高校后勤檔案創(chuàng)新管理

張琳

（重慶郵電大學(xué)，重慶 400065）

高校后勤檔案創(chuàng)新管理

張琳

（重慶郵電大學(xué)，重慶 400065）

高校后勤檔案管理是高校管理系統(tǒng)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是記錄高校后勤管理、服務(wù)、項(xiàng)目建設(shè)、后勤經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的最直接的信息資料來(lái)源。隨著高校現(xiàn)代化、信息化管理工作的縱深推進(jìn)，創(chuàng)新高校后勤檔案管理思路及手段，優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)功能，使后勤檔案管理邁上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理軌道。

后勤檔案 創(chuàng)新 管理

十八屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)，實(shí)現(xiàn)“十三五”時(shí)期發(fā)展目標(biāo)，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢(shì)，必須牢固樹(shù)立并切實(shí)貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享”“五大”發(fā)展理念。作為先進(jìn)文化前進(jìn)方向的高校，是創(chuàng)新工作的試驗(yàn)田。高校后勤檔案管理保持與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理工作實(shí)踐，更好地適應(yīng)新時(shí)期辦好中國(guó)特色社會(huì)主義大學(xué)根本目標(biāo)的需要。

1 高校后勤檔案管理的重要性

高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作。隨著高校現(xiàn)代化、信息化建設(shè)進(jìn)程的加快推進(jìn)，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)型升級(jí)，檔案資源成為科技創(chuàng)新的重要?jiǎng)恿υ矗瑱n案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。

（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及后勤活動(dòng)的直接記錄和信息資料來(lái)源。后勤檔案管理，既是學(xué)校的基礎(chǔ)管理工作之一，又是學(xué)校教學(xué)科研及師生正常學(xué)習(xí)生活的保證，也是對(duì)高校綜合管理水平的直接反映。

（2）信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出了“檔案信息化”“數(shù)字檔案”等新要求。運(yùn)用檔案管理軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設(shè)的需要。

（3）教學(xué)評(píng)估、申博、更名需要大量的檔案材料來(lái)支撐，為高校教學(xué)科研順利進(jìn)行起到積極的輔助作用。

2 后勤檔案管理的現(xiàn)狀

高校后勤檔案管理功能重要，內(nèi)容復(fù)雜，理應(yīng)得到重視和強(qiáng)有力的發(fā)展，但是大部分依然停留在傳統(tǒng)的管理模式，存在以下方面的現(xiàn)狀：

（1）對(duì)高校檔案管理不夠重視。管理層對(duì)高校檔案管理的功能和地位認(rèn)識(shí)不完整，往往認(rèn)為檔案管理是后勤部門的事情，導(dǎo)致高校檔案管理工作往往處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置。同時(shí)，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統(tǒng)觀念，對(duì)信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位。對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案法制意識(shí)認(rèn)識(shí)不到位，直接影響了高校檔案管理的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型。

（2）后勤檔案的存放仍然停留在過(guò)去傳統(tǒng)保存方式。檔案管理投入力度不大，導(dǎo)致軟件硬件設(shè)施建設(shè)落后，管理人員對(duì)現(xiàn)代技術(shù)技能掌握與運(yùn)用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質(zhì)材料，沒(méi)有要求對(duì)已經(jīng)完成的后勤項(xiàng)目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對(duì)數(shù)量少。

（3）后勤項(xiàng)目檔案材料缺失和質(zhì)量問(wèn)題突出。因?qū)W校作為科學(xué)科研單位，對(duì)后勤項(xiàng)目的管理不夠精細(xì)，絕大部分完成后勤項(xiàng)目沒(méi)有歸檔，即使是代表學(xué)校實(shí)力的重點(diǎn)、重大后勤項(xiàng)目，后勤檔案材料嚴(yán)重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現(xiàn)材料收集不完整，殘缺不全的狀況。

3 創(chuàng)新檔案管理的舉措

高校是進(jìn)入信息時(shí)代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必然。結(jié)合高校檔案管理的多重功能，創(chuàng)新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發(fā)展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機(jī)制上、功能上的創(chuàng)新，服務(wù)于高校發(fā)展和學(xué)校人才的培養(yǎng)。

3.1 觀念創(chuàng)新，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

樹(shù)立后勤檔案是高校重要資產(chǎn)、獨(dú)有的信息和知識(shí)的觀念。從觀念和認(rèn)識(shí)上，強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、全校教師以及檔案管理人員對(duì)后勤檔案管理的地位和功能的認(rèn)知和重視。從教學(xué)、科研、學(xué)校發(fā)展、學(xué)生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強(qiáng)高校后勤檔案管理重要性，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時(shí)，引導(dǎo)高校檔案管理從業(yè)人員務(wù)必要主動(dòng)拋棄傳統(tǒng)的教育手段和觀念，積極吸收、學(xué)習(xí)和使用信息化的管理理念和技術(shù)，提高自身檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.2 體制創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)科技發(fā)展的需要

（1）從制度和機(jī)構(gòu)上，加大對(duì)高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，促使校內(nèi)各大部門之間的信息整合與共享，建立起長(zhǎng)期、持久的協(xié)作共享共贏與協(xié)同創(chuàng)新的發(fā)展機(jī)制。

（2）建立科學(xué)的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實(shí)際情況的《后勤檔案管理實(shí)施辦法》的制定和有效實(shí)施，使檔案管理做到有制度可循。

（3）加大信息化管理投入。改善學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展所需的軟件設(shè)備，包括提高互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)、管理軟件的提升、電腦系統(tǒng)本身的更換。學(xué)校在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設(shè)施，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備，改善工作條件。

（4）建立合理的歸檔程序，適當(dāng)實(shí)行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學(xué)校在相應(yīng)的《科技獎(jiǎng)勵(lì)實(shí)施辦法》中更加突出表明：對(duì)于完成的后勤項(xiàng)目、申請(qǐng)的專利、成果獎(jiǎng)項(xiàng)等，嚴(yán)格把關(guān)，凡在后勤過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎(jiǎng)勵(lì)。

3.3 管理創(chuàng)新，全面提升檔案管理水平

（1）當(dāng)前高校管理已經(jīng)率先進(jìn)入信息時(shí)代，切實(shí)做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。學(xué)校綜合檔案室要依托軟件系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確保科技機(jī)密和檔案安全的情況下，實(shí)行網(wǎng)上檔案信息資源共享、網(wǎng)上提交必要的電子檔案，網(wǎng)上查閱相關(guān)文件或資料，同時(shí)充分利用已有設(shè)備和資源，充分利用校務(wù)信息網(wǎng)，提高工作效率。

（2）對(duì)檔案文件要全面梳理檢查，規(guī)范檔案分類和排列，對(duì)重要文件和需要?dú)w檔的案卷目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電腦微機(jī)化管理。

（3）提高管理者的業(yè)務(wù)技能。為了促使高校檔案管理人員的能力素質(zhì)提高，加大對(duì)高校檔案管理的從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，加大其現(xiàn)代技術(shù)技能使用的培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，適當(dāng)邀請(qǐng)從事檔案工作的專家或領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)校作專題報(bào)告，普及檔案管理知識(shí)，懂得如何高效利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用。

“大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新”。創(chuàng)新是高校后勤檔案管理的必然要求，高校后勤檔案管理工作緊跟時(shí)代要求，堅(jiān)持從創(chuàng)新活動(dòng)的整體出發(fā)，在動(dòng)態(tài)中綜合協(xié)調(diào)創(chuàng)新因素，靈活把握創(chuàng)新規(guī)律，加快提升信息化管理水平，切實(shí)為高校加快建設(shè)提供服務(wù)保障。