淺談高校檔案資源的開發和利用

文/四川醫科大學檔案館 陳敏

淺談高校檔案資源的開發和利用

文/四川醫科大學檔案館 陳敏

本文針對目前高校檔案資源的開發和利用存在的問題進行討論，并在此基礎上提出相應的改進對策。

高校檔案資源；重要意義；開發；利用；對策

新形勢下，伴隨著社會的迅速發展，檔案資源在各個行業之中的利用價值不斷得到提升，高等教育領域也不例外，高校在長期辦學實踐中形成了大量的檔案資源，不僅僅是高校日常管理工作的真實記錄，而且具有十分重要的開發利用價值，只有對其進行科學合理地開發，才可以充分發揮其應有的積極作用，從而為高校發展提供科學的依據和可靠的參考。伴隨著高等教育改革的深入發展和辦學水平的不斷提高，高校檔案資源載體和內容越來越豐富導致開發和管理難度不斷增加。為此，本文將針對目前高校檔案資源的開發和利用存在的問題進行討論，并在此基礎上提出相應的改進對策。

一、高校檔案資源的內涵解讀

高校檔案資源主要指得是高等教育機構在長期的辦學實踐中產生和積累的具有一定使用價值和參考價值、并且經過立卷歸檔集中進行儲存和管理的各種形式的文件材料，是學校在不同歷史發展時期教學科研以及日常管理的真實體現，也是學校長期發展的重要的客觀依據。高校檔案資源不僅是學校寶貴的精神財富，而且具有文化教育功能，對高等教育事業以及學校本身的可持續發展具有重要的作用。

新形勢下高校檔案資源的開發利用就是檔案管理部門根據現實需求，通過相關技術手段對檔案自身所屬的內涵進行科學研究，探索并總結檔案反映的內在相關科學規律，并且對相關檔案內容進行總結，進而為學校的發展規劃提供科學的參考意見。

二、開發和利用高校檔案資源的重要意義

(一)有利于發揮高校檔案的自身功能。在社會改革不斷深入發展和高校之間競爭日益激烈的現實情況下，作為高校日常管理工作重要組成部分的檔案管理工作也必須主動打破傳統管理理念，緊跟社會發展潮流，以只爭朝夕的精神和認真負責的態度對高校檔案資源進行深度地開發和利用，從而更好地發揮其自身應有的促進作用。

(二)有利于提高學校決策科學化水平。高校檔案館（室）在長期發展中形成和積累了大量的關于學校建設發展、科學研究、教育改革以及發展規劃等方面的檔案資料，尤其是一些經過系統科學整理而形成的重要資料和數據，更是可以作為高校制定科學決策和發展規劃的重要依據和借鑒。因此，相關高校的檔案管理機構必須從學校改革發展的實際情況出發，從滿足學校科學管理和科學決策的需要出發，加強高校檔案資源的開發和利用，從而有利于提高學校決策的科學化水平。

(三)有利于實現高校的可持續發展。應該說，高校檔案工作作為高校工作的一項基本建設，其是一項打基礎利長遠的工作，高校加強檔案管理工作是“功在當代、利在千秋”。而且，一所高校的檔案管理水平和服務質量，往往在一定程度上體現著自身的科學管理水平和未來發展潛力。高校檔案信息資源客觀真實地記錄了學校發展的整個過程，而在現實中，高校改革發展中必須以科學決策和管理為前提，而這必然要求有管理規范、服務高效的檔案管理作為支撐。因此，切實抓好和加強高校檔案資源的開發和利用，可以為學校決策提供更多有價值的信息，從而有利于實現高校的可持續發展。

三、新時期高校檔案資源開發利用的有效對策

(一)提高對高校檔案資源開發利用的認識。伴隨著高校改革的深入發展和知識更新的不斷加快，高校日常工作對檔案信息的依靠和利用需求不斷提高，這都要求我們必須改變傳統檔案管理觀念，提高對高校檔案資源開發利用的認識。首先，高校師生必須正確認識新形勢下開發和利用高校檔案資源對學校發展的重要作用，樹立起現代檔案管理觀念，并將其真正作為高校日常工作的重要部分和戰略發展資源。其次，應該加強檔案管理工作的獎懲激勵措施。高校應將學校檔案管理工作納入到學校主管領導的工作目標之中，明確相關工作人員的工作職責并且定期對其進行考核，從而充分調動高校檔案工作管理人員的工作積極性。

(二)建立建全高校檔案開發利用管理機制。檔案作為學校的重要財富，只有建立建全高校檔案開發利用管理機制，才可以確保高校檔案資源的真實性和完整性。首先，高校檔案管理部門必須堅持集中統一的管理原則，對那些具有一定保存價值的原始檔案資源應該由專門單位對其進行集中收集和統一管理。其次，應建立建全相關規章制度。

應該說，完善的管理規章制度是做好高校檔案管理工作的重要基礎和前提保證，因此新形勢下要做好高校檔案管理開發利用工作就應該構建一套科學合理且具有較強操作性的檔案規章管理制度，并且在日常管理工作中克服隨意性，堅持按相關規章制度辦事，才可以將服務落實到實處。最后，必須將高校檔案開發利用工作主動納入學校的發展規劃中去，從而使其免受因工作人員調整而受到的影響。

(三)重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設。信息化時代背景下開發和利用，需要一大批掌握先進檔案管理技術和管理理念的優秀人才，因此，重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設，是開展高校檔案開發和利用工作的重要保證。首先，必須加強高校檔案管理工作人員的檔案業務知識培訓，有效提高高校檔案管理工作人員的工作能力和業務素質，并使之高效地服務于檔案資源開發利用工作。其次，相關單位應制定合理的人才政策，加大優秀人才引進力度，使越來越多的檔案人才補充到高校檔案管理隊伍中來，從而提高高校檔案管理人才隊伍整體水平。最后，應重視并加強高校檔案管理隊伍的穩定工作，改革用人機制，完善競爭機制，給每一位檔案人員以平等競爭和自我價值實現的公平環境 。

(四)加強不同機構橫向交流和縱向協作。面對名種新變化和新要求，高校檔案管理單位必須及時更新觀念，應加強不同機構橫向交流和縱向協作。一方面，加強同學校內部不同機構之間的聯系和溝通，充分發揮高校檔案資源在對于學校教學科研日常管理工作中的促進作用。另一方面，由于每一個高校在檔案管理工作方面都有自身的特色和亮點，各個高校檔案部門之間應加強交流與合作，相互吸取工作經驗從而取長補短以彌補自身的不足，不斷提高本單位的檔案管理工作水平，共同實現高校檔案資源為學校發展服務的目標。

(五)應做好高校檔案資源的宣傳和服務。新形勢下開發和利用高校檔案資源根本目的在于更好地為高校師生和相關社會人員服務，因此做好高校檔案資源的宣傳和服務是高校檔案資源開發過程中的一項非常重要的工作。如果高校檔案資源的利用價值沒有充分發揮出來的話，即使檔案資源開發水平再高，也難以體現出其應有的價值作用，這也是高校檔案工作者所不愿看到的情況。一方面，高校檔案館(室)必須加大人力物力財力投入，優化檔案服務條件，提高檔案公共服務的水平，從而擴大高校檔案館的影響力和吸引力。另一方面，應開展多渠道、多形式的宣傳活動。可以通過舉辦系列檔案展覽、陳列、講座，向高校師生宣傳檔案工作, 讓更多的人深入了解檔案、重視檔案工作, 進而提高全社會的檔案意識。

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