學校檔案工作創新認識

文/杭州科技職業技術學院 方衛紅 許莉莉

學校檔案工作創新認識

文/杭州科技職業技術學院 方衛紅 許莉莉

檔案工作是學校資政、育人的一項基礎工作，是學校建設和發展的重要組成部分。文章分析學校檔案工作存在的問題和原因、提出創新學校檔案工作的4條措施。

檔案工作；學校；創新；思考

檔案工作是學校資政、育人的一項基礎工作，是學校建設和發展的重要組成部分。

多年來，完整、準確、真實的檔案資料能夠反映學校管理的全過程，作為檢查、評估等各項重要工作的依據，發揮了極其重要的作用。

但這并不代表每個學校都重視開展檔案工作，事實上，檔案工作在一些學校得不到應有的重視，開展學校檔案工作有一定的難度，這是一個值得關注和思考的問題。

一、問題

（一）“硬件”投入不足。隨著我國國民經濟的快速發展，國家對教育的投入有了大幅度地提高，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是學校對檔案室建設的“硬件”投入相對滯后。

少數學校檔案庫房簡陋，“八防”設施不能到位，庫房、辦公、閱覽也未能實現三分開，現有檔案設施、設備陳舊老化。

（二）“軟件”建設滯后。大多數學校的檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作等仍然延續著傳統的手工操作，效率低下，效果不顯。

檔案服務工作仍然停留在檔案的借與還上，很少從事有“知識含量”的檔案信息的開發利用，對檔案的內涵挖掘和加工遠遠不夠。

檔案服務的能力與教職員工對檔案工作的要求明顯不相適應。學校檔案信息化建設的滯后也帶來管理效能的低下。

（三）檔案人員整體素質不高。許多學校的檔案工作人員缺乏專業知識，大多為兼職，且還身兼數職，由于工作繁忙，造成他們業務鉆研不夠、不深。他們中不少人思想觀念陳舊，創新意識不強，工作的積極性不高。

二、原因分析

（一）學校對檔案和檔案工作的認識與定位不高。學校檔案是學校歷史、教學研究、教學改革、學生學習等活動過程和結果的記錄，是學校教職員工勞動和智慧的結晶，是學校教學工作方針、政策、方法、效果的真實記錄，學校檔案反映著學校的管理、辦學水平，是學校綜合能力的體現。

檔案工作在學校工作中具有重要的作用，學校應該對學校檔案工作樹立正確的定位和地位。

但是目前很多學校對學校檔案工作認識不足，檔案管理制度不夠健全，管理方式跟不上學校整體發展的潮流。

應該明確，提高地位的目的，不是為了待遇，為了聲譽，而是為了更好地開展工作，取得更好的業績。地位的提高又只能依靠實際工作中的作為、業績，所謂“作為決定地位”。我們要一改傳統的檔案工作人員“按時上下班，待遇一般般;從來不出差，寂寞人一枚”的形象，努力讓檔案和檔案工作“活”起來。

（二）學校對檔案工作的投入偏低。受學校資金的限制，為檔案室專門配備的掃描儀、電腦、打印機等設備未能配足配齊；對日益增長的檔案資源，在保管條件、整理編目與開發利用等工作經費投入上嚴重不足。

應該加強對學校檔案信息化建設的投入，切實“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導?！?/p>

（三）學校檔案人員創新能力不夠。學校對人才資源是第一資源的思想認識不足，特別是對檔案人員有“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向；沒有針對檔案專業人員成長和工作特點，來營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境；檔案人員自身也不善于學習，對新形勢下特別是信息時代檔案人員職業形象重塑和創新能力提升沒有緊迫感，造成融合專業理論和信息技術來解決實際問題的能力越來越困難。

三、幾點思考

（一）更新觀念是學校檔案工作創新的重要前提。要開拓學校檔案工作的新局面，必須解放思想，求真務實，與時俱進。學校領導要堅定樹立檔案是寶貴文化財富和重要知識資源的理念。

在此基礎上，首先，學校領導應該充分重視檔案工作的重要性，要把檔案工作當成一項學校建設和發展的基礎性工作來落實。

其次，檔案工作者要擺正位置，調整思路，變被動為主動，從多種途徑爭取校領導對檔案工作的關心支持。

再次，檔案工作者要加強宣傳，使每一位教職員工樹立起強烈的“我為學校創業績、學校為我留痕跡”的檔案意識。要充分運用積累的工作經驗、檔案利用的典型事例進行宣傳，并運用多種形式和多種媒體開展檔案宣傳工作。

（二）改革檔案管理模式是新時期創新學校檔案工作的基本要求。學校檔案管理模式應從傳統手工型向現代智能型轉變。隨著計算機檔案軟件的出現，大大縮短了檔案歸檔時間，使過去找一份文件，少則幾分鐘，多則幾個小時，縮短為點擊鼠標，輸入一、兩個關鍵詞，幾十秒鐘甚至更少時間內就可把所需的有關文件找出，從根本上消除了找文件難的問題，

為利用者提供了更為直接、便捷、高效的檔案服務。因此，今后一個時期，學校檔案工作重點應當放在信息化建設上，力爭在短期內建立檔案目錄與全文數據庫，改變原來的一個人、一間房、一堆檢索工具的傳統管檔用檔模式，努力實現檔案檢索與利用現代化。

（三）深化服務內容是學校檔案工作創新的根本目的。學校檔案服務要變傳統服務為知識服務，助力學?？萍紕撔隆?/p>

學校檔案人員可以緊緊圍繞學校和教育的改革與建設需要，開展檔案資料研究，出論文、出專著；可以圍繞學校中心工作和中短期規劃，進行檔案資料深度挖掘，借助于網絡等傳播手段，為學校和社會提供基礎性、綜合性、系統性的信息服務；還可以結合學校和社會的重大慶祝、紀念活動，舉辦各種各樣的專題展覽等。力求將原有的存量檔案轉化為有科技含量的知識信息，變“死檔案”為“活資料”。

（四）加大檔案經費投入是學校檔案工作創新的財力保證。學校要加大對檔案工作的資金投入，為檔案工作的可持續發展創造良好條件。要“嚴格按照有關規范和標準加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災標準，采用先進的安全保密技術、設備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密。”

要在檔案的收集征集、安全管理、開發利用等方面給予經費保障，按現有館藏每卷2元標準列入年度預算，并隨著檔案保管要求的提升以及服務方式的改進而相應增加；每年要安排一定的專項資金用于加強學校檔案工作，重點用于檔案的信息化建設、重要檔案征集、珍檔保護等工作；按要求配備檔案工作的專門庫房和必備設施，購置標準、統一的檔案裝具等。

（五）提高檔案人員素質是學校檔案工作創新的人才保障?！靶Ｒ圆帕?、業以才興”。學校要落實培養好檔案工作人員，關心、支持他們做好本職工作，并保證檔案人員的相對穩定；要加強綜合知識學習和業務技能培訓，優化檔案人員隊伍的知識結構、專業技能，專（兼）職檔案人員要持證上崗；學校檔案部門要確實履行檔案管理指導職能結合機關作風建設，通過落實培訓、服務等切實有效措施，增強黨員干部的使命感、責任感和服務意識，努力建設一支愛崗敬業、求真務實、開拓創新、無私奉獻的檔案干部隊伍，促進學校檔案工作的科學發展。

總之，新時期的學校檔案工作者只有更新觀念、刻苦學習、勇于探索、開拓創新，才能走出一條新路子，干出一番新事業。