，特別是計生人員存在較強的流動性，檔案管理人員配備也比較隨意，個別人員是從辦公室、工會或群團組織轉移過來的，缺乏檔案管理的專業背景和工作經歷。同時，計生檔案管理人員很少有機會開展專門的檔案管理知識培訓，在日常檔案管理中多是憑借經驗開展工作，在思想上、觀念上、能力上都存在與時代發展要求脫節的問題，缺乏開展檔案管理工作的創造力和活力。

二、提升計生檔案管理水平的對策措施

（一）強化對計生檔案管理的重視程度

各級單位領導同志要把計生檔案管理作為抓好計生工作的一項基礎，將計生檔案管理水平提上重要議事日程，為其提供充足的經費保障。要通過印發宣傳冊、制作展板等多種形式，或借助召開計生工作會議的機會，宣傳計生檔案管理的重要性，強化計生檔案管理人員的責任感和使命感，讓全體職工都明確計生檔案的重要性，形成支持計生檔案管理的強大合力。

（二）健全計生檔案管理制度

要將計生檔案管理工作納入計生工作目標責任考核進行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激勵機制，提升對計生檔案管理的重視程度。在此基礎上，建立完善的檔案管理規章制度體系，形成從檔案收集、形成、儲存一直到使用的完整的制度規范。要明確檔案管理責任，劃分專門的檔案信息管理部門和設置專門崗位，確保計生檔案管理工作合理有序推進。針對工作人員流動性大、配備不全等問題，要配足配齊檔案管理人員，在工作調整中要綜合考慮檔案管理工作的連續性，調整后要做好交接工作再轉移到新的工作崗位。

（三）提升計生檔案管理隊伍素質

計生檔案管理工作是由管理人員具體實施的，工作人員的素質高低直接影響到檔案管理成效。要注重加強職業道德培訓，結合考核制度培訓學習，讓工作人員明確自身承擔的崗位職責和工作的重要意義，倒逼工作人員嚴格要求自己，積極開展工作，防止因馬虎大意或人為因素造成的檔案缺失、落漏或錯誤等問題。要根據工作需要，與人力資源部門溝通，招聘專業知識儲備豐厚、工作經驗豐富的人員從事檔案管理工作。對現有的工作人員，要綜合采取專家講座、外出學習、脫崗到高校輪訓、座談交流等多種形式，提升檔案管理專業素養，并落實一幫一、師帶徒等制度，提升檔案管理隊伍的整體素質。

（三）改善檔案管理基礎條件

要加大對檔案管理工作的投入，及時更新檔案管理設施設備，配備專門場所進行檔案存放，特別要配備空調、滅蟲、滅火、除濕等專業技術手段和設備，盡量減少檔案損壞等情況出現。要順應檔案管理數字化發展方向，在搞好紙質檔案管理的同時，配備計算機和各類專業軟件，將有關的檔案信息錄入電子數據庫，實現“一檔雙存”，方便檔案的查閱和使用，提升檔案管理和使用效率。但是，在電子檔案使用中，要結合網絡技術特點和缺陷，及時更新軟硬件系統和網絡系統，確保電子數據庫始終處于最佳運行狀態；抓好安全性建設，加強各類殺毒軟件和安全軟件的應用，及時更新殺毒軟件、更換防火墻，及時進行數據庫登陸密碼和驗證碼的更改，防止電子檔案被病毒侵入破壞或是數據泄露等問題出現。

三、結語

綜上所述，在計生管理中，檔案管理是一項基礎性工作，但長期以來缺乏足夠重視，檔案管理存在一些問題，針對存在的突出問題采取有效措施加以解決，有利于提升計生檔案管理水平，更好地服務計生管理工作。

參考文獻：

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