我國公共檔案館的建設——基于國外公共檔案館的建設的思考

金怡虹　陳華韜

（上海飛機設計研究院科技情報檔案研究部，上海　201206）

我國公共檔案館的建設——基于國外公共檔案館的建設的思考

金怡虹陳華韜

（上海飛機設計研究院科技情報檔案研究部，上海201206）

本文就國內在公共檔案館建設的發展定位、資源方向、形象建設、服務戰略等方面將國內外公共檔案館的發展現狀和管理模式加以對比分析，借鑒國外公共檔案館的先進理念和管理方法，結合我國公共檔案館建設的實際情況，針對當前公共檔案館發展所面臨的問題，提出公共檔案館的構建措施及策略，同時積極提升檔案管理人員的素質素養，以期推動我國公共檔案館建設的順利發展。

公共檔案館建設管理

國內外公共檔案館不論是從產生、發展現狀和公眾對其的認識都有著一定的差距。國外特別是西方的公共檔案館的建設源于自下而上的需求；在我國，公共檔案館的建設則更多的源于自上而下的壓力，這或許是由于國情和管理體制等特色決定的。根據我國檔案館管理體制，公共檔案館可以理解為由國家和地方政府設立的，主要收藏和保護公共檔案資源為主體，向社會公開并為社會公眾提供服務的檔案館。筆者認為，公共檔案館的定位是：它不僅是人們獲得檔案信息的主要場所，也是人們開展精神生活的主要場所，它與公共圖書館、高校圖書館在某種程度上有著相同的社會職能。它至少應符合以下3個要素：（1）公共檔案館由國家或地方政府設立并管理；（2）資源屬于國家和社會全體公民；（3）資源為全體公民所共享。

1　發展定位

1987年，我國頒布了《檔案法》，要求各級國家檔案館向社會開放檔案，從法律上明確了我國國家檔案館公共檔案館的性質。但在《檔案法》頒布初期，由于公共檔案館工作人員自身的認識以及社會等多方面的因素，許多與檔案館開放相配套的設施以及相關政策、法規等并沒有實施到位。伴隨著我國經濟、社會、教育、文化等各方面的快速發展，我國在公共檔案館建設實踐方面已經取得了可喜的成績，公共檔案館建設實踐的各個方面也在不斷的變革和完善。

國家檔案局楊冬權局長在2009年度的全國檔案館工作會議上提出：下一個十年要把各級國家檔案館建設成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展。

另外，“公共檔案館”這一概念已經在我國地方檔案法規中出現。深圳市2002年5月頒布的《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》中使用了“公共檔案館”一詞，并對其范圍進行了界定—“本條例所稱的公共檔案館包括市、區檔案館和專門檔案館”，這在我國檔案法律法規中尚屬首次。從實踐方面講，我國自21世紀之初已經有不少省市開始開展新一輪的檔案館建設，已出現諸如廣東省檔案館、上海市檔案館、深圳市檔案館、沈陽市檔案館等一批公共檔案館建設的典范，并且這些新建的檔案館普遍將職能定位于“標志性、文化性、公共性”。由此可見，公共檔案館是在傳統檔案館的基礎上，通過加強檔案館自身的“公共性”建設，來適應社會變革和發展的需要，為社會公眾提供服務的真正的公共檔案館。

2　資源方向

一個檔案館之所以能成為公共檔案館，不只是緣于其向社會、公眾開放檔案資源，而且還要保證館藏的檔案資源具有公共性和社會性，保證館藏檔案內容與公眾實際利益密切相關，貼近公眾的日常生活。

目前我國各級公共檔案館館藏資源結構相對單一，基本只歸檔政府機關的公務文書檔案，這類檔案材料公務性較強，與公眾的日常生活、切身利益沒有直接的關系，因此對于普通民眾而言利用利用率極低；而民生檔案、家族檔案、口述檔案、食譜檔案等與普通社會公眾息息相關，且具有較濃“民間”味道的檔案材料卻寥寥無幾。相較而言，美國國家檔案館以及分布在其國內14個地區的檔案分館，他們不僅限于收集政府機關的公務檔案，而且也收集個人檔案、家族檔案等，在收集紙質檔案的同時也收集聲像、底圖等特殊載體的檔案。

館藏檔案資源結構方面的差異，主要源自于公共檔案館接收檔案渠道的差異。我國各級公共檔案館所接收檔案的渠道主要來源于政府機關、企事業單位和社會團體的檔案室，通常以被動的接收為主，館藏資源的結構比較單一，與公眾生活缺乏聯系，因此造成利用群體少的局面；美國國家檔案館主要接收的檔案來自于文件中心，它和移交檔案的各個聯邦機構和單位沒有隸屬關系，文件中心不僅接收多個政府機構的檔案和私人捐贈檔案，還對私人檔案實行寄存管理，同時管理人員均有積極接收個人檔案的意識。

3　形象建設

公眾對于檔案館認識的提高對于檔案館的發展十分重要。英國公眾對于檔案館的認識是：是英國公共社交和休閑的地方。在這些地方，公眾有機會結識各行各業的使用者，并相互交換專業知識和專業意見，是英國家庭非正式學習的重要渠道。而在我國，公眾對檔案館的認識還停留在檔案館是為政府機關事業單位服務的基地，極大地降低了公眾的需求。由此，可以看出外國公眾對檔案館的認識與我國公眾對檔案館的認識有著較大的差別，其原因深究起來無非是因為在西方政治文化里，提供公共服務一直被視為許多西方國家政府的重要職能，因此將政府檔案館列為公共檔案館順理成章。公眾也本能的認為，檔案館是獲取信息的重要渠道，是公共知識的重要來源，特別是在校大學生、大學畢業生和學術研究人員都會去檔案館。而在我國，各級政府機構就是國家機關、政府“衙門”，這種官本位的思想尤為突出，已成為一種思維定式，雖然現在人們對于檔案的意識已經有所改變，但是原先這種根深蒂固的思想并不能如此輕易從這一代人的身上抽離出去。由此可以看出，檔案館形象建設的重要性和必要性。

作為檔案工作者，我們不僅要從自身改變觀念，把整個社會和全體公眾看作自己的服務對象，不斷改變公眾對于公共檔案館的形象工作顯得尤為重要。

4　服務戰略

從國外公共檔案館的服務理念來看，它能滿足人對獲取檔案信息的要求、滿足人對環境舒適和工作方便的需要、滿足人對受尊重的需要。而在我國，這種以人為本的服務方式和服務理念還有待進一步提高，檔案館服務的重點將向社會大眾轉化，人性化、以人為本的服務將占據主導地位。

回首過去，檔案館固步自封、消極接收、被動服務使得檔案館門

············可羅雀；展望未來，加強檔案資源開發，滿足社會公眾需求，提升戰略服務定會使得檔案館門庭若市。檔案戰略服務，即開發、開放檔案信息資源，滿足社會公眾多樣化的需求，通過擴大社會影響力來吸引公眾的關注度和滿意度，讓公眾建立檔案需求的意識的同時，提高檔案利用率和利用效果。面向未來，要建立國有檔案資源為主，私人檔案資源為輔的公共服務的檔案信息資源庫，包括閱覽、展覽、視聽、編研、電子政務信息等各類信息資源，通過建立全文或摘要目錄庫，來實現檔案資源整合及共享。要充分利用多媒體技術加快信息化建設步伐，推動檔案信息資源向網絡信息資源發展。

除了檔案資源服務外，還可積極開展檔案咨詢服務、技術成果轉化服務、建立資政服務、政務信息公開服務、誠信體系服務及檔案寄存服務。在城市建檔、社區建檔、家庭建檔個人建檔中彰顯全方位的服務功能，只要牢牢樹立服務意識與公眾意識，再輔以配套管理的一系列措施，檔案館就會以一種前所未有的嶄新面貌出現在世人面前。

5　結語

客觀地說，由于我國與歐美國家的檔案館形成、發展環境的不同，社會化方面存在的差距，有著歷史的客觀因素。歐美國家社會各方面的發展已經比較成熟，公共檔案館也處于相對比較穩定、發展成熟的狀態；而我國作為發展中國家，大部分基層檔案館并不具備達到歐美發達國家的水平和能力，但是作為社會進步的趨勢，應該借鑒國外檔案館的先進方法和理念，以促進我國公共檔案館的全面發展。