淺議基層單位實(shí)體檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

淺議基層單位實(shí)體檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

本文主要分析目前基層單位實(shí)體檔案存在的問題，并提出了加強(qiáng)實(shí)體檔案安全保護(hù)的對策。

基層單位；實(shí)體檔案；安全

2014年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，對當(dāng)前檔案和檔案工作、完善檔案工作機(jī)制、健全三個(gè)體系提出了一系列明確而具體的措施，是指導(dǎo)檔案工作的一部綱領(lǐng)性、規(guī)范性重要文獻(xiàn)。

《意見》中第四部分“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，更是對做好新形勢下基層單位檔案安全工作具有重要的指導(dǎo)作用和強(qiáng)大推動作用。安全工作是檔案工作永恒的主題，也是根本任務(wù)和生命線。檔案安全主要包含了檔案實(shí)體安全和檔案信息安全。檔案實(shí)體安全指檔案的保管利用安全，是保證檔案完整的最基本條件，亦是維護(hù)檔案保密性的最基本保障。

一、當(dāng)前影響檔案實(shí)體安全的因素

（一）自然因素。臺風(fēng)、洪澇、地震等自然災(zāi)害，是影響檔案實(shí)體安全的重要因素。特別是2008年汶川地震、2010年甘肅舟曲泥石流，給當(dāng)?shù)貦n案館里的實(shí)體檔案造成無法挽回的后果。自然災(zāi)害破壞力強(qiáng)，一旦發(fā)生，對實(shí)體檔案的破壞是毀滅性的、無法挽回的;細(xì)菌和霉菌使檔案發(fā)霉，甚至腐爛成為“檔案磚”，從而對檔案造成極大的傷害，是威脅檔案壽命的無形殺手。

（二）設(shè)施簡陋。當(dāng)前，省、市級檔案館基本都配備了較為完善的設(shè)施，但是更多的基層單位檔案室、檔案庫設(shè)施是簡陋的、不完善的。如有的單位只是用普通鑰匙鎖鎖住檔案柜，檔案室內(nèi)只有一臺空調(diào)來調(diào)節(jié)檔案室的溫度，沒有配備除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等；有的照片檔案、映像檔案都與文書檔案放置于一起，沒有配備專門的防磁柜，導(dǎo)致照片變黃褪色，光盤磁帶受損；部分單位檔案室內(nèi)的滅火器只是單一的干粉滅火器，消防器材不符合檔案保管要求，沒有監(jiān)控、防火報(bào)警系統(tǒng)，檔案室已然成為一個(gè)“儲物間”“雜貨鋪”，全然忽視了檔案對檔案室的“嚴(yán)”“細(xì)”要求。所有的這些都對檔案實(shí)體造成了巨大的隱患威脅，不能不引起各單位的重視。

（三）管理不嚴(yán)。一是制度不完善，目前基層單位已經(jīng)建立相對完善的檔案制度，但是檔案借閱過程中出現(xiàn)的損毀、破損等懲戒制度存在缺失；同時(shí)很大一部分制度僅限于對檔案管理者的約束，對于借閱者、使用者方面的約束不夠。二是安全意識不強(qiáng)，一方面檔案管理者的保管意識較弱，只管“守”一畝三分地，不管“護(hù)”住檔案安全細(xì)枝末節(jié)，只管大安全不管小安全，對于拿回的檔案不認(rèn)真檢查或者敷衍了事，匆匆忙忙再入庫。除此之外，檔案借閱者、片面認(rèn)為檔案的安全保管是屬于檔案人員的事，于己無關(guān)，不注重使用過程中的實(shí)體檔案保護(hù)保管。

二、加強(qiáng)檔案實(shí)體安全保護(hù)的對策

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案實(shí)體安全保障力。完備安全的硬件設(shè)施是檔案安全管理工作的基礎(chǔ)，是保障檔案安全的基礎(chǔ)條件。基層單位要加大檔案硬件設(shè)施的投入、支持保障力度，建立“物防”這第一道安全屏障，特別是做好閉路監(jiān)控、自動報(bào)警、自動滅火、自動溫控系統(tǒng)的建設(shè)工作，配齊配全密碼鎖、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等一系列硬件設(shè)施，進(jìn)一步提高檔案庫房的安全及防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，改善實(shí)體檔案保管條件，增強(qiáng)自然災(zāi)害抵抗力，保障實(shí)體在絕對安全的環(huán)境下保存。

（二）健全制度建設(shè)，提高檔案安全制度約束力。基層單位要建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理、崗位責(zé)任制、禁止吸煙、庫房衛(wèi)生等制度，把制度建設(shè)貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個(gè)安全環(huán)節(jié)，營造科學(xué)發(fā)展的檔案安全保護(hù)環(huán)境并保證各項(xiàng)制度落到實(shí)處；特別是要結(jié)合國家檔案局《檔案行政處罰暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本單位檔案損壞、丟失等處罰細(xì)則，完善檔案安全責(zé)任追究制。

（三）加強(qiáng)宣傳教育，提升保護(hù)實(shí)體檔案合力。檔案實(shí)體安全離不開檔案從業(yè)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識和危機(jī)意識，各單位要結(jié)合國際檔案宣傳日以及每年的“安全月”活動，切實(shí)加強(qiáng)檔案安全的宣傳教育，深化教育內(nèi)容，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，提升檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作能力，特別是提高單位內(nèi)部人員的檔案保護(hù)意識；定期開展檔案安全應(yīng)急演練，提升從業(yè)人員應(yīng)急處置及反應(yīng)水平，同時(shí)要嚴(yán)格落實(shí)安全責(zé)任制，形成一把手對檔案安全負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)直接責(zé)任的機(jī)制，尤其是發(fā)生檔案安全事故的，必須對領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人進(jìn)行“雙追究”。

（四）強(qiáng)化安全檢查，加大檔案安全監(jiān)督力。基層單位要按照“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的原則，制定檔案安全檢查方案，對重點(diǎn)部位和可能存在的隱患開展安全檢查，重點(diǎn)檢查汛期、高溫等特殊時(shí)期檔案室的溫濕度、消防設(shè)施、監(jiān)控、門窗、電力線路等，要把隱患消滅在萌芽中，及時(shí)堵塞危及實(shí)體檔案的安全漏洞，防止檔案安全事故的發(fā)生，使檔案安全工作不留死角，確保檔案庫房、設(shè)備、檔案實(shí)體的安全。

除此之外，異質(zhì)、異地備份、檔案數(shù)字化也是保護(hù)檔案實(shí)體安全的有效輔助和補(bǔ)充，基層單位要完善檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)異地備份。總而言之，檔案實(shí)體安全是檔案利用服務(wù)的前提，基層單位要逐步構(gòu)建“目標(biāo)明確、技術(shù)措施有效、組織管理有力”的檔案安全保障體系和長效機(jī)制，在基礎(chǔ)、制度、監(jiān)督上為檔案實(shí)體安全提供有利保障，使檔案為事業(yè)發(fā)展提供最有力支持。

［1］中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，2014.

［2］高淼淼.有害微生物對檔案實(shí)體的危害及防治措施［J］.蘭臺世界,2010.

［3］朱梁靚. 檔案部門“三個(gè)體系”建設(shè)的理論與實(shí)踐價(jià)值研究.鄭州大學(xué),2012.

［4］婁爭艷.淺議如何做好檔案安全保管工作［J］.辦公室業(yè)務(wù),2012.