專業(yè)所辦公室工作的體會(huì)和思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院畜牧研究所 師蔚群 火金琍

專業(yè)所辦公室工作的體會(huì)和思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院畜牧研究所 師蔚群 火金琍

本文以所在單位為例，結(jié)合自身工作經(jīng)歷和實(shí)踐，分析了省級(jí)農(nóng)科院專業(yè)所辦公室工作的特點(diǎn)和難點(diǎn)，總結(jié)了辦公室工作的具體做法和體會(huì)，在此基礎(chǔ)上深入思考，提出了做好專業(yè)所辦公室管理工作的幾點(diǎn)建議。

專業(yè)所；辦公室；體會(huì)；思考

省級(jí)農(nóng)科院專業(yè)所辦公室既是專業(yè)所的綜合管理部門，又是院內(nèi)整個(gè)管理體系的重要部門，承上啟下，溝通內(nèi)外，重要性不言而喻。本人結(jié)合自身工作經(jīng)歷和實(shí)踐，對(duì)如何開展專業(yè)所辦公室工作進(jìn)行了思考和探索，旨在更好地服務(wù)于新常態(tài)下的農(nóng)業(yè)科研工作。

一、特點(diǎn)和難點(diǎn)

（一）內(nèi)容廣，服務(wù)部門多。專業(yè)所辦公室的地位比較特殊，位于全院整個(gè)管理體系的終端環(huán)節(jié)，職能部門的很多工作都需要通過專業(yè)所辦公室來貫徹并落實(shí)。因此，專業(yè)所辦公室是院機(jī)關(guān)處室的重要抓手。從某種意義上講，專業(yè)所辦公室的工作效率反映了專業(yè)所的管理水平，影響著職能部門的工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。江蘇省農(nóng)科院目前有15個(gè)機(jī)關(guān)職能處室，兩個(gè)基地，13個(gè)專業(yè)研究所。就畜牧所辦公室而言，根據(jù)內(nèi)部分工及領(lǐng)導(dǎo)安排，與全院三十幾個(gè)科室的工作相對(duì)應(yīng)，工作范圍涉及人事、文秘、財(cái)務(wù)、基建、行保、黨務(wù)等，內(nèi)容寬泛，面廣量大。

（二）人手少，服務(wù)對(duì)象多。專業(yè)所辦公室作為專業(yè)所的綜合管理部門，直接面向廣大農(nóng)業(yè)科研工作者，肩負(fù)著為一線科研人員服務(wù)的重任。為了能讓科研人員安心做學(xué)問，專心搞科研，辦公室在管理上需要付出相當(dāng)多的時(shí)間和精力，為他們做好后勤保障，創(chuàng)造良好的科研環(huán)境。畜牧所在江蘇省農(nóng)科院是一個(gè)小所，人員相對(duì)較少，但目前全所在編職工、人事代理、勞動(dòng)合同工、退休返聘、博士后、研究生、實(shí)習(xí)生、協(xié)議用工等各類人員共計(jì)80余人。而所辦公室僅有在編職工1人、勞動(dòng)合同工1人。人手少，服務(wù)的對(duì)象多，是江蘇農(nóng)科院專業(yè)所辦公室普遍存在的問題。

（三）地點(diǎn)多，人員較分散。江蘇省農(nóng)科院地處南京東郊風(fēng)景區(qū)，2007年，因城市發(fā)展需要及全院整體規(guī)劃，院內(nèi)動(dòng)物試驗(yàn)場(chǎng)全部遷至六合動(dòng)物科學(xué)基地，距院本部約76公里。另外，畜牧所在常州、鹽城、宿遷、鎮(zhèn)江、泰州、南京周邊等地都有合作的示范基地或企業(yè)，科研人員經(jīng)常出差，部分年輕同志長(zhǎng)期駐點(diǎn)。此外，所里還有一些同志長(zhǎng)期或短期出國(guó)、在外進(jìn)修、掛職鍛煉、攻讀學(xué)位等。工作地點(diǎn)之多，給辦公室的管理工作帶來了困擾。

（四）責(zé)任大，影響面較廣。辦公室地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。專業(yè)所辦公室同樣如此，它既有一般辦公室的工作特點(diǎn)，又有專業(yè)所的工作規(guī)律，如果出現(xiàn)差錯(cuò)，可能會(huì)影響到科研工作的順利進(jìn)行。

二、做法和體會(huì)

（一）做好“發(fā)言人”。因?yàn)榻佑|面多，信息量大，需要辦公室快速作出反映，這一環(huán)節(jié)如果出了差錯(cuò)，就會(huì)影響后面的工作開展，有時(shí)任務(wù)緊急更不能掉以輕心。為了減輕科研人員的負(fù)擔(dān)，一般來說，我們要對(duì)信息進(jìn)行必要地處理，盡可能使其格式化和條例化，讓大家一目了然，知道要做什么、怎么做。一方面，對(duì)于所里的決策或決定，及時(shí)地向職工傳達(dá)。另一方面，對(duì)于院機(jī)關(guān)文件或通知，不僅要及時(shí)地向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，便于所領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間作出決策和指示，還要及時(shí)地通知到相關(guān)職工，特別要注意通知在外職工，切不可出現(xiàn)差錯(cuò)。

（二）做好“代言人”。科技發(fā)展日新月益，科研人員自身的壓力也很大，他們往往把主要精力都放在科研上，而降低了對(duì)其它事物的關(guān)注程度，這樣就容易造成信息的不對(duì)稱。所以信息發(fā)布只是一個(gè)良好的開端，接下來辦公室還需要做好“代言人”。一是充分發(fā)揮參謀助手作用，做好所領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)職能部門的“代言人”，幫助職工充分了解并理解院所的各項(xiàng)決策或決定。職工有不明白、不理解的事，辦公室要耐心細(xì)致地做好解讀和說明。若涉及到職工切身利益，還應(yīng)結(jié)合每個(gè)人的具體情況進(jìn)行分析，給出合理的意見和建議，在不違反政策的情況下實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益的最大化。二是要做好職工的“代言人”。辦公室天天和一線科研人員、工勤人員打交道，工作中要做個(gè)有心人，注意傾聽大家的心聲，反映職工的意愿和需求，促進(jìn)院所的決策更加完善、更加科學(xué)。

（三）做好“責(zé)任人”。辦公室同志要具備操作處理實(shí)際問題及應(yīng)變的能力。許多工作時(shí)不待人，執(zhí)行各項(xiàng)工作的時(shí)候，能在職責(zé)范圍內(nèi)掌握政策、正確處理的事務(wù)，決不能推諉，不能推給領(lǐng)導(dǎo)，要及時(shí)妥善地處理[1]。2012年，畜牧創(chuàng)新大樓建設(shè)期間，為了克服時(shí)間緊、任務(wù)重、人手少等困難，畜牧所辦公室在全院率先建立了以辦公室為核心、各部門年輕同志參與的聯(lián)絡(luò)人機(jī)制，職工主動(dòng)參與管理，信息傳達(dá)更加通暢，大樓建設(shè)中遇到問題時(shí)協(xié)調(diào)更加有效，較好地完成了工作任務(wù)，得到了職能部門、所領(lǐng)導(dǎo)和職工的一致認(rèn)可，產(chǎn)生了較好的反晌。

（四）做好“執(zhí)行人”。辦公室不僅要做好上傳下達(dá)，而且要做好所領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)職能部門決策的督促、檢查和落實(shí)。文件精神是否能貫徹落實(shí)，規(guī)章制度是否能認(rèn)真執(zhí)行，各項(xiàng)工作是否能順利推進(jìn)，都和專業(yè)所辦公室的執(zhí)行力有關(guān)。工作中要注意方式方法，在不違背原則的情況下，既要追求工作的規(guī)范化，也要體現(xiàn)工作的人性化，靈活有度，適當(dāng)把握。

三、思考和建議

（一）要有責(zé)任心。辦公室工作頭緒多，事情雜，不可掉以輕心，稍不留神就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。要做好辦公室工作，一定要保持高度的責(zé)任心，精益求精，舉輕若重，避免出錯(cuò)。

（二）要有平常心。科研工作永遠(yuǎn)是專業(yè)所的中心任務(wù)，是科研院所發(fā)展的生命力。所以在角色定位上，辦公室要甘當(dāng)幕后英雄。江蘇省農(nóng)科院專業(yè)所主任大多是專業(yè)出身，因?yàn)榉N種原因放棄了科研事業(yè)轉(zhuǎn)到管理崗位，工作比較辛苦，成績(jī)卻難以顯現(xiàn)，所以要注意調(diào)整心態(tài)，淡然處之，保持一顆平常心。

（三）要有進(jìn)取心。專業(yè)所辦公室辦公室的同志不僅要有較高的理論水平，而且要掌握一定的專業(yè)知識(shí)。所以要堅(jiān)持學(xué)習(xí)和思考，不僅政策理論上要與時(shí)俱進(jìn)，還要了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)工作的針對(duì)性，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

（四）要有包容心。職工是一個(gè)單位的基本分子，一個(gè)職工一個(gè)特點(diǎn)，不同的人有不同的個(gè)性。辦公室同志面對(duì)那么多職工，要學(xué)會(huì)換位思考，顧全大局，主動(dòng)溝通，處理好方方面面的關(guān)系。

隨著科技體制改革的不斷深入與完善，科研管理也要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。當(dāng)前，全國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新常態(tài)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作提出了新的要求，農(nóng)業(yè)科研管理也要不斷提升，適應(yīng)新形勢(shì)下的農(nóng)業(yè)科研工作。省級(jí)農(nóng)科院專業(yè)所辦公室直接服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)，影響著全院農(nóng)業(yè)科研工作的整體秩序，工作難度大、人手少、任務(wù)重，需要專業(yè)所辦公室的同志具備較高的基本素質(zhì)和工作能力，結(jié)合所在單位的工作特點(diǎn)和具體要求，因地制宜，因勢(shì)利導(dǎo)，創(chuàng)造性地開展辦公室工作，從而為院所農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

[1]陳靜.省級(jí)農(nóng)科院專業(yè)所辦公室工作研究.安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)，2013,41(20):8765-8766.

[2]呂立寧.對(duì)研究所科研管理部門職能的認(rèn)識(shí)與實(shí)踐.中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，1998，11（4）：212－214.

[3]王文娟.關(guān)于農(nóng)業(yè)科研加強(qiáng)科研管理的分析與思考.農(nóng)業(yè)科技管理,2011,30（5）：32－34.