高校固定資產與財務信息化管理實踐研究

徐云麗 王家順

摘 要：高校固定資產是教學、科研、行政管理、后勤服務等必不可少的物質基礎。近年來，隨著高校固定資產規模的不斷增大，固定資產管理問題越來越凸顯。很多高校嘗試通過規范管理流程、制度制定等方式對固定資產加強管理，均未達到預期的效果。文章結合西南交通大學固定資產信息化平臺建設的實施情況，在財務部門普遍使用的無等候報賬系統的前提下，分別從資產管理人員、實際報賬人、財務人員等角度對固定資產信息化平臺的操作流程進行了分析和闡述。指出平臺實現了資產管理系統與財務系統的實時對接，解決了高校固定資產賬實不符、對賬難的問題。

關鍵詞：資產管理 財務管理 無等候報賬系統 固定資產信息化平臺

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）11-100-02

一、引言

高校固定資產是教學、科研、行政管理、后勤服務等必不可少的物質基礎。近年來，隨著政府對教育投入的不斷加大，高校固定資產已達到了空前的規模，由于種類繁多、管理環節多、評估難等特點，管理過程中遇到的問題越來越凸顯。為了保證國有資產的安全，財政部和教育部陸續印發了一系列加強管理的文件，盡管如此，固定資產賬實不符、對賬難的問題一直未得到根本性的解決。

現有高校固定資產管理難的問題主要存在于部門聯動和管理信息系統建設兩個方面。在資產管理部門與財務部門聯動上，由于資產管理與財務管理分管部門、管理側重點不同，固定資產賬實不符、對賬難等問題時有發生；在固定資產管理信息系統建設上，資產管理部門與財務部門一般使用相對獨立的管理信息系統，資產管理部門使用的信息系統主要針對各類資產的特征進行管理，財務部門使用的財務系統很少涉及資產管理，只以會計科目的形式存在于財務系統中。因此，加強部門聯動，建立高校固定資產信息化平臺，實現資產管理系統與財務管理系統實時對接對固定資產管理有著重要的意義。

二、無等候報賬系統

無等候報賬是實際報賬人在網上填報預約報銷申請，經該部門主管領導審批后，將相關憑證及預約單送至財務部門，財務人員在規定時間內予以處理的報銷模式。無等候報賬系統在高校的財務管理中較為普遍，可以減少實際報賬人在報賬過程中的排隊等待時間，有效地緩解實際報賬人與財務人員之間的矛盾，提升預算精細化管理的水平。

無等候報賬系統由網上報賬系統無現金系統和物流管理系統組合而成，三大系統有機結合，缺一不可。實際報賬人網上預約報銷單填寫后，財務部門制單人員可以根據實際報賬人提交的無等候預約報銷單編號提取報銷單信息，由網上預約報賬系統直接在財務系統中生成會計科目、金額、支付信息，有效地避免了制單人員錄錯科目、金額、匯款單位的情況發生。

三、固定資產信息化平臺建設全過程

開發固定資產信息化平臺主要是為了解決固定資產管理中遇到的以下幾個問題：一是盡可能減少固定資產管理系統和財務系統中人工錄入環節，避免人工錄入過程中發生的錯誤；二是解決以往財務系統只有總賬，無明細賬，無法與資產管理部門核對明細賬的問題，平臺在財務系統中建立固定資產數據庫，存儲固定資產明細賬，保證了固定資產數據的一致性；三是解決了資產管理部門與財務部門不能實時對賬的問題，平臺從固定資產登記出發，通過生成預約報銷單、預約報銷單審批、財務部門人員收單、制單、審批、支付等環節，最終完成了資產管理部門的固定資產登記。

固定資產信息化平臺中涉及的操作人員包括資產管理人員、實際報賬人、財務人員，具體流程圖見圖1。

1.資產管理人員及其需求。資產管理人員主要是指學校資產管理部門中負責審核實際報賬人錄入資產管理系統的資產信息，并在財務人員入賬后查詢已經辦理完成的資產信息的人員。為保障固定資產安全，資產管理人員審核一般分為初審與復審，并定期對固定資產進行抽查、與財務人員進行系統對賬。

2.實際報賬人及其需求。實際報賬人一般指的是固定資產保管、使用人員或經辦人。在固定資產發生報增、報廢時，實際報賬人需要登錄資產管理系統進行固定資產的報增、報廢信息錄入，錄入后提交信息等待資產管理人員審核，審核通過，資產信息將自動轉入到財務部門的無等候報賬系統，實際報賬人可以用自己的工號登錄無等候報賬系統生成無等候預約報銷單提交財務部門；未審核通過，實際報賬人需在資產管理系統中修改資產信息，核對無誤后重新提交。

3.財務人員及其需求。財務人員根據實際報賬人提交的無等候預約報銷單提取報銷單信息，導入資產信息，生成會計憑證，在出納人員完成支付后，可在財務系統中生成固定資產信息，財務人員可在財務系統中查詢報增、報廢的資產名稱、資產價格、資產卡片號、入賬時間、財務憑證號等。出納人員完成支付的同時，資產管理人員可在資產管理系統中查詢到已經入賬的資產信息，此時，整個固定資產報增、報廢流程已經完成。由于財務系統中建立了固定資產數據庫，財務人員也可在財務系統中查詢現有固定資產的明細及詳細信息。

四、固定資產信息化平臺建成后對原有固定資產管理的影響

固定資產信息化平臺建成后，固定資產管理的工作流程得到了改善，主要體現在以下幾個方面：

1.保證了資產管理部門與財務部門固定資產入賬時間一致。在固定資產信息化平臺中，實際報賬人將資產信息錄入資產管理系統后，資產管理人員審批通過的資產信息只是預處理，資產信息并沒有保存在資產數據庫中，財務人員制單生成憑證、完成支付后，資產信息才可以在資產數據庫中查到。這種模式，保證了資產管理系統與財務系統資產信息的實時對應，方便了資產管理人員和財務人員對固定資產的實時對賬，為資產實現全生命周期管理提供進一步的保障。

2.避免了項目負責人多次審批的問題。高校固定資產管理的目的一方面要保障固定資產安全，另一方面要服務于師生，盡量減少師生固定資產報增、報廢過程中不必要的麻煩。平臺啟用前，實際報賬人需要在資產管理人員審核及網上預約報銷單生成時多次找項目審批人審批，經辦人需要很長時間完成支付，平臺啟用后，實際報賬人只需在網上預約報銷單生成后找項目審批人審批，提高了經辦人的工作效率，減少了不必要的麻煩。

3.優化了固定資產管理流程，促進了財務部門、資產管理部門等的相互配合。高校固定資產管理工作一般實施“統一領導、分類管理、分級使用、責任到人”的管理原則，需要資產管理部門、財務部門、資產使用部門、資產保管（或使用）人等部門或人員的共同參與。平臺啟用后，資產管理部門與財務部門增加了核對固定資產明細賬的環節，實現了固定資產管理的相互配合，把好了固定資產管理的資金籌集、使用的關口，確保了高校固定資產的安全、完整，資產明細信息可以為下一年的固定資產預算提供依據，進而減少固定資產的閑置浪費。

五、高校固定資產管理未來發展的建議

1.加強高校部門間固定資產的共享使用，減少固定資產的閑置浪費。固定資產閑置浪費的現象在國內高校普遍存在，由于經費獨立管理，高校師生在購置固定資產時，往往只考慮本部門或個人項目經費的預算，而沒有考慮學校層面的整體規劃，師生在選購固定資產時更傾向于高價格、高檔次、高標準的資產，同時，不同項目組之間也易于重復購置相同資產，導致了資源浪費。因此，高校資產管理部門應按照國有資產管理信息化的要求，對資產實行動態管理，建立統一的資產管理信息系統，各資產二級使用單位應當按各資產分管部門的要求，及時將資產增減等變動信息錄入管理信息系統，資產分管部門應及時對固定資產進行分析、匯總，評估，提高固定資產的利用率，減少固定資產的閑置浪費。

2.建立合同管理、固定資產管理、財務管理一體化的固定資產管理信息系統。高校固定資產管理項目復雜，涉及采購、入庫、報增、入賬等多個環節，任何一個環節管理不到位，都將影響整個學校固定資產的管理水平。大型以及分期付款的設備需要從合同管理上進行控制，在資產管理系統、財務系統共享合同信息，才能有效避免資產管理部門入賬不及時、財務部門重復付款等情況的發生。因此，建立合同管理、固定資產管理、財務管理一體化的固定資產管理信息系統是未來資產管理發展的必然趨勢。

3.資產管理與財務管理需要進一步加強聯動。由于資產分類不統一，資產管理部門使用的資產分類編碼與財務部門的資產分類會計科目不一致，其中，資產管理部門使用的是教育部高等教育司編制的《高等學校固定資產分類及編碼》，財務部門使用的是《高等學校財務制度》。以儀器設備為例，設備儀器分為儀器儀表、機電設備、電子設備、印刷機械、衛生醫療器械、文體設備、行政辦公設備共七大類，而財務部門儀器設備只分為專用設備和一般設備兩類。因此，資產管理部門和財務部門應對固定資產建立對應關系，理順資產分類，通過信息化的手段加強信息互動，提供基礎信息保障，為固定資產對賬和清查工作提供支持。

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（作者單位：西南交通大學 四川成都 610031）

[作者簡介：徐云麗（1962—），女，吉林四平人，西南交通大學資產與實驗室管理處副處長，高級會計師，主要研究方向高校資產管理與財務管理；王家順（1985—），男，山東蓬萊人，西南交通大學計劃財務處會計電算化科副科長，主要研究方向高校財務信息化。通信作者：王家順]

（責編：若佳）