論檔案信息在科研課題中的跟蹤服務(wù)

文/云南磷化集團(tuán)有限公司晉寧磷礦 溫云鳳

論檔案信息在科研課題中的跟蹤服務(wù)

文/云南磷化集團(tuán)有限公司晉寧磷礦 溫云鳳

本文作者結(jié)合自身工作實(shí)際對(duì)檔案信息為科研課題論證、研究、鑒定各階段發(fā)揮的作用進(jìn)行論述。

檔案信息；科研課題；跟蹤服務(wù)

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是原始的歷史記錄。

檔案是生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù)，是科學(xué)研究的必要條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材。

可分為文書(shū)檔案、科技檔案和專門(mén)檔案。而科技檔案就是科研課題中的必要助手。

一項(xiàng)科研課題的研制成功，要經(jīng)歷課題論證、課題研究和課題鑒定三個(gè)階段，而每個(gè)階段任務(wù)的完成，又必須以占有大量相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息為前提，也就是科技檔案。因此，檔案人員可根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時(shí)地、連續(xù)地向科研人員提供對(duì)口的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成。這種服務(wù)就是檔案信息跟蹤服務(wù)。

一、檔案信息跟蹤服務(wù)在課題論證過(guò)程中的作用

科研工作的第一個(gè)階段就是課題論證。課題論證實(shí)際上就是對(duì)所擬選題進(jìn)行可行性分析，論證其有無(wú)理論意義、實(shí)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益的前期調(diào)研過(guò)程。

繼承與創(chuàng)新是科研工作的本質(zhì)特征，任何一項(xiàng)科研成果都離不開(kāi)對(duì)前人或他人研究成果的借鑒與汲取。在此過(guò)程中，檔案人員開(kāi)展檔案信息跟蹤服務(wù)，把過(guò)去的、現(xiàn)有的、別人的科技成果匯集起來(lái)，經(jīng)過(guò)綜合分析整理，精心加工，匯集起來(lái)，提供給科研人員，使他們能了解和掌握國(guó)內(nèi)外科技水平、科技方面的新工藝、新技術(shù)、新成果及市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等，從而確定所擬項(xiàng)目要達(dá)到的技術(shù)水平、市場(chǎng)目標(biāo)、成本目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)，從而完成課題的論證工作。

由此可見(jiàn)，開(kāi)展檔案跟蹤服務(wù)在課題論證中具有十分重要的作用，便于研究者開(kāi)闊思路，啟迪創(chuàng)新。例如筆者所在的單位有一個(gè)技改項(xiàng)目在選定擦洗廠三段旋流器開(kāi)路流程生產(chǎn)粉磷礦課題時(shí)，在論證階段，檔案人員開(kāi)展跟蹤服務(wù)，根據(jù)該課題的具體情況，及時(shí)向科研人員提供課題研究的背景資料及有關(guān)評(píng)價(jià)分析性質(zhì)的資料。

這些前期成果的檔案信息提供，不僅使科研人員找出了有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)，而且拓展了視野，使他們定出了求新、求異又切實(shí)可行的攻關(guān)目標(biāo)，選擇了既投資少、又實(shí)用于高產(chǎn)量的三段旋流器開(kāi)路流程生產(chǎn)粉磷礦的辦法。

由于選題得當(dāng)，準(zhǔn)確把握了生產(chǎn)需求，加之研究深入、創(chuàng)新，該課題獲得了云南省知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、云南省教育廳、云南省科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)、云南省總工會(huì)、云南省發(fā)明協(xié)會(huì)頒發(fā)的云南省優(yōu)秀發(fā)明創(chuàng)造“金品杯”選拔賽一等獎(jiǎng)。

二、檔案信息跟蹤服務(wù)在課題研究中的作用

課題研究是科學(xué)研究過(guò)程中的創(chuàng)造性勞動(dòng)階段。在這一階段，同樣需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案。因此，檔案人員可以通過(guò)課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料。

在研究過(guò)程中形成的中間材料，包括實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的各種數(shù)據(jù)和工作進(jìn)行中的會(huì)議記錄等等，檔案人員都切實(shí)把這些材料、數(shù)據(jù)收集整理起來(lái)，避免了科技人員在下一步的研究中重復(fù)勞動(dòng)，起到“雨前送傘，雪中送炭”的作用。

同時(shí)，課題研究中常常需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究?jī)?nèi)容和方法。檔案跟蹤服務(wù)就能夠滿足科學(xué)研究這一特殊需要。它通過(guò)及時(shí)、同步的跟蹤服務(wù)，向研究人員提供科研信息，確保課題順利地、高質(zhì)量地完成。

通過(guò)檔案人員搜集資料，進(jìn)行比較、分析、研究，把分析得出的結(jié)論及詳細(xì)數(shù)據(jù)及時(shí)反饋給課題組，使課題組人員及時(shí)補(bǔ)充、完善了研究?jī)?nèi)容，得到了科研人員的好評(píng)。可見(jiàn)，檔案人員通過(guò)各種渠道和途徑不失時(shí)機(jī)地開(kāi)展創(chuàng)造性的跟蹤服務(wù)，在課題研究中發(fā)揮著保證課題水平以及質(zhì)量的作用。

三、檔案信息跟蹤服務(wù)在課題鑒定階段的作用

科研成果的鑒定是科學(xué)研究的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是成果應(yīng)用或推廣的起點(diǎn)，它是整個(gè)課題研究活動(dòng)中的關(guān)鍵工作。

在成果鑒定前，檔案人員要把課題的全部科技文件材料收集齊全，做好檔案跟蹤服務(wù)，嚴(yán)格審查、把關(guān)，確保了歸檔文件材料的質(zhì)量。

我們?cè)谑占恍┱n題的鑒定材料時(shí)，發(fā)現(xiàn)鑒定證書(shū)上只有上級(jí)主管機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，卻沒(méi)有主管機(jī)關(guān)的公章，反映給課題組后，及時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)給予補(bǔ)簽，使成果的鑒定具有了法律效果，這對(duì)課題鑒定工作起著至關(guān)重要的作用。

目前，基層檔案工作面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的考驗(yàn)。“不進(jìn)則退，不變則死”“有為才能有位”，檔案人員唯有不斷學(xué)習(xí)、進(jìn)取、開(kāi)拓、創(chuàng)新，使檔案工作有所發(fā)展才能為檔案工作帶來(lái)生機(jī)和活力。特別是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)、情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知道的信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，這是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，也是檔案管理工作的必由之路。