淺談辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用

文/國家海洋局南通海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 孫菲 韓方池

淺談辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用

文/國家海洋局南通海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 孫菲 韓方池

本文主要探討了辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理實際應用中所體現(xiàn)出的特點和存在問題及應對方法。

辦公自動化；海洋檔案管理；應用；存在問題應對方法

隨著網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，各涉海單位行政辦公模式的內(nèi)容和方式得到了很大的改變和發(fā)展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發(fā)展和應用，使得海洋檔案的管理發(fā)展成為便于查閱和利用的即時載體。

一、辦公自動化

辦公自動化也叫辦公室自動化，源于英文Offi ce Automation，縮寫為OA，是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動化利用計算機等現(xiàn)代技術(shù)設備來處理信息和辦公室工作，實現(xiàn)了信息的自動發(fā)送、傳輸、接收和存儲等，從而加快信息的流動，增加信息的真實、可靠性。

二、辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用

海洋檔案包含的種類非常繁多，不但包括對海洋水文、氣象、地質(zhì)等領域的基礎研究，還包括像海洋資源開發(fā)、海洋權(quán)益保護等應用研究。因此海洋檔案的管理對于涉海單位來說是非常重要的。海洋檔案OA系統(tǒng)信息化建設是指通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和通信技術(shù)等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內(nèi)容進行數(shù)字化的整合，形成一個數(shù)字化的管理平臺，并通過互聯(lián)網(wǎng)的形式進行信息檔案的共享，從而提高海洋檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。

（一）電子檔案的收集應用。在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統(tǒng)設計階段，需要應用掃描設備和儀器進行檔案的掃描和識別，把電子檔案以統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入計算機設備，以利于下一步的處理。

（二）工作流程的信息化應用。通過對海洋業(yè)務開展過程進行分析，根據(jù)現(xiàn)實業(yè)務情況，應用信息化技術(shù)對文件檔案進行集中有效分類，同時對相應檢索查看的應用進行開發(fā)，對電子檔案進行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等，高效地分析處理。為了更好地對電子檔案進行管理，要加強管理流程建設，分清工作人員的權(quán)責和工作標準，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，自動化辦公系統(tǒng)要與檔案的管理系統(tǒng)做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）信息化檢索的應用。在電子檔案完成數(shù)字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫中檢索出需要的文件檔案，以方便使用。因此對于OA系統(tǒng)的應用來說，還要通過開發(fā)一定的檢索程序以適配文件搜索和檢索的需要。

（四）辦公信息化輸入的應用。要實現(xiàn)OA系統(tǒng)在海洋檔案管理中的有效應用，還需要建立檔案數(shù)字化輸入和存儲的方式和機制，以提高檔案管理信息的時效性，提高數(shù)據(jù)庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入單位的日常業(yè)務運行過程中，然后運用OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立集中處理的系統(tǒng)，進行集中歸類和處理，最后進行歸檔存儲保存。

三、辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案應用中的特點

（一）有效地提高海洋檔案管理工作的工作效率。根據(jù)涉海單位各部門功能和作用的不同，海洋檔案可分為科研、監(jiān)測、觀測、文書、人事、會計、基建和實物等，涵蓋業(yè)務、人事、財務、基礎建設等影響單位運作和發(fā)展的多個方面。辦公自動化系統(tǒng)的應用對單位各部門之間的職能、工作人員、工作程序等方面產(chǎn)生較大影響，沖破了傳統(tǒng)的人工操作的束縛，將檔案管理工作程序趨于科學化、合理化，極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。辦公自動化環(huán)境下利用計算機技術(shù)，使得檔案的管理更加科學化、規(guī)范化，最大限度地提高了檔案利用率和利用工作的質(zhì)量，同時能夠保證較高的檢索率，擺脫了空間的限制。也能夠?qū)ζ渌块T的工作動態(tài)和檔案管理信息動態(tài)通過網(wǎng)絡實現(xiàn)。另外，辦公自動化系統(tǒng)中對檔案的使用設置了一定的權(quán)限，增強了檔案的安全性。

（三）有利于電子文件穩(wěn)定保存。辦公自動化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達信息、留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比，有著體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便便捷，便于備份，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。

（四）海洋檔案存儲方式多樣化。辦公環(huán)境下海洋檔案管理的存儲方式從原來的紙質(zhì)轉(zhuǎn)向文本、圖像、影像或者聲音等多種實物載體，這不但縮小了存儲檔案的空間，還增加了檔案存儲范圍和內(nèi)容，并延長檔案壽命，便于使用。

四、辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理應用中存在的問題

（一）缺乏歸檔管理制度。現(xiàn)有的海洋辦公自動化系統(tǒng)，從電子文件的生成到歸檔，在管理方法和制度上都很混亂，造成工作職責不明確。由于缺乏具體的歸檔管理制度，歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等沒有明確規(guī)定，不僅使歸檔工作具有較大的隨意性，而且還將影響到整理、保管、編目等一系列后續(xù)工作的開展。

（二）電子文件的形成與歸檔脫節(jié)。目前，許多涉海單位已建有OA系統(tǒng)，但是多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接方式未能建立，呈現(xiàn) “信息割據(jù)”“文檔斷流”的局面，而辦公自動化系統(tǒng)并不屬于檔案管理部門內(nèi)部的工作，導致電子文件管理與電子檔案管理系統(tǒng)均是孤立的、相互脫節(jié)的，不能形成一個有機的整體，檔案管理部門處于被動地等待電子文件歸檔的狀態(tài)。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提高。目前海洋檔案管理人員的計算機應用水平相對缺乏，對各種現(xiàn)代化辦公設備的掌握使用情況也是參差不齊，很少有人能在OA系統(tǒng)中將該歸檔的電子文件采用電子加密或數(shù)字簽名技術(shù)進行歸檔。再者，大部分歸檔人員對電子檔案保存的安全防范意識不夠，對電子文件備份及自用機器的防毒殺毒等觀念淡薄，由于電子文件對軟硬件設備的依賴性極強、不能直讀、內(nèi)容容易更改、數(shù)據(jù)容易丟失、容易受病毒侵害和自然災害影響等因素都會給電子文檔的安全保護和長久保存帶來很大的威脅，一旦計算機管理系統(tǒng)崩潰，將會造成極大的損失。

五、辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理應用中的應對方法

（一）明確電子文件歸檔要求，制定完善歸檔管理制度。1.電子文件形成部門隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，填寫《歸檔電子文件登記表》。2.歸檔電子文件按照“件”進行管理，逐件編目。3.檔案室對歸檔電子文件進行原始性、真實性、有效性和完整性鑒定及檢測。此外，由于電子文件使用文件信息內(nèi)容、內(nèi)容記錄載體以及電子文件內(nèi)容所依賴的計算機軟、硬件系統(tǒng)組合而成的，歸檔前必須要檢測文件信息模式、記錄載體有無感染、有無損壞以及軟件與硬件平臺技術(shù)條件是否一致等，這樣才能實現(xiàn)歸檔后的電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)能夠正常顯示和被利用。

（二）做好辦公自動化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析。從OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)自身特點入手，充分考慮文件處理系統(tǒng)的業(yè)務流程，做好電子文件各個階段的系統(tǒng)需求分析。為此，涉海單位應建立三方團隊，即OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商、單位信息技術(shù)部門、檔案管理部門相關(guān)業(yè)務人員，除了在技術(shù)上進行密切合作之外，更要按照海洋檔案歸檔管理的要求和特征進行系統(tǒng)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，避免出現(xiàn)檔案管理的需求與技術(shù)脫節(jié)，把OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行有效地對接，實現(xiàn)文檔一體化管理目標。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著海洋事業(yè)的不斷發(fā)展，涌現(xiàn)了大量新的內(nèi)容和技術(shù)，海洋檔案數(shù)量隨之增加，信息不斷豐富，管理方法更加科學化，這對檔案管理人員的素質(zhì)提出來更高的要求。因此，涉海單位應當加強對檔案管理人員的培訓，為其提供更多的學習機會，從而加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在加強理論知識和專業(yè)技能培訓的基礎上，制定配套的考核制度，激發(fā)管理人員工作的積極性，貫徹落實海洋檔案管理的各項工作。

六、結(jié)語

從檔案的工作內(nèi)容來說，加強海洋檔案管理工作就應該與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，目前，0A辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用，提高了檔案管理的效率，提升了檔案工作的信息化水平。因此，在今后的海洋檔案管理工作中，要針對辦公自動化在海洋檔案應用中的特點，具體分析海洋檔案工作中存在的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提出相應的改進策略，提高海洋檔案管理水平，最大程度地服務于海洋事業(yè)的發(fā)展。

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