檔案室基本職能淺析

孫山

（重慶郵電大學(xué)，重慶　400065）

檔案室基本職能淺析

孫山

（重慶郵電大學(xué)，重慶400065）

我國高校檔案的管理，隨著科學(xué)發(fā)展觀理念的深入已逐步走向社會(huì)化階段，而學(xué)生檔案也已納入檔案管理制度范疇，這必將對(duì)高校重點(diǎn)學(xué)科的發(fā)展、人才目標(biāo)的培養(yǎng)、對(duì)接市場的就業(yè)等方面產(chǎn)生重要的意義。本文指出高校檔案室具有管理和服務(wù)兩大基本職能。在對(duì)管理職能進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出高校檔案室應(yīng)當(dāng)將管理職能和服務(wù)職能二者很統(tǒng)一起來。

高校檔案室管理職能服務(wù)職能

由中華人民共和國教育委員會(huì)發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案辦法》對(duì)高校檔案室職能所作的界定是：高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位的檔案室，它即是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。可見，高校檔案室具有兩大基本職能：管理職能和服務(wù)職能。高校檔案室的管理職能和服務(wù)職能體現(xiàn)在什么地方，它們又如何有機(jī)地結(jié)合，這些問題需要我們作進(jìn)一步的思考。

1　高校檔案室的管理職能

高校檔案室是高校檔案永久保存的基地，是高校工作利用檔案史料的中心。因此，檔案管理的職能是高校檔案室最基本的職能。

高校檔案室即是管理檔案，也是管理文件。文件與檔案不同，文件是社會(huì)活動(dòng)的副產(chǎn)品，檔案是為了某種目的而制作的系統(tǒng)的知識(shí)；文件反映現(xiàn)實(shí)，檔案反映歷史；文件只是反映工作或事物，檔案則說明它與歷史史實(shí)的一體化，這對(duì)高校檔案管理提出了挑戰(zhàn)。

高校檔案室既管理紙質(zhì)文檔，又管理電子文檔。21世紀(jì)是高科技、信息網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)改變了傳統(tǒng)高校的工作管理模式，“無紙辦公”、“手指信息交換”等現(xiàn)代化信息處理方式已走進(jìn)高校的日常工作，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。高校為了提高服務(wù)質(zhì)量，就必須借助于辦公自動(dòng)化，加快公文流轉(zhuǎn)以及信息傳播，因此電子文件及其歸檔管理已成為高校檔案工作中不可回避的問題。電子文件與紙質(zhì)文件的存在，是對(duì)高校檔案管理提出的新的挑戰(zhàn)。

高校教育的大眾化，學(xué)生人數(shù)增加，學(xué)校師資、教學(xué)科研設(shè)備、基建后勤等的大規(guī)模發(fā)展，這必然造成高校檔案數(shù)量的增加：2002年開始高考網(wǎng)上招生，學(xué)生的檔案可以通過網(wǎng)上傳遞，在實(shí)現(xiàn)了招生錄取方便快捷的同時(shí)，也出現(xiàn)了學(xué)生檔案不能及時(shí)到校的現(xiàn)象。這種檔案數(shù)量的增加與不能及時(shí)歸檔的情況，為高校檔案管理工作帶來了又一挑戰(zhàn)。

這些既給高校檔案管理工作帶來了機(jī)遇，又給高校檔案的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，高校必須強(qiáng)化對(duì)高校檔案的管理職能。

首先，應(yīng)以〈中華人民共和國檔案法〉為依據(jù)，全方位地對(duì)文書檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根據(jù)檔案法的要求，配備專職檔案員。要健全各項(xiàng)管理制度，如〈檔案員崗位責(zé)任制〉、〈歸檔制度〉、〈檔案銷毀制度〉等。尤其要針對(duì)電子文檔存在的易更改性，做好危機(jī)隱藏檔案管理和加密工作，保證檔案的安全性。

其次，高校檔案室的管理要從宏觀上的貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令，規(guī)劃全校的檔案工作，從微觀上制訂本校關(guān)于檔案的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。從系統(tǒng)論觀點(diǎn)看，高校檔案工作是一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，在這一系統(tǒng)中，除檔案室是專門從事檔案工作的部門外，還涉及學(xué)校的各二級(jí)部門，因此，檔案室的管理職能還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在對(duì)學(xué)校各二級(jí)部門檔案歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)等活動(dòng)上。

2　高校檔案室的服務(wù)職能

在大開放、大交流的國際背景下，高校檔案室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)更新思想觀念，以實(shí)現(xiàn)高校檔案工作從靜態(tài)服務(wù)向動(dòng)態(tài)服務(wù)、從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、從文檔分離向一體化轉(zhuǎn)化。如今，檔案室的功能已由單純的收藏功能開始向檔案的開發(fā)與服務(wù)轉(zhuǎn)變。

檔案信息的最終目的是提供利用，要為現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)。有作為才會(huì)有地位，這已成為高校檔案管理普遍認(rèn)同的一個(gè)真理。檔案室為服務(wù)部門，只有變被動(dòng)為主動(dòng)不斷提高服務(wù)水平，才能提高自己在學(xué)校的地位，贏得信任。因此，高校檔案室應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)其服務(wù)職能。

高校檔案室的服務(wù)首先體現(xiàn)在服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)上。學(xué)校檔案室所保存與管理的檔案是學(xué)校工作活動(dòng)的原始記錄，它記錄了領(lǐng)導(dǎo)的決策思想，學(xué)校的方針政策，以及各項(xiàng)工作措施；它還反映了學(xué)校的工作成就、教訓(xùn)。這些歷史記錄，都是后來工作的參考和憑證。因此，在一定意義上，學(xué)校的發(fā)展離不開檔案工作。學(xué)校檔案室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其“歷史記憶功能”與“資政決策功能”，為學(xué)校的改革和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

高校檔案室的服務(wù)還體現(xiàn)在為學(xué)生的服務(wù)上。高校學(xué)生的畢業(yè)分配已由過去國家統(tǒng)一分配走向了人才交流市場，用人單位與畢業(yè)生直接見面，用人單位憑借的最主要的依據(jù)就是學(xué)生的檔案，通過檔案了解學(xué)生大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況以及在校的各種表現(xiàn)，從而判斷他的才能、品德和發(fā)展。

此外，高校的檔案室還應(yīng)當(dāng)開展公共服務(wù)。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案文獻(xiàn)信息自動(dòng)化建設(shè)提供了新的動(dòng)力和技術(shù)保障。滾滾而來的信息浪潮改變著人類社會(huì)。高校之間實(shí)行資源共享利于促進(jìn)高校之間的交流和合作。這要求高校檔案室的管理體制要跟上信息時(shí)代的步伐，滿足廣大用戶的要求，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3　高校檔案室管理職能和服務(wù)職能的統(tǒng)一

高校檔案室的職能和服務(wù)職能，二者之間具有辨證統(tǒng)一的關(guān)系。二者的區(qū)別在于：管理職能既指高校檔案室是高校檔案的保存和管理部門，又指對(duì)學(xué)校二級(jí)部門歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。服務(wù)職能體現(xiàn)在高校檔案室應(yīng)當(dāng)利用檔案為各方提供多方面的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。然而二者又是有聯(lián)系的：管理職能是服務(wù)職能的基礎(chǔ)，高校檔案室只有首先理順了管理體制，健全了管理規(guī)章制度，才能談得上提供優(yōu)質(zhì)的高校服務(wù)。服務(wù)職能是管理職能的延伸，管理也就是服務(wù)，但從高校檔案室履行的職能看，服務(wù)職能是在管理職能之后出現(xiàn)的。最早的檔案管理強(qiáng)調(diào)文獻(xiàn)檔案的管理而不注重檔案管理的利用，因而服務(wù)職能的提出在傳統(tǒng)高校檔案室職能的基礎(chǔ)上前進(jìn)一步。

高校檔案室應(yīng)在實(shí)踐中將二種職能統(tǒng)一起來，重服務(wù)、輕管理，會(huì)使檔案室在指導(dǎo)歸檔工作中處于被動(dòng)。忽視或弱化檔案室的管理職能，在工作中不能擺正檔案室與校二級(jí)部門之間的關(guān)系：只為各二級(jí)部門提供服務(wù)，不能對(duì)學(xué)校二級(jí)部門的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。從而造成了一些檔案收集的被動(dòng)，致使收集起來的檔案價(jià)值不大，而有價(jià)值的檔案又沒有收集到。因此，高校檔案室若要切實(shí)履行管理職能和服務(wù)職能，必須在實(shí)踐中將二種職能統(tǒng)一起來。