新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式探析

文/云南大學公共管理學院 張偉

新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式探析

文/云南大學公共管理學院 張偉

新形勢下，用戶用檔需求對企業(yè)提供檔案利用的方式提出了新的要求，企業(yè)檔案部門需改變傳統(tǒng)落后的檔案提供利用方式，用發(fā)展的眼光去革新檔案提供利用方式。本文從四個方面進行探討：檔案編研、檔案信息推送、檔案數(shù)字化、微信公眾平臺。

新形勢；企業(yè)檔案；檔案利用

馬克思哲學原理告訴我們：一切事物都處于永不停息的運動、變化和發(fā)展過程中，整個世界就是一個無限變化和永恒發(fā)展的物質世界，發(fā)展就是新事物代替舊事物的過程。檔案提供利用自然也不例外，在新的形勢下，企業(yè)檔案提供利用的方式也會受周圍環(huán)境的變化而作必要的變革。本文就此作簡單探析。

一、企業(yè)檔案利用的“新形勢”分析

（一）企業(yè)自身發(fā)展。現(xiàn)代社會是激烈競爭的社會，而企業(yè)是以盈利為目的，運用各種生產(chǎn)要素，向市場提供商品或服務，實行自主經(jīng)營、自負盈虧、獨立核算的經(jīng)濟組織。企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地，就需要企業(yè)自身獲得持續(xù)的發(fā)展，充分利用各種生產(chǎn)要素，這其中就包括檔案，而檔案這種生產(chǎn)要素是否利用得當，取決于檔案如何提供利用以及利用的程度怎樣。因此，如何高效提供檔案利用是當務之急。

（二）信息技術進步。現(xiàn)代社會，信息技術日新月異，信息環(huán)境日漸成熟，在信息化的浪潮中，企業(yè)融入信息化是必然態(tài)勢。因此，企業(yè)檔案提供利用信息化也是順應企業(yè)信息化發(fā)展的需求，改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案提供利用方式，代之以信息技術環(huán)境下的企業(yè)檔案提供利用方式是必然趨勢。

（三）用戶用檔需求。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案用戶需求也發(fā)生了明顯變化，主要表現(xiàn)為：第一，對檔案信息的質量要求提高，要求檔案檢索結果集約化、系統(tǒng)化、濃縮化。第二，對檔案部門的服務能力要求提高，要求檔案部門做到快速檢索、及時反饋、隨查隨用。第三，對檔案的自助查詢要求提升，檔案查詢途徑多元化、利用檔案便利化成為企業(yè)檔案用戶的普遍訴求。

二、新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式略述

（一）積極開展企業(yè)檔案編研工作。積極開展企業(yè)檔案編研工作，出版實用的編研產(chǎn)品以保證檔案用戶對檔案檢索結果的集約化、系統(tǒng)化、濃縮化要求。開展檔案編研工作需要注意以下問題：第一，編研選題要緊緊圍繞企業(yè)當前的中心任務，例如近期某個產(chǎn)品的規(guī)劃、設計、制造等環(huán)節(jié)，對某產(chǎn)品的相關檔案進行編研；針對正在實施的某個項目，對涉及的相關檔案進行編研。第二，編研要確保質量，在編研過程中要力求材料堅實、信息可靠、表意明晰、信息集中。

（二）主動推送檔案信息。檔案部門主動出擊，圍繞企業(yè)當前主要工作，積極主動向相關部門推送檔案信息。一方面，可以提高檔案部門在企業(yè)的地位。另一方面，可以充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息，最大限度提高檔案的利用效率。應當注意的是，在推送信息前，要對目標部門做充分的調查，以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。例如，財務部門近期正在審核近三年辦公經(jīng)費支出情況，據(jù)此可推送近三年財務檔案中的相關憑證信息；設備管理部門近期準備購買一臺數(shù)控車床，可以推送單位現(xiàn)有數(shù)控車床的性能、價位、廠家等相關設備信息。

總之，主動推送檔案信息，主動提供咨詢是檔案部門新時期檔案提供利用的新思路。

（三）逐步實施企業(yè)數(shù)字檔案館工程。2010年6月，國家檔案局辦公室下發(fā)的《數(shù)字檔案館建設指南》中指出：數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，利用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

逐步實施企業(yè)數(shù)字檔案館工程，建設企業(yè)數(shù)字化檔案管理平臺，將企業(yè)現(xiàn)存的檔案通過掃描、拍照等技術手段實現(xiàn)紙質檔案電子化，通過相應的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)電子文件的在線歸檔，使企業(yè)相關的信息資源通過數(shù)字檔案館平臺進行集成，以達到企業(yè)信息資源的整合，便于企業(yè)檔案用戶利用相關信息資源。

（四）利用新時代傳播媒介——微信公眾平臺。1.微信公眾平臺的概念。微信公眾平臺是騰訊公司在微信的基礎上新增的功能模塊，通過這一平臺，個人和企業(yè)可以打造一個微信的公眾號，可以群發(fā)文字、圖片、語音、視頻、圖文消息五個類別的內容。目前微信公眾平臺支持 PC 端網(wǎng)頁、移動互聯(lián)網(wǎng)客戶端登錄，并可以綁定私人賬號進行群發(fā)信息。將微信公眾平臺充分應用于檔案信息服務中，為傳播優(yōu)秀檔案文化，改善檔案信息服務方式提供了條件。2.微信公眾平臺在檔案提供利用上的便利之處。第一，即時提供在線咨詢，隨時為用戶提供所需檔案信息，且可提供文字、圖畫、聲音等多種形式的檔案信息，能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務，使其滿意度顯著提升，檔案提供利用效率提高。第二，即時發(fā)布館藏最新信息。利用微信公眾平臺可以即時發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息，告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動態(tài)，使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時“聯(lián)系”。

三、結語

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素，提供企業(yè)檔案利用服務是企業(yè)檔案部門義不容辭的責任，做好這項服務工作，要與時俱進，需要用發(fā)展的眼光去捕捉社會最新發(fā)展動態(tài)，吸收借鑒其他行業(yè)的先進技術及管理方法。隨著社會的不斷發(fā)展，相信還會有更多的先進技術涌現(xiàn)，檔案提供利用的方式還會有新的變革，企業(yè)檔案部門需要用發(fā)展的眼光去不斷探索新的檔案提供利用的方式，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高效便捷的檔案信息服務。

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[3]賀晶晶，劉躍躍.檔案微信公眾平臺發(fā)展策略研究[J].檔案時空，2014（10）：12-14.