電子文件對檔案管理工作的影響和對策探討

文/廣東省肇慶市第一人民醫院 顧惠芳

電子文件對檔案管理工作的影響和對策探討

文/廣東省肇慶市第一人民醫院 顧惠芳

本文論述了電子文件對檔案管理工作產生的影響，檔案管理工作中應采取的相應措施。

電子文件；檔案管理；影響；對策

電子信息技術的發展推動了網絡辦公的普及，造成了電子文件增多。電子文件擺脫了傳統對紙和筆的依賴，節約了成本，同時大大提高了辦公效率，帶給人們極大的便利。與此同時，電子文件的頻繁使用，也對檔案管理工作產生了巨大的影響。

一、電子文件的概述

電子文件是相對于紙質文件而言的，以磁盤、光盤等作為載體的文字資料。電子文書、電子報表都可以視為電子文件。日常工作中的電子文件多數情況下通過計算機來進行閱讀、整理和傳遞，在很大范圍內能夠共享資源。此外，電子文件占據的空間較小，但是在保管的過程中對保管條件的要求更加苛刻。

電子文件同紙質文件相比具有以下幾個特點:其一，電子文件的傳遞克服了傳統紙質文件的不足，擺脫了時間、距離等因素的限制，在傳輸過程中具有及時性。其二，電子文件需要配套的辦公軟件進行閱讀，不具有紙質文件的直接閱讀性。其三，通過網絡，電子文件能夠最大范圍地進行資源共享。其四，電子文件所占空間較小，不需要很大的保存場所，但是對保存條件要求較高。

二、電子文件對檔案管理工作產生的影響

計算機在進入檔案管理工作的初期階段，只是單純改變了公文的書寫方式，將擬寫好的文件通過打印機打印出來，并沒有從根本上解決人力投入過大的問題，對檔案管理的工作沒有起到明顯的影響。但是隨著信息技術的不斷進步，電子文件發揮了越來越重要的作用，在檔案管理工作中所占據的地位也越來越明顯。下面從六個方面具體探討電子文件對檔案管理工作產生的影響。

第一，對法律效力的影響。電子文件完成后即可進行歸檔。通過光盤、磁盤等媒介進行保管的文件可以隨時根據需要進行修改，簡單易行。相比較紙質文件，電子文件的修改可以不留痕跡，修改后不會留下原始記錄，所以法律的效力較低。

第二，對工作人員的影響。電子文件的特殊性需要工作人員提高自身的綜合素質。在對電子文件的管理中，工作人員不僅需要具備專業知識，還需要熟練掌握計算機。滿足這兩個要求，才能確保檔案的正常使用。

第三，對保管期限的影響。電子文件沒有確定的保管期限。在對電子文件進行年限確定時，難以借鑒紙質文獻根據價值進行確定的方法，又因為電子文獻自身具有易于修改的特點，所以具體的保管年限更加難以確定。

第四，對保存環境的影響。電子文件由于容易受到病毒的侵襲，儲存媒介容易老化，所以對保管環境的要求較高。在建立館舍時，需要對環境的溫度、濕度等方面進行了解，同時要提前考慮其它一些可能導致電子文件損壞的因素。

第五，對服務的影響。檔案的管理歸根到底是為了使用，電子檔案和紙質檔案相比，能夠更加方便快捷地進行檢索。不必到達相關部門，通過網絡就可以獲得自己所需要的檔案，節省了大量的時間和精力。但是這種新型模式也需要相關人員的適應，以便更好地進行服務。

第六，對管理方式的影響。電子文件的出現并不代表紙質文件的消亡，在很長一段時間內，會存在二者共存的情況。電子文件作為管理的主要對象，管理過程中必須要采取相應的管理方式，最大限度地發揮出電子文件的優勢。

三、檔案管理工作中應采取的相應措施

（一）做好技術處理工作。在檔案管理工作中，需要對電子文件進行技術處理，通過工作人員的努力，將電子文件的原始信息進行保護，使電子文件只具有可讀性而不能隨意進行更改。這一措施能夠保證文件的真實性，使其能夠具有和紙質文件類似的性能，提高電子文件的法律效力。某檔案工作者為了保證電子文件的可靠性，通過深入了解電子文件信息的來源，對電子文件的各項流程進行分析和指導，并依據信息技術將電子文件更改為只讀模式，這樣一來文件雖然還具有可讀的功能，但是不能夠進行修改，此舉有效保護了電子文件的原始信息。

（二）解決文件保存問題。電子文件對保管環境的要求較為苛刻，空氣中的灰塵、水汽等都能造成文件的損壞。電子文件的保管歷史較短，缺乏可以借鑒的經驗，所以在保管的過程中要不斷地摸索。從導致文件損壞的原因著手，將文件的載體通過塑料保護層進行密封，使其免受外界磁場的干擾，同時減小有害氣體對其的侵害。某檔案機構在選擇保存室位置時，充分考慮到文件的安全問題，將位置選在無較強磁場且溫度適宜、干凈衛生的地方，并且定期進行查毒工作，有效保證了文件的安全。

（三）提高工作人員的能力。新型的檔案管理工作給工作人員提出了更高的要求。工作人員需要提高自身的綜合素質，不僅要具備過硬的專業知識，還需要熟練地操作計算機，使自身能夠適應信息化管理的要求。

四、結語

綜上所述，電子文件克服了紙質檔案的一些不足，給人們的生活帶來了極大的便利。但是相比較傳統的紙質檔案，電子文件仍然存在一些值得改進的地方，需要我們采取相應的措施，使檔案管理工作更加完善。

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