新形式下如何實現房地產檔案管理現代化

江世林

摘 要：隨著社會經濟發展背景的不斷變化，檔案管理的重要性將更加顯現，對檔案管理工作也提出了更高的要求，房地產檔案管理也要與時俱進，適應快速變化形勢需要，更好地發揮房地產檔案信息資源作用，為城市各項社會事業的發展提供有效服務。

關鍵詞：城市建設；檔案管理；創新

1 房地產檔案管理面臨的新形勢

1.1 世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求

世界經濟一體化的形勢在不斷的變化，對房地產檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求：（1）要求我們的檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求；（2）要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。

1.2 我國加快現代化與城市化進程的形勢

對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，進步更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。房地產檔案管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。

2 房地產檔案管理的特點

2.1 復雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。房地產檔案涉及了城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。

2.2 動態性

城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的房地產信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息，發揮檔案信息的時效性作用。

2.3 準確性

大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，房地產檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。

3 以創新的服務手段逐步實現房地產檔案管理現代化

3.1 以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理

房地產檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變，以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。

3.1.1 檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質，它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。

3.1.2 現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。房地產檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案相比，房地產檔案有其獨特性、真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國房地產開發事業的蒸蒸日上，房地產檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，房地產檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化房地產檔案管理的需求，房地產檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。

3.2 以創新的服務理念逐步實現管理現代化

為經濟建設服務、為城市建設服務是我們房地產檔案工作的根本目的。房地產檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。所以，房地產檔案工作必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新，實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現房地產檔案事業的可持續發展。

服務觀念上實現創新。在服務觀念上，要變被動服務為主動服務，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據社會的需求對檔案的文件材料進行認真地分析，開展主動性服務上作，把房地產檔案由“死”變“活”。

服務手段上實現創新。服務手段的創新是房地產檔案工作創新的載體。傳統的手工操作已經落后.已經跟不上時代的步伐?，F在全國正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設“數字城市”，房地產檔案是城市建設不可分割的一部分，應該抓住機遇先行實現檔案管理的數字化建設。

3.3 在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題

信息化發展參差不齊。目前，我國各地房地產檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此，制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國房地產檔案管理事業的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在房地產檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率，才能更好地為城市建設和經濟發展服務。

不斷加強檔案人員隊伍建設。實現房地產檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。房地產檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案。具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強等特點。因此，房地產檔案管理人員不但要有一定的房地產檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好房地產檔案作用。

新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學習帶來方便、快捷的同時，也帶來一定的麻煩和不安全因素。它與傳統的紙質文件相比有著本質的不同：如電子文件的數子化信息形態、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為破壞、確保檔案信息的安全。

結束語

以上是根據當前社會經濟發展的形勢，結合工作實踐過程中提出了一些不成熟的建議，也是對房地產檔案事業發展的一點期望，僅供參考。