淺談高職高專院校辦公室工作能力的培養(yǎng)

文/蘇州托普信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李甜甜

淺談高職高專院校辦公室工作能力的培養(yǎng)

文/蘇州托普信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李甜甜

近年來，隨著高職高專院校管理體制改革的不斷深入，院校辦公室的作用更加突出，工作任務(wù)也日益繁重。如何在新形勢(shì)下，突出工作重點(diǎn)，強(qiáng)化工作職能，培養(yǎng)工作能力，提升業(yè)務(wù)水平，成為了橫亙?cè)诿總€(gè)高職高專院校辦公室人員面前的一項(xiàng)核心課題。

高職高專；院校辦公室；能力培養(yǎng)

“繡花要得手綿巧”，以“三個(gè)強(qiáng)化”為抓手，培養(yǎng)辦公室人員的工作能力，提升業(yè)務(wù)水平，是履行好辦公室職能，抓好辦公室工作的重要途徑。

一、強(qiáng)化文字綜合能力

文字綜合工作是做好辦公室工作的前提和基礎(chǔ)。只有夯實(shí)這項(xiàng)工作基礎(chǔ)，才能清晰、準(zhǔn)確地把上級(jí)意圖和領(lǐng)導(dǎo)決策，把各項(xiàng)工作的要求部署變成文字材料，深入貫徹落實(shí)下去。

（一）真心付出。辦公室的工作繁雜而瑣碎，很容易使人變得心浮氣躁，不能沉下心來寫作，因此，有的人一旦接到工作任務(wù)，就從網(wǎng)上摘抄相關(guān)的文章，至多稍微修改下應(yīng)付了事，這樣是絕對(duì)不行的。我們應(yīng)該進(jìn)一步堅(jiān)定把自己培養(yǎng)成大“筆桿子”的信心和決心，夯實(shí)基礎(chǔ)，多付出、多投入，把任何的寫作任務(wù)都當(dāng)成提高自身寫作水平的契機(jī)。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)。若想成為文字材料的高手，就必須做“勤學(xué)者”，進(jìn)一步增強(qiáng)自身的理論修養(yǎng)，特是要加強(qiáng)對(duì)高職高專院校相關(guān)業(yè)務(wù)理論的學(xué)習(xí)，深入把握和正確領(lǐng)會(huì)國(guó)家對(duì)于加快高職教育發(fā)展的各項(xiàng)方針、政策。

（三）注重積累。對(duì)上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、部門總結(jié)、學(xué)校內(nèi)的各種信息等材料，認(rèn)真收集整理，仔細(xì)歸納研究，積極思考提煉，并將其運(yùn)用到實(shí)際寫作中去。

（四）把握大局。在科學(xué)運(yùn)用黨和國(guó)家以及教育行政部門的要求部署，以及學(xué)校相關(guān)發(fā)展思路的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，貼近發(fā)展大局、貼近領(lǐng)導(dǎo)思路、貼近師生意愿、把握工作規(guī)律，高標(biāo)準(zhǔn)完成各種綜合文字材料的撰寫工作，切實(shí)達(dá)到“出思想、出精品”的目標(biāo)。

（五）做好修改。做好文章修改是提高文字綜合水平的關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)于不緊迫的工作任務(wù)，完成初稿后，可以放置一段時(shí)間再修改，這樣自己有更多的時(shí)間去思考，也能使文章內(nèi)容更加豐富，主題更加突出，語(yǔ)言更加到位。

二、強(qiáng)化培養(yǎng)綜合協(xié)調(diào)能力

綜合協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項(xiàng)常規(guī)工作，認(rèn)真做好綜合協(xié)調(diào)工作，使校內(nèi)各行政機(jī)構(gòu)始終保持順暢聯(lián)系，是保障學(xué)校工作任務(wù)扎實(shí)有效完成的重要基礎(chǔ)。綜合協(xié)調(diào)工作應(yīng)抓好以下兩個(gè)方面。

（一）對(duì)外的綜合協(xié)調(diào)。抓好對(duì)教育行政主管單位、企事業(yè)單位以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門的接待工作，不斷加強(qiáng)與他們的溝通協(xié)調(diào)，只有這樣，才能清晰掌握各單位的動(dòng)態(tài)和工作要求，才能盡可能地爭(zhēng)取到社會(huì)各界的關(guān)注與幫助，這為學(xué)校的教育事業(yè)更快更好地發(fā)展?fàn)I造良好氛圍具有重要作用。

（二）對(duì)內(nèi)的綜合協(xié)調(diào)。抓好校內(nèi)的協(xié)調(diào)服務(wù)，是確保各項(xiàng)工作正常有序開展的基礎(chǔ)。要當(dāng)好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀，加強(qiáng)與教務(wù)、學(xué)生、后勤行政職能部門以及各二級(jí)學(xué)院之間的溝通協(xié)調(diào)。認(rèn)真做好這些工作，才能深入貫徹落實(shí)校領(lǐng)導(dǎo)的要求與部署，準(zhǔn)確把握工作重點(diǎn)，分清工作主次和輕重緩急，及時(shí)精準(zhǔn)掌握學(xué)校的各種情況，真正確保學(xué)校各項(xiàng)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

辦公室人員要在準(zhǔn)確把握“立足大局、認(rèn)真細(xì)致、服務(wù)有力”的原則基礎(chǔ)上，強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)的方法與技巧的培養(yǎng)，由此來提高自身的綜合協(xié)調(diào)能力。既要能夠采用溝通、激勵(lì)等科學(xué)方法，又要能夠采用命令、指示等有效手段。在協(xié)調(diào)角度的選擇上，既要從全局與整體的利益著眼，又要從細(xì)節(jié)入手，機(jī)動(dòng)靈活地開展溝通，真正保證決策的有效執(zhí)行。另外，溝通還要掌握談話時(shí)機(jī)，注重選擇良好的語(yǔ)言手段，溝通協(xié)調(diào)工作還應(yīng)注重“換位思考”，多聽取不同的看法和聲音，以最好的態(tài)度進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取達(dá)成共識(shí)。

三、強(qiáng)化培養(yǎng)服務(wù)管理能力

辦公室人員應(yīng)該從以下四個(gè)方面來培養(yǎng)服務(wù)管理能力。

（一）要做好會(huì)務(wù)和活動(dòng)安排。要本著“信息準(zhǔn)確、服務(wù)周到”的工作原則，按照會(huì)議活動(dòng)的細(xì)致性、周到性和實(shí)效性的客觀要求，進(jìn)一步提升會(huì)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和相關(guān)活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)能力，保證院校工作中的各項(xiàng)會(huì)議、重大活動(dòng)順利開展。

（二）要做好督辦落實(shí)工作。圍繞學(xué)校發(fā)展的工作思路和校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于各項(xiàng)工作的重要講話精神抓督查，促落實(shí)，做到督查工作有力到位。同時(shí)，要進(jìn)一步強(qiáng)化督查成果運(yùn)用，認(rèn)真做好對(duì)工作推進(jìn)情況的匯總、分析，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋意見，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供有力依據(jù)。

（三）扎實(shí)做好公文處理工作。要進(jìn)一步明確公文在收發(fā)、登記、傳遞、用印、歸檔等重點(diǎn)環(huán)節(jié)的責(zé)任，嚴(yán)格遵守公文處理相關(guān)制度，確保所有文件的上傳下達(dá)。同時(shí)，要做好接打電話和收發(fā)傳真工作，做到內(nèi)容記錄正確、上報(bào)及時(shí)，按期歸檔。

（四）要加強(qiáng)宣傳工作。要進(jìn)一步強(qiáng)化宣傳工作的新舉措，扎實(shí)做好校園的對(duì)外宣傳工作，以“大”“快”“好”為著眼點(diǎn)，利用互聯(lián)網(wǎng)，以微博、微信、社交網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)客戶端等新媒體為載體，重點(diǎn)宣傳學(xué)校在教育教學(xué)、學(xué)生管理等各方面的成果，全力提高學(xué)校的知名度和影響力。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著高職高專教育加快發(fā)展和高等教育管理體制改革的深入推進(jìn)，高職高專院校辦公室將面臨著更高的要求和更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為新時(shí)代的辦公室工作人員，必須要進(jìn)一步明確工作職能，培養(yǎng)工作能力，增強(qiáng)服務(wù)效能，全面提升辦公業(yè)務(wù)水平，為更好地服務(wù)高職高專院校的建設(shè)和發(fā)展貢獻(xiàn)更大力量。

【1】陳哲新.高職院校辦公室業(yè)務(wù)能力提升初探[J].職大學(xué)報(bào),2015（3）.

【2】王艷.提高高職院校系辦公室管理工作質(zhì)量的新思考[J].當(dāng)代職業(yè)教育, 2013（12）.