高校辦公自動化系統建設案例分析

孫美馨

[摘 要]高等學校建設辦公自動化系統可改善學校的教學與辦公環境和管理現代化水平。因此，建立辦公自動化系統是高校發展的必然要求。文章簡要介紹了高校辦公自動化系統，對西北X職業學院關于辦公自動化系統建設的案例進行描述，分析了高校在辦公自動化中存在的問題，并提出了對策。

[關鍵詞]高校辦公自動化；案例分析；管理制度

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.

1 引 言

高校伴隨著招生規模和校區規模的不斷擴張，使用大量人力和紙張等資源的傳統辦公系統已滿足不了工作人員高效處理日常事物的需求。公文傳閱不便捷，信息得不到迅速傳達并處理等問題也越來越成為阻礙學校提高工作效率及質量的重要因素。并且傳統辦公模式下的學校管理工作耗費了工作人員大量的時間和精力。因此，高校管理工作越來越意識到全面建設辦公自動化系統的重要性。

2 高校辦公自動化概述

高校辦公自動化系統是根據高校日常管理工作的特點，以管理對象為出發點，將計算機技術、通信技術、網絡技術等對文字處理、信息傳遞、存儲等實行了現代化的管理。目前，一般高校辦公自動化系統主要包括 公文辦理、日常公務、信息中心、檔案管理和部門人員管理等部分。主要功能有公文管理、督查管理、電子公文審批、公共信息查閱及收集，內部請示報告管理、會議管理、領導活動管理、信息發布以及資源管理等。

3西北X職業學院辦公自動化系統建設的案例描述

西北X職業學院2002年開始投入建設校園網，在學校領導的行政管理決策和信息中心積極配合下，2005年開始初步建設辦公自動化系統，并在同年年末正式投入使用，從而實現了全校網絡化辦公。

其使用的系統是清華大學信息中心開發的《THOA通用辦公自動化系統》。系統的后臺日常維護管理由學校網絡中心工作人員負責。雖對全校信息員集中進行了培訓，但由于領導重視度不足及辦公人員使用辦公自動化進行辦公的意識薄弱等原因，系統遲遲沒有進行全面推廣。

2010年，學校建立了新校區并于2011年末投入使用。因為校區之間距離較遠，學校開始越來越多的使用辦公自動化系統。在領導的要求下，各部門開始主動學習積極使用，并且學校為每個辦公室配置了臺式電腦。但學校培訓后沒有進行培訓考核，也沒有馬上推廣使用，對于系統并不熟悉，每當工作人員出現使用問題，都找網絡中心咨詢解決問題。

2012年中旬，學校決定重新采購一套適合學校當下辦公需求的辦公自動化系統。初步決定先試用杭州Z軟件公司的辦公系統。該系統發文管理功能主要對發送公文的起草、流傳、監控、辦理進行管理。并且該系統對發送公文的管理更加嚴謹，更貼近于無紙化辦公。但是由于學校領導傳統辦公習慣和領導自身使用無紙化辦公的水平有限，所以對于這種辦公形式一時難以接受。在試用期間，有辦公人員認為發文過程過于煩瑣復雜，給原本繁忙的公文管理增加了難度。所以試用結束后，對該系統的試用無疾而終。為了保證學校正常辦公，只能是對原有的辦公自動化系統繼續維護，維持現狀，確保學校辦公不受影響。

現在，教職工每天都需使用辦公自動化系統收發校內工作郵件，查看學校的新聞通知、會議安排等，但是這個辦公自動化系統已經遠遠不能滿足學校的辦公需求，也給辦公人員帶來不便，給后臺維護人員造成更多維護工作任務。

4 西北X職業學院辦公自動化的問題分析

4.1 存在無法實現移動辦公的問題

該學校具有兩個校區，地理位置相對較遠，學校忽視了另一個方向——移動辦公。學校為每個辦公室配置了臺式電腦，但很多時候辦公人員身邊并沒有辦公電腦或無法接入內網，這就要求辦公自動化系統具有移動互聯網的特性，從而實現移動辦公的需要。

4.2 辦公人員意識問題

這個問題是當前西北X職業學院辦公自動化建設中最突出的問題。由于學校領導習慣于坐在辦公室等待秘書把文件拿來手寫審批，并且很多辦公人員依舊很依賴傳統的辦公方式不愿去改變，甚至有些人員對辦公自動化有畏懼心理，這些直接導致了學校自動化系統的緩慢發展。

4.3 缺乏專業技術人員

辦公自動化系統的開發和維護技術含量相對較高，需要配備專業技術人員。但X職業學院并不具備專業技術人員，也沒有配備專業辦公自動化的崗位，所以其開發、維護辦公自動化系統的人員技術力量就相對薄弱。學校該系統后臺主要由網絡中心兼管，由于網絡中心的性質是技術服務，沒有行政管理職能，所以如果由網絡中心管理，不能很好地協調處理各職能部門間的關系。因此出現問題時一味地找網絡中心的工作人員，增加了網絡中心的工作壓力和困擾。

4.4 管理制度不規范，管理使用人員的業務水平有待提高

高校的辦公人員大多都不是計算機專業人員，他們缺乏計算機操作系統及硬件等知識，導致辦公效率的降低，也導致系統管理員工作量的增大。西北X職業學院自從2005年開始建設辦公自動化系統，近10年來都沒有形成一套完善的辦公自動化系統的管理規章制度。同時對管理人員的工作崗位職責也沒有規范的管理制度。

5 提高西北X職業學院辦公自動化的對策

5.1 改進系統的開發平臺，發展移動辦公

在我國市場上，占據主導地位的產品是Exchange和Domino/Notes。Domino/Notes主要是基于文檔型的數據庫，同時也支持其他大型關系型的數據庫，更適合于處理諸如辦公自動化系統等事務，并且它可以提供較高的安全性、可擴充性和可靠性。另外它支持移動計算，從而支持移動辦公。所以X職業院校可以選擇Domino/Notes作為學校辦公自動化的平臺，從而發展學校的移動辦公系統。

5.2 轉變工作觀念，自覺使用辦公自動化系統

辦公自動化系統的良好運行必須有高水平的管理人員和高素質的操作人員作為保證。學校各單位的工作人員，尤其各級領導要帶頭，應高度重視使用辦公自動化系統的優越性，自覺帶頭使用辦公自動化系統，主動接受新的管理和運行模式，克服傳統的觀念習慣。領導帶頭堅持使用和推行辦公自動化系統，是保證學校辦公自動化高效運行和真正實現無紙化辦公的決定因素。

5.3 建立和培養一支專業技術人員隊伍

辦公自動化軟件的開發、維護及使用都需要一支技術過硬的專業技術隊伍。在辦公自動化系統運行中可能會遇到許多技術故障，如果不能得以及時解決，將會影響到大家使用系統的熱情。所以無論軟件是購買、建立還是自我開發，都要建立和培養一支自己的專業技術隊伍，如果沒有專業技術人員，辦公自動化系統就難以得到推廣。

5.4 健立健全管理制度，注重管理使用人員的業務水平

要逐步建立健全各項規章制度，以規范參與辦公人員的辦公行為和操作的程序，并且對電子文件的使用、存檔、銷毀等進行規范管理，以確保電子文件的合法性、安全和有效。制定使用、授權、錄入、保密等制度，對人為的方式進行管理。

6 結 論

西部高校積極推進辦公自動化建設工程，目前已取得了很大成效，但是在建設過程中還存在許多問題。高校在自動化辦公發展過程中不可能事事順利，但必須有足夠的信心，在辦公自動化建設中敢于發現問題和解決問題，盡量將系統各方面完善，帶動學校的信息化工作，為學校的信息化發展做出貢獻。

參考文獻：

劉步平，方春平，陳沁群，等.議高校辦公自動化的重要性[J].綜述研究，2015（294）：49-51.