信息技術在事業單位檔案管理中的應用

鄭立彬吉林省鎮賚縣殯儀館，吉林白城 137000

信息技術在事業單位檔案管理中的應用

鄭立彬
吉林省鎮賚縣殯儀館，吉林白城 137000

就目前來看，很多事業單位在檔案管理方面存在問題，管理效能發揮不明顯，改革創新事業單位檔案管理機制，構建信息化檔案管理模式。本文將針對信息技術在事業單位檔案管理中的應用展開分析和研究。

檔案管理；事業單位；信息技術；應用分析

在改革開放后，我國經濟得到的空前發展，經濟環境越來越復雜。為適應新的經濟環境，我國曾多次進行事業單位改革，并全面實施績效工資制度，事業單位管理體制改革的逐步深入，使得事業單位檔案管理難度越來越大，涉及內容越來越多，傳統檔案管理模式顯然已不能滿足事業單位檔案管理工作要求。21世紀是一個信息時代，信息技術被融入各個領域，改變了人們生活、工作方式，檔案管理走向信息化已成為時代發展的必然趨勢，更是檔案管理工作發展的主流方向。因此，事業單位在檔案管理工作開展中應積極融入信息技術，構建信息化檔案管理模式，全面落實檔案管理工作，以提高管理水平。

1 信息技術與檔案管理的基本概念

1）信息技術。信息技術是新時代背景下產生的全新概念，是主要用于管理和處理信息所采用的各種高新技術的總稱，是對信息進行收集、存儲、傳輸、顯示、識別、提取、控制、加工的技術。包括：計算機技術、數據庫技術、智能技術、通信技術、自動化技術等，主要涉及計算機信息系統及應用軟件開發、設計、安裝、使用等多個方面，其應用基礎是計算機硬件與應用軟件。信息技術管理與處理的信息資源形式多種多樣，來源和渠道豐富，信息形式可以是圖像、音頻，也可以是視頻、影像、圖文。在新時代背景下，社會活動中產生的信息量越來越大，人們對信息資源的需求也在不斷增長，全球正在全面進入信息時代，信息產品成為重要資源，信息技術的應用程度已逐漸影響經濟發展，被廣泛應用到各個領域。

2）檔案管理。檔案通常指人們各項社會活動中形成的各種形式具有保存價值的信息資料和記錄，其內容要真實可靠，具有客觀性，尊重事實。檔案不僅是企業工作開展的原始憑證，是工作過程的真實記錄，而且更具有重要參考價值，對后續工作開展有很大幫助，通過對檔案的科學分析，能夠實現揚長避短，提高工作質量。另外，這些檔案更是具有法律效益的文獻資料，能為事業單位發展和管理提供可靠數據，對工作績效進行記錄。而檔案管理不僅能起到檔案保護作用，同時更能延長檔案使用壽命，使檔案存在價值得到發揮，避免檔案丟失和損壞。檔案管理中要對檔案進行分類、編號、整理、保存，以便于管理和使用［1］。檔案管理對企業發展、工作開展有著重要意義，加強檔案管理，提高檔案管理水平刻不容緩。

2 信息技術融入事業單位檔案管理的意義

事業單位是利用國有資產建設的，主要從事衛生、科技、文化、教育、生產的社會服務組織，其發展不以盈利為主要目的，而是以增進社會福利，提供各類社會服務為直接目的，屬于非公共權力機構，擔負重要社會職能，對于促進經濟發展，解決社會就業問題有很大貢獻，具有公益性、服務性、知識密集性特點，與普通民營企業有很大區別［2］。新時代背景下，隨著經濟體制改革和事業單位體制改革的深入，事業單位涉及到的經濟活動和業務活動范圍非常廣泛，且類型繁多，所以在經營管理活動開展中，產生的檔案數據越來越多，且類型越來越豐富，使得事業單位檔案管理工作開展難度隨之提高，面臨新的挑戰，傳統檔案管理模式已難以使用。傳統紙質檔案，紙張易破損、折皺、卷角，且在裝訂、打孔、剪裁、防火、防潮等方面費時費力，勞動強度大，無疑會增加檔案管理人力、物力、財力消耗與投入［3］。從前文對信息技術的分析，可以知道信息技術在信息管理與加工方面具有非常強大的應用優勢，顯然為事業單位檔案管理改革創新提供了途徑和技術支持，將其融入事業單位檔案管理工作已成為必然趨勢［4］。信息化檔案管理，能提高檔案管理效率和水平，實現數字化檔案信息管理、收集、整合、利用，不僅降低了檔案管理難度和勞動強度，同時壓縮了檔案管理成本，彌補了傳統檔案管理模式缺陷。信息化檔案中檔案數據存儲在計算機或服務器上不易丟失和損壞，能有效提高檔案使用價值。因此，事業單位應積極在檔案管理工作中融入信息技術，構建信息化檔案管理模式，全面提升檔案管理水平。

3 信息技術在事業單位檔案管理中的應用

通過前文對信息技術融入事業單位檔案管理意義的分析，不難看出事業單位檔案管理工作中融入信息技術的重要性和必要性。事業單位想要適應新的社會環境，提高檔案管理水平，應認清當前時代發展格局，轉變檔案管理思路，加強信息化建設，應用信息技術進行檔案管理。下面通過幾點來分析信息技術在事業單位檔案管理中的應用。

1）提高信息化水平。事業單位想要將信息技術融入檔案管理工作中，全面構建信息化檔案管理模式，就必須積極提升事業單位自身信息化水平，進行信息化建設，提高辦公信息化程度。具體構建中，應根據實際需求和資金基礎，選擇適合的信息化建設思路，進行具有

針對性、實效性的建設。若在自身資金充足，檔案數據量龐大的情況下，可選擇購買服務器，自己建設檔案管理數據庫。Z640 E5-1620V3作為檔案管理工作站就非常理想，其系統結構穩定，性能好，檔案數據加工、分析、提取速度快。若自身缺乏資金，可選擇可租賃云端服務器的形式，進行信息化建設，通過云服務器進行檔案數據存儲。但如果選擇云服務器，必須做好云商選擇。云服務數據管理模式，檔案數據存儲在云服務器中，若云商出現問題必然影響檔案使用，甚至導致檔案丟失或泄露，檔案安全性將受到威脅，所以要選擇有資質的云商。

2）檔案信息化。想要全面落實檔案信息化管理，必須進行檔案信息化，考慮到檔案數據的采集與利用問題，設計信息化檔案管理系統。系統設計方面可選擇模塊化設計方案，利用數據模塊降低數據采集難度。采集可利用現有CDR獲取HIS、CLS等信息系統中的信息，通過數據庫管理模式解決數據冗余問題，控制重復數據，提升檔案管理效能發揮和水平，無法自動采集的個性化數據可用利用EXECL進行錄入。為檔案數據快速調取，應考慮到索引功能［5］。為你保證檔案數據安全，應設置系統用戶管理與預覽權限，對用戶身份信息進行安全認證。

3）加強信息人才培養。信息化檔案管理工作模式，管理形式都與傳統檔案管理工作有著本質區別，對相關人員的信息技術，計算機操作能力，信息技術水平都有著一定要求。若相關管理人員自身不具備一定的信息技術基礎，自然無法開展高質量的檔案管理工作。但就目前來看，事業單位檔案管理人員，普遍缺乏信息知識，難以適應新的工作環境和方式。因此，事業單位應加強人才培養，不僅要引進新型人才，同時要加強對現有人員的培訓，使其熟練掌握信息技術，具備信息技術，滿足崗位要求，能夠開展高質量的信息化檔案管理工作。

4 結論

事業單位對社會建設都有著重要意義，是各類社會服務與社會活動開展的核心力量，關系著國家的長治久安。當前隨著事業單位體制改革的深入，事業單位檔案管理難度隨之提高，傳統管理模式已無法獲得預期管理效益，不僅管理效率低下，且成本高，效能發揮不明顯。因此，事業單位在檔案管理中應積極融入信息技術，構建信息化管理模式。

［1］姜波林，趙麗芳.事業單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析［J］.知識文庫，2016（6）：41-42.

［2］佘岳群，張婷婷.淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用［J］.企業家天地：理論版，2011（6）：166.

TP39

A

1674-6708（2016）168-0104-01

鄭立彬，吉林省鎮賚縣殯儀館，研究方向為檔案管理。