電網(wǎng)企業(yè)公文精益管理的實踐與思考

文/國網(wǎng)漳州供電公司 鄭拓巍

電網(wǎng)企業(yè)公文精益管理的實踐與思考

文/國網(wǎng)漳州供電公司 鄭拓巍

本文結(jié)合漳州供電公司近幾年在提升質(zhì)量、提高效率、精簡數(shù)量等方面開展公文精益管理的實踐，提出了健全制度，嚴密流程；常抓常新，嚴格審核；培養(yǎng)人才，完善機制等持久開展公文精益管理的幾點思考和建議。

精益管理；公文；電網(wǎng)企業(yè)

公文管理工作是電網(wǎng)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，在企業(yè)運營管理中負有上傳下達的溝通紐帶作用。強化公文管理工作質(zhì)量有助于促進企業(yè)大系統(tǒng)運轉(zhuǎn)效率的提升。切實改進公文工作作風，對于提升公文工作價值、加強企業(yè)整體內(nèi)控管理水平具有重大意義。

近年來，電網(wǎng)企業(yè)按照中央有關(guān)規(guī)定和要求，認真做好公文工作，公文質(zhì)量有了明顯提高。但我們在公文審核過程中，也時常發(fā)現(xiàn)一些這樣那樣的問題。歸納起來，主要集中在以下幾個方面：公文格式不規(guī)范、標點符號用法不規(guī)范、數(shù)字用法不規(guī)范、序次語不規(guī)范、不遵守行文規(guī)則、引文不規(guī)范、文字表述不規(guī)范，等等。

為有效應(yīng)對和處置各類公文，需要改變以往被動式的應(yīng)對工作，開展主動式的精益管理，關(guān)口前移，創(chuàng)新公文管理理念，建設(shè)公文精益管理體系，以高效的體系運轉(zhuǎn)來提高公文管理水平。漳州供電公司辦公室近幾年來在公文精益管理方面做了許多有益的探索，現(xiàn)結(jié)合工作實踐就如何做好公文精益管理工作談幾點個人的初步思考。

一、漳州供電公司公文精益管理的實踐

（一）提升公文質(zhì)量。公文的質(zhì)量是公文的生命，是公文管理的前提。經(jīng)常保持更高的精益目標，能夠引導我們積極無誤地實施精益管理。為了讓問題看得見，從而便于快速改善，漳州供電公司實施公文管理評價體系建設(shè)，加強公文管理基礎(chǔ)，建機制、細規(guī)則，全面實施公文評價考核，不斷提高公文辦理的質(zhì)量和效率。

1.制定公文評價指標。精益管理的對象廣泛，每個細節(jié)都可以被改善。漳州供電公司2013年制定《公文工作綜合評價辦法》，以每件公文為考評對象，按流程問題、行文規(guī)則、主旨內(nèi)容、體例格式、其他5個類別細化考核內(nèi)容，對公司本部37個、縣公司42個常見扣分事項設(shè)置不同扣分值，評價扣分標準更加明確精細，評價工作更加規(guī)范有序。

2.實行定量考評模式。漳州供電公司每月以“評分制考核”方式對公司本部、所屬縣公司進行評分考核，各部門、各單位得分計分方式為滿分減去折合扣分，折合扣分則是考評扣分與錯病比率關(guān)聯(lián)折算，實現(xiàn)公文考評由原來的定性考核向定量考核轉(zhuǎn)變。通過定量考核評價，深入分析各部門、各縣公司的病錯文產(chǎn)生的原因，進行總結(jié)完善，優(yōu)化考評標準。

3.強化考評結(jié)果應(yīng)用。漳州供電公司加強對公司本部各部門、各縣公司錯病文的及時評價與通報，提醒各部門加以規(guī)范。不合格公文實行回退制度，說明回退理由、加以培訓指導，多種方式促進公文辦理規(guī)范化、標準化。年度以“專家評議制”方式評選優(yōu)秀公文，作為績效考評和公文工作先進集體、先進個人評選的依據(jù)；充分發(fā)揮優(yōu)秀公文的示范作用，推動公文起草、辦理、審核、印制等各個環(huán)節(jié)辦理水平與質(zhì)量的整體提升，激發(fā)公文創(chuàng)優(yōu)的積極性、主動性。

自開展公文考評以來，漳州供電公司公文考評無差錯率平均達到98%以上，各單位報送公文無差錯率也呈現(xiàn)穩(wěn)步提升態(tài)勢。此外，福建省電力有限公司自2012年起開展了公司各單位年度優(yōu)秀公文評選，我公司連續(xù)兩年獲得優(yōu)秀公文。

（二）提高辦文效率。拖拉是精益推行的殺手。公文有極強的時效性，要求文件管理務(wù)必做到及時、有效。漳州供電公司明確公文流轉(zhuǎn)從起草到辦畢控制在6天內(nèi)，每個辦理環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時間控制在1.5天內(nèi)。辦公室通過協(xié)同辦公系統(tǒng)加強對辦文效率情況的實時監(jiān)控，對超時節(jié)點情況及時預警，每月通報公文辦理超時的部門，力爭使公文及時處理率達到100%。通過對公文辦理的及時催辦和嚴格考核力度，有效減少公文辦理麻痹思想，促使辦文人員逐漸形成定期、定時處理公文的良好習慣，使得公司整體公文的辦理時長處于可控、能控。

1.執(zhí)行公文辦理溝通協(xié)商制。為避免公文在走協(xié)同辦公系統(tǒng)流程時出現(xiàn)不同部門意見的往復，漳州供電公司要求各部門注重溝通協(xié)調(diào)，在文件辦理中遇到復雜問題、重大分歧，應(yīng)以當面溝通、電話溝通方式協(xié)商一致后再行文，禁止用公文辦理意見往復的低效方式處理辦理過程中的不同意見，延誤辦文時間。

2.嚴格執(zhí)行限時辦結(jié)制。對于基層單位請示件，嚴格按照辦理時限要求辦理。基層單位上報的請示，單一部門辦理的必須在10個工作日內(nèi)行文回復，涉及多個辦理部門的必須在15個工作日內(nèi)行文回復；急件按需求辦理回復，最多不超過5個工作日；對于因客觀條件限制無法在規(guī)定時限內(nèi)答復的事項，必須由分管領(lǐng)導核準，主辦部門先行回復階段或初步辦理意見，明確辦結(jié)時間，并在辦公系統(tǒng)留下辦理記錄。

3.嚴格執(zhí)行缺席默認制。對于基層單位上報請示，超過時限要求未予以答復，視同同意基層單位請示事項；對于公文會稿部門，崗位辦理時限超過48小時（雙休日和法定節(jié)假日除外）視同同意，主辦部門有權(quán)收回進入下一流程。責任由缺席或超限的專業(yè)管理部門承擔。

（三）精簡公文數(shù)量。在公文處理工作中，“精簡”既是理念的總要求，應(yīng)當貫穿于公文處理工作始終，也是實際操作具體的指導原則，應(yīng)當落實到行動上。漳州供電公司2014年年初出臺《關(guān)于本部實行發(fā)文計劃管理的通知》，在公司系統(tǒng)全面實施發(fā)文計劃管理，力爭實現(xiàn)2014年發(fā)文總量較上年度減少20%的目標。

1.嚴控發(fā)文總量。漳州供電公司辦公室依據(jù)歷年發(fā)文情況，實施發(fā)文數(shù)量定額管理，下達發(fā)文計劃指標，每月公布發(fā)文情況，抓好過程管控，嚴控發(fā)文總量。

2.加強發(fā)文統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。漳州供電公司辦公室加大發(fā)文必要性審查力度，嚴格控制不必要的發(fā)文。要求各部門、各縣公司加強橫向協(xié)同，同類事項合理歸并，減少發(fā)文總量。節(jié)假日和重大活動安排，不多頭和重復發(fā)文。

3.落實公文“五不發(fā)”原則。要求行文應(yīng)當確有必要，講求實效。能夠以特殊形式公文辦理的，不再印發(fā)文件式公文和信函式公文；能夠進行歸并整合發(fā)文的，不單個逐一發(fā)文；法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及上級文件已有明確規(guī)定，或現(xiàn)行文件仍然適用的，不重復發(fā)文；已通過會議或其他形式印發(fā)的文件材料，不再發(fā)文；上級單位或公司領(lǐng)導沒有明確要求轉(zhuǎn)發(fā)的，一律不轉(zhuǎn)發(fā)文件。實施發(fā)文計劃管理后，漳州供電公司2014年發(fā)文數(shù)量同比減少42%，2015年1-10月發(fā)文數(shù)量同比減少21.64%。

二、對開展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，嚴密流程。精益管理應(yīng)被轉(zhuǎn)化為職責。文件運轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)彼此關(guān)聯(lián)，具有很強的穩(wěn)定性、確定性和反復適用性，需建立連續(xù)的工作程序以及使其規(guī)范運行的規(guī)章制度，保證文件運轉(zhuǎn)的規(guī)范性。為發(fā)揮公文應(yīng)有效力，應(yīng)按照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）和國家電網(wǎng)公司《公文處理辦法》，及時制定、適時修訂并嚴格執(zhí)行本單位公文管理的各項規(guī)章制度，確保本單位公文格式統(tǒng)一、嚴肅、整潔、大方，確保公文程序規(guī)范、內(nèi)容完整、處理恰當。要建立“事前審核、事中跟蹤、事后考核、季度通報”的公文質(zhì)量管控機制，細化工作流程。強化主體責任，明確規(guī)定各部門起草的公司發(fā)文必須由部門主任負責審核，進一步督促各部門擬文時對公文內(nèi)容和體例格式進行逐級審核、嚴把關(guān)口，共同提高發(fā)文質(zhì)量。

（二）常抓常新，嚴格審核。精益管理的難點在于持續(xù)，故精益是一個不斷追求進步的過程。為實現(xiàn)精益成果，不僅要采取有效的改善措施，更要堅持循環(huán)開展下去。公文處理的每一個環(huán)節(jié)都要按規(guī)范辦理，以規(guī)范為標準，修正一切不規(guī)范行為和不規(guī)范公文。這是提高辦文質(zhì)量的重要保證。

首先，辦公室對公文的體例格式、語言文字、標點符號等公文基本要素應(yīng)進行更加細致、嚴格的審核，嚴格按照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）以及《國家電網(wǎng)公司公文管理辦法》要求，不放過任何細節(jié)瑕疵，有錯必糾，對于發(fā)現(xiàn)的問題，要提出明確的修改意見，問題較為嚴重的公文可直接退回擬稿部門重擬。

其次，辦公室應(yīng)緊密結(jié)合黨和國家重大方針政策、公司重大決策部署，對公文的主旨內(nèi)核進行嚴格把關(guān)，認真推敲公文中的重大政策理論、事實表述、工作要求等，不僅要堅決杜絕公文與中央精神不一致，與公司發(fā)展指導思想不一致的情況發(fā)生，還要修正、潤色一些不嚴謹、不規(guī)范的表述。

最后，辦公室應(yīng)從企業(yè)工作全局角度出發(fā)，對公文的程序合規(guī)進行嚴格把關(guān)。對涉及多個部門職責的公文，以及涉及人事、財務(wù)、機構(gòu)編制、獎懲、領(lǐng)導日程安排等特殊事項的公文，必須督促擬稿部門嚴格履行會稿程序，維護各部門間整體工作秩序的規(guī)范、和諧。此外，對涉及緊急或敏感事項的公文，在不影響公文及時辦理、嚴守秘密的基礎(chǔ)上，辦公室應(yīng)堅守原則，不失位、不推諉，堅持執(zhí)行必要的審核程序，對領(lǐng)導負責，對擬稿部門負責。

（三）培養(yǎng)人才，完善機制。在公文精益管理中，人力資源是核心要素。一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的文書團隊往往可以使公文管理達到事半功倍的效果。

1.在人員選擇上必須把好關(guān)。公文辦理要求文書人員責任意識和業(yè)務(wù)能力并重。科學合理配置文書人員，要不斷優(yōu)化文書隊伍年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，提升整體管理水平；要強化“干一行愛一行”“百分之一參與，百分之百責任”“細節(jié)決定成敗”的意識。文書人員要堅持原則、大膽審核，嚴謹細致、腳踏實地，在日常工作中注意了解有關(guān)情況，學習相關(guān)業(yè)務(wù)和有關(guān)方針政策，做到對每一個常用文種、每一個文種的不同內(nèi)容、公文辦理的每一個環(huán)節(jié)、每一個相關(guān)的方面都十分熟悉，隨時可以接受公文辦理，并能優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。

2.完善培訓機制和考核機制。要重點加強各部門文書的公文業(yè)務(wù)培訓，分批開展本部人員公文培訓，努力提高全體員工的公文處理水平。梳理各類典型問題作為案例納入培訓范圍，精選公文常用知識點，編制《公文常用項目審核對照表》，不斷加強公文寫作薄弱環(huán)節(jié)學習，將公文頻率較高的錯誤點消除在擬稿環(huán)節(jié)。積極收集整理公文工作中出現(xiàn)的問題，利用協(xié)同辦公交流平臺不定期召開即時通信會議，點評工作、交流經(jīng)驗，增強工作互動。要實行公文審核常態(tài)化通報，對公文寫作中熱點、頻發(fā)性問題和錯誤實施月通報，明確規(guī)范內(nèi)容，避免錯誤反復出現(xiàn)。適時組織優(yōu)秀公文評選活動，對優(yōu)秀公文予以通報表揚，營造良好氛圍。

[1]趙繡雪.公文審核常見問題例析（上）[J].秘書工作，2013（5）：20～23.

[2]趙繡雪.公文審核常見問題例析（下）[J].秘書工作，2013（6）：25～27.

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[9]李勇超.公文辦理工作的幾個關(guān)鍵詞[J].秘書工作，2011（8）：29.

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