醫療事業單位電子檔案發展現狀及對策

劉 霞

(四川省廣安市人民醫院， 四川 廣安 638000)

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醫療事業單位電子檔案發展現狀及對策

劉 霞

(四川省廣安市人民醫院， 四川 廣安 638000)

摘要：指出了檔案管理是醫院人事管理工作的的重要組成部分，電子檔案管理也成為信息社會醫院現代化的重要特征之一。探討了醫院日常檔案管理工作中存在的問題，針對出現的問題，提出了優化措施：更新檔案管理新傳觀念，明確電子檔案的重要性；建立健全電子檔案的管理制度和工作職責，確保檔案的完整、真實及有效的利用；提高電子檔案工作人員的專業素質，加大員工的專業化能力培養力度，提高綜合素質。加大資金投入，建立現代化的電子檔案管理系統，利用現代化的工作手段實現跨地域收集檔案和調閱檔案，充分發揮電子檔案優勢，服務醫院發展。

關鍵詞：醫療單位 ；電子檔案管理；對策

1引言

伴隨著信息技術發展的日新月異，計算機被廣泛應用到各個領域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為單位正常運營的重要環節。因此，全方位做好電子檔案管理工作對相關單位維持正常運營至關重要。如醫療單位，隨著醫療資源需求地不斷擴大及精細化、計算機技術的發展和人才流動的加速，傳統的檔案管理已經不能滿足時代的發展，檔案電子化已經成為了發展趨勢。但在醫療事業單位中電子檔案發展滯后，檔案工作仍以傳統方式為主。鑒于此，本文對醫療事業單位電子檔案發展現狀及如何做好電子檔案管理工作發表簡略看法。

2醫療事業單位電子檔案發展現狀

(1)醫療單位中，核心工作是服務病人。看病救人刻不容緩，而電子檔案工作相對而言就是一種后續完善性工作，且隨時可補充。這是眾多醫療單位管理者、工作者電子檔案的認知。

(2)應有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫院管理都是各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學性與系統性[1]。經驗性的、粗大式的管理方式是醫療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導。

(3)多數醫療單位對電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業素質偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學歷的醫護工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現象普遍存在。這樣無基礎知識，低現代化設備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發展。

(4)“電子檔案管理，顧名思義，即一臺電腦就全部設備到位”的誤區亦是制約電子檔案管理工作發展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設備，然而設備型號不一、規格各異，嚴重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區域性大面積的聯網處理。大大制約了電子檔案優勢的發揮。

3加強電子檔案管理工作的對策

3.1更新傳統觀念，明確電子檔案的重要性

面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰，當務之急是更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化、電子化的檔案管理意識，進行科學管理。

3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責

電子檔案是一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應加強管理。醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴格執行，妥善管理，不散失，確保完整、真實和有效的利用。

3.3提高電子檔案工作人員的專業素質

醫院電子檔案工作者除了要具備文化科學知識，檔案專業知識外，熟識醫院科學研究是其基本素質之一[3]。要求必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網絡技術。結合醫院工作的特殊實際，積極提供有效快捷的服務，充分發揮電子檔案的優勢，服務醫院的發展。

3.4加大基礎設施建設的資金投入

建設軟硬件基礎設施是醫院檔案管理現代化建設的基礎[4]。醫院應購入系統性的電子檔案管理軟件，并適時更新、升級。促進檔案管理的現代化進程，建立統一的數據平臺，形成檔案銜接，保持共性數據的一致性，充分實現數據共享，跨地域收集檔案和調閱檔案，提高工作效率；同時醫院電子檔案管理工作人員需適時進行專業化培訓，與電子檔案發展的需要及電子技術發展速度同步，從而促進醫院電子檔案的發展進程。

4結語

隨著信息社會的發展，加速醫療事業單位的現代化進程迫在眉睫。要求醫院管理者、工作者應充分認識到電子檔案的重要性。要立足全局，放眼未來，充分支持電子檔案工作的開展與進行；建立和完善電子檔案工作的管理制度和工作制度；投入完善的配套設施設備、檔案專業工作人員；充分利用電子檔案的優勢服務廣大醫療患者和團隊職工，促進醫院的全面、和諧發展。

參考文獻：

[1]張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012(6)：5～9.

[2]武增華.淺談醫院電子檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界，2015.

[3]張興文.加強醫院電子檔案管理的對策討論[J].中國醫學裝備，2009(12)：6～12.

[4]陳家義.醫院檔案管理工作[J].中國醫學創新，2012(4):9～10.

[5]金鑫，龔純凌.淺談利用信息化管理系統構建醫療設備電子檔案[J].中國醫學裝備，2012(6).

收稿日期：2016-04-28

作者簡介：劉霞(1989—)，女，主要從事人事檔案管理的研究工作。

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1674-9944(2016)12-0276-02

Discussion on Current Situation of Electronic Record Developmentin Medical Institutionand the Methods to Improve Electronic Record Management

Liu Xia

(Guang’anCityPeople’sHospital,Guang’anSichuan638000,China)

Abstract:Archive management is an important part in hospital work of personnel management.Electronic record management has become one of the important characters of the hospital modernizationininformation society. But through the observation of the hospital daily file management, we found that most of the hospital electronic record management has the difficulty in series. In view of the problems, the optimization countermeasures were put forward: update file management new ideas, makeclear the importance of electronic archives; establish and improve the electronic archives management system and job responsibilities to ensure the integrity, authenticity and effective use of files; improve the professional quality of electronic archives staff. Intensify the professional ability training of employees and improve the comprehensive quality. increase capital investment, establish modern electronic archives management system and use modern means to achieve the goal of cross-regional work file and reading the file collection.Only in this way could we fully develop the superiority of electronic archives as service to hospital development.

Key words:hospital management;electronic files;problems;countermeasures