檔案管理工作中的信息化建設研究

楊 成

重慶市公安局刑偵總隊刑事技術支隊，重慶 400000

檔案管理工作中的信息化建設研究

楊 成

重慶市公安局刑偵總隊刑事技術支隊，重慶 400000

檔案信息化建設是我國檔案管理工作的中心內容，本文將從其必要性、條件性等方面分析檔案管理中存在的問題并找出解決對策。

檔案管理；信息化；建設研究

隨著信息技術的不斷發展，信息化逐漸深刻地影響到了檔案管理的模式、方法等，給檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。國家檔案局在2000年的時候，就把檔案信息化建設列為了一項戰略任務，這是全球信息化發展大潮的必然結果。在信息全球化的今天，檔案信息的信息化建設已經迫在眉睫，其重要性日益凸顯。

1 檔案信息化建設的必要性

檔案信息化是指在國家有關部門的宏觀指導下，采用現代信息技術對檔案資源進行管理和提供服務，以提高檔案資源的管理水平和信息服務的效率。我國的檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準化建設和管理隊伍建設。目前，我國各級人民政府幾乎都已經把檔案信息化建設列入到了主要工作目標中來。其重要性主要體現在以下幾個方面。

1.1檔案信息化是信息時代的必然要求

隨著全球進入信息時代，信息成為了一種十分重要的資源，越來越得到人們的重視，現代信息通訊技術的飛速發展，推動著全球信息化革命的發展。檔案管理部門作為信息管理的重要部門之一，正越來越受到這一形式的嚴峻挑戰。2000年9月，國家檔案局將檔案信息化建設確定為“十五”期間的重要戰略任務。傳統的手工管理方式已經越來越不適應目前的檔案信息化發展，以電子計算機為載體的現代管理手段將成為檔案信息化發展的主要方向，檔案信息化建設的本質是檔案從實體文本的管理向虛擬數字化進化的過程，因此，檔案信息化建設是信息時代的必然要求。

1.2檔案信息化是電子科技發展的必然要求

當前數字化辦公已經成為了人們信息交往的主要方式，越來越多的信息交流與儲存都依賴于電子環境，隨著計算機技術的發展與普及，將會有更多的記錄依托電子文檔的形式被記載與儲存，傳統的手工方式被其取代是歷史的必然。截止到2000年，全國檔案部門的各種電子信息存檔已達340余萬盤，到了2010年這個數字超過了1 000萬。電子文檔的出現是一場信息的革命，我們原先針對紙質文件所制定的管理原則、管理模式、管理理論等都與目前的時代有些脫節，甚至落后，現在急需利用現代化的管理手段制定新的管理模式。

1.3檔案信息化是信息資源利用的必然要求

隨著信息化時代的到來，信息資源被提升到了一個戰略高度，成為了一種戰略資源。早在1984年，鄧小平同志就曾提出：“開發信息資源，服務四化建設。”可見，國家對信息資源的重視。檔案是信息資源的一種，更是一種原生資源，許多信息都是根據它組裝、重組而來，因此，信息是整個社會信息系統的支柱，檔案信息是信息的核心部分。檔案信息化建設，可以將檔案信息資源進行合理的配置，科學管理，從而實現檔案信息的最大價值。20世紀末，我國大力發展的信息高速公路計劃這是在此背景下孕育而生，一旦實現，我們每一個人都能通過與其對接更加快捷、更加方便地獲取信息和共享信息。檔案信息化建設，就是要與信息告訴公路接軌，將蘊藏在各類檔案中的豐富信息挖掘出來，使他們充分發揮其作用。

2 我國實現檔案信息化的有利條件

我國的檔案信息化發展在經歷了多年的努力以后已經初具規模，信息化的發展程度已經有了長足的進步，全國各地的檔案管理發生了巨大的變化，檔案資源的利用滲入到了各行各業，我國的檔案信息化發展取得如此的成績并非偶然，其原因在于以下幾個方面。

2.1國家的高度重視

“實現四個現代化，哪一化也離不開信息化”，這是江澤民同志對信息化重要性的高度概括。我國早在十五屆五中全會上就做出了加快信息化步伐的決定，信息技術的迅猛發展，為檔案信息的保管提供了便利，為檔案信息的利用提供了效率。隨后，2000年全國檔案工作會議上，國家檔案局決定在“十五”期間大力推進檔案信息化戰略。2001年，北京等地開始了檔案信息化試點建設，隨后在全國全面展開。檔案信息化建設受到了各級黨委政府的高度重視和大力支持，紛紛出臺政策為檔案信息化建設提供有利保障，國家檔案局也特別成立了領導小組，建立了專家庫提供技術支持，以上這些為我國檔案信息化建設提供了組織保證。

2.2基層單位的大力配合

在國家大力發展檔案信息化建設的同時，許多省市的檔案館都把檔案信息的數字化列為了一項重要工作，并且在數字化的過程中對檔案重新劃分類別、評定等級，使得自身的管理更加有序，并且將各自信息并網共享。四川、湖南、重慶等省市走在了此項工作的前列，開展的比較早。還有的一些部門將各自的信息互相共享，提高資源利用率。

2.3管理技術的快速發展

目前，各種各樣的檔案管理軟件層出不窮，為檔案信息化管理建設提供了技術支持。20世紀80年代，我國開發了檔案自動標引系統、智能編目檢索系統、自動立卷系統、光盤原文管理系統；20世紀90年代，隨著光盤技術、人工智能技術、網絡化技術、多媒體技術等技術在檔案管理中得到了廣泛應用。

3 檔案信息化建設中存在的問題和對策

檔案信息化的好處顯而易見，但是不可否認的是在實際操作過程中也遇到了不少問題和困難，值得檔案管理者仔細思考。

3.1遇到的問題

我國檔案信息化建設主要存在4方面的問題，總結如下。第一，硬件設施不夠完善。我國經過這些年來的快速經濟發展，雖然取得了許多經濟奇跡，但是由于我國人口基數大，人均產值還是比較偏低的，再加上我國的信息化基礎比較薄弱，這就造成了許多基層的檔案管理部門經費不足，無法采購先進的基礎設備，無法實現信息的高效、快速共享。第二，軟件技術存在制約瓶頸。我國的檔案信息化建設本質上是信息數字化的過程，這就要求在傳輸、保存過程中要確保信息的完整性和安全性，這涉及到了計算機技術的發展水平。由于目前的技術不夠成熟，這就造成了在許多環節尤其是重要環節上仍然依賴紙質文件，這就對檔案信息化造成了反沖擊，使很多人對檔案信息化建設產生了質疑，制約了檔案信息化的發展。第三，信息化的標準體系不健全。要想實現信息的高速、高效共享，必須要有一個類似行業標準的文件出臺，目前全國各級各類檔案管理部門上萬個，由于統一標準的缺乏造成大家各自為戰，不僅造成了管理的混亂，又大大增加了建設成本，同時在共享方面上又不能準確對接，無法發揮信息化的作用。因此，檔案信息化建設的標準規范體系的建立已經迫在眉睫，直接關系到我國檔案信息化建設的成敗。

3.2解決的對策

要想解決上述問題，應著重從以下幾方面尋求突破：首先，加強宏觀管理，統一管理，統一實施，避免各自為政；其次，加強信息化建設相關聯的軟硬件條件建設，在資金有限的條件下，應先加強主干線的建設，同時與政府上網工程和互聯網建設有效對接，加大國外先進專利技術的引進，加快我國自身信息化建設的技術水平。最后，要加強信息人才的儲備。不管什么工作都需要人來完成，人的素質決定了管理的水平，各級檔案管理部門要時刻注意專門人才的培養，未雨綢繆。

綜上所述，檔案信息化建設是我國現代化建設的重要一環，我們要清醒意識到檔案管理的重要性，加快我國檔案信息化建設的進程。

[1]楊麗華.淺談檔案信息化建設的現狀及其意義[J].廣東科技，2013，22（2）：6.

[2]王文.淺談高效的檔案信息化建設[J].青年時代，2014（4）.

[3]姚秀敏.淺談檔案信息化建設的現狀、問題及對策[J].商情，2014（24）：309.

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1674-6708（2016）171-0079-02

楊成，重慶市公安局刑偵總隊刑事技術支隊。