流動人員檔案管理，這些新變化你不可不知

邢丹

你知道嗎？現(xiàn)在黑龍江省的流動人員在辦理委托存檔、轉移檔案、開具證明等事務時，不用再經(jīng)歷繁瑣的手續(xù)了。今年6月，人社部印發(fā)了《關于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務的通知》（以下簡稱《通知》）。半年來，黑龍江省人才服務局按照《通知》要求，就進一步簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務實施了多項具體措施。日前，本刊記者就我省流動人員檔案管理中出現(xiàn)的新變化，采訪了黑龍江省人才服務局人事代理部部長肖麗紅。

記者：肖部長，您好！談到流動人員檔案管理，我們的很多讀者還不太清楚涉及哪些人員，您能否給解釋一下？

肖麗紅：好的。人社部在此《通知》下達前的相關規(guī)定中，曾對流動人員的范圍進行過界定。具體包括：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費出國留學及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。

記者：涉及范圍還真不小。以前聽朋友說過，辦理相關手續(xù)的流程挺繁瑣的。那么，《通知》中明確了哪些便民利民的具體措施？

肖麗紅：《通知》從推進管理服務信息公開、簡化手續(xù)優(yōu)化流程、規(guī)范收費行為、健全管理服務工作體系等四個方面，提出了15項便民利民的具體措施，其中有很多創(chuàng)新性政策措施。例如，針對檔案管理服務機構信息公開不夠、流動人員不知道去哪里存檔的問題，提出公布檔案管理服務機構目錄和檔案辦事指南；針對材料缺失導致存檔難的問題，提出實行檔案接收告知承諾制；針對流動人員轉正定級作用弱化、手續(xù)繁瑣問題，提出取消辦理初次就業(yè)流動人員轉正定級等手續(xù)；針對畢業(yè)生工作一年內檔案轉遞難問題，提出取消大學生畢業(yè)一年內檔案流動限制等。

記者：我聽一位同事說過，他有個家住哈爾濱市的同學，2008年大學畢業(yè)后，因為一直沒有找到正式工作，加上當時寄存檔案需要收費，就把檔案放在自己手里保管。最近他找到了一份穩(wěn)定的工作，在辦理相關手續(xù)時才發(fā)現(xiàn)，因為當初沒有妥善安置檔案，其工齡、工資、社保等待遇都受到影響，對此追悔莫及。

肖麗紅：人事檔案材料是個人辦理就業(yè)、考研、公務員招考、因公出國政審、職稱評審、工齡認定、入團入黨、退休辦理等業(yè)務的重要依據(jù)。如果沒有妥善辦理檔案轉移和掛靠，會帶來許多麻煩。按照人社部的相關規(guī)定，個人嚴禁攜帶、保管檔案，人事檔案不能私自拆封，必須保證個人信息的完整和真實。

需要做出提示的是，應屆高校畢業(yè)生檔案被檔案管理服務機構接收、成為流動人員人事檔案后，即可按照有關規(guī)定進行轉遞。檔案轉遞時，轉出機構要在檔案內附上檔案材料目錄清單，通過機要通信或專人送取方式進行轉遞，不得個人自帶檔案。

記者：有些流動人員自己保管檔案，也有檔案保管費的因素。

肖麗紅：以前有這種情況。我想說明的是，《通知》中還提到了檔案保管費的問題。事實上，自2015年1月1日起，流動人員人事檔案基本公共服務均實行免費服務，不再收取任何費用。自2016年1月1日起，取消人力資源社會保障等部門所屬公共就業(yè)和人才服務機構的人才集體戶口管理服務費，取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目費用。《通知》的一個重點內容，就是明確規(guī)定不得將參加社會保險、職稱評審等業(yè)務與檔案保管相掛鉤，杜絕以檔案為載體的捆綁收費、隱形收費行為。

記者：您前面提到，《通知》已經(jīng)明確，今后對初次就業(yè)的流動人員不再辦理轉正定級手續(xù)，這該怎么理解？

肖麗紅：轉正定級是在高校畢業(yè)生就業(yè)實行“統(tǒng)包統(tǒng)配”的計劃分配制度下，用人單位為見習期滿的畢業(yè)生辦理的一種人事手續(xù)。隨著市場化就業(yè)制度的逐步建立，以及就業(yè)和社會保障領域法律法規(guī)的不斷完善，再到不同性質單位就業(yè)的畢業(yè)生有相應的人事管理制度予以規(guī)范，檔案管理服務機構為流動人員辦理轉正定級手續(xù)已經(jīng)失去了原有的人事管理作用。為便于人才流動、簡化辦事環(huán)節(jié)，《通知》提出對初次就業(yè)流動人員今后取消辦理轉正定級手續(xù)。

記者：不再辦理轉正定級手續(xù)，會對初次就業(yè)的流動人員帶來哪些影響？

肖麗紅：以往，畢業(yè)生簽三方協(xié)議后會有一個報到證。工作一年以后，需要填轉正定級表，并加蓋與報到證上用人單位一致的公章，這樣就完成了檔案上的轉正定級手續(xù)。取消轉正定級手續(xù)后，機關事業(yè)單位和國有企業(yè)在招考、聘用、招用流動人員時，可參考檔案中的勞動合同、企業(yè)錄用手續(xù)等材料及就業(yè)登記、勞動用工備案、社會保險繳費記錄，認定參加工作時間和工作年限。也就是說，在辦理調動手續(xù)時，其檔案內的畢業(yè)生就業(yè)報到證不再作為調動的必備材料，工齡認定按簽訂勞動合同和繳納社保的年限計算。

記者：《通知》提出，檔案管理服務機構在接收檔案時，對缺少材料的要實行告知承諾制，轉遞檔案時不再開具行政（工資）介紹信。請問，在具體落實過程中將如何實行檔案接收告知承諾制？

肖麗紅：由于流動人員就業(yè)的流動性強，其人事檔案可能會在多家檔案管理服務機構之間轉遞，如材料補充不及時，就可能出現(xiàn)檔案材料不全的問題，從而影響檔案再次轉遞。對此，《通知》從既方便群眾辦事又維護檔案嚴肅性的角度考慮，提出實行檔案接收告知承諾制，對缺失不同材料的情況分別提出處理意見：對缺少非關鍵材料的，可采取先存后補方式予以接收；對缺少關鍵材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人做出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位（機關事業(yè)單位或國有企業(yè)）協(xié)商退回并補充材料。

記者：請您解釋一下，“關鍵材料”指的是什么？

肖麗紅：一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。

記者：為什么轉遞檔案時不再開具行政（工資）介紹信？

肖麗紅：行政（工資）介紹信是辦理行政關系轉接、明晰工資發(fā)放情況的材料。在改革開放初期，流動人員從機關事業(yè)單位、國有企業(yè)等“下海”，他們的人事關系和檔案在檔案管理服務機構托管，在檔案轉遞時也按照“單位人”管理模式開具行政（工資）介紹信。隨著干部人事制度的深化改革和公共服務的不斷發(fā)展，檔案管理服務機構也逐步轉變職能為政府基本公共服務的提供者，與流動人員之間無行政隸屬關系，不為其發(fā)放工資，且流動人員的薪酬和工資關系在他們與用人單位簽訂的勞動合同中已經(jīng)明確，不需要檔案管理服務機構重復確認。所以，按照簡政放權、優(yōu)化流程的要求，《通知》提出檔案管理服務機構轉遞檔案時不再開具行政（工資）介紹信。另外，《通知》還要求，現(xiàn)已保管的流動人員人事檔案，除因用人單位或本人申請檔案轉遞外，一律不得以任何理由進行清退。

記者：流動人員一般流動性較強，還有不少人在外地工作。過去，不少長期在外工作的流動人員為查詢一份檔案，不得不專程趕回哈爾濱，不僅麻煩，而且成本不低。現(xiàn)在這方面有什么相應的便民舉措？

肖麗紅：自今年6月1日起，黑龍江省人才服務局對人事檔案系統(tǒng)進行了升級改造，使人事檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)了互聯(lián)互通，并推出了“掌上查詢”服務平臺。以往，流動人員要親自到省人才服務局的辦事大廳，才能查詢本人檔案去向。現(xiàn)在，只要添加黑龍江省人才服務局的官方微信公眾號“龍江人才”（ID：ljrc123），三步就能查詢到人事檔案的去向：第一步，關注“龍江人才”的官方微信公眾號；第二步，點擊頁面下方的“查詢中心”，進入“人事檔案查詢”子欄目；第三步，輸入身份證號碼和姓名，即可查詢。

記者：除了查詢檔案，“龍江人才”微信公眾號還有哪些功能？

肖麗紅：我們在“龍江人才”微信公眾號中設置了“辦事指南”功能，方便前來辦事的人員提前了解流程、做好準備；在“熱點問答”欄目中，我們與網(wǎng)友進行互動，及時解決網(wǎng)友遇到的各類實際問題。除此之外，通過“龍江人才”微信公眾號，還可以查詢集體戶籍、下載各類文件，流動黨員可以在“黨員之家”頻道上微型黨課、接受“兩學一做”學習教育，局里下達的通知、文件也會第一時間發(fā)布在上面。

記者：感謝您的詳細解答。

肖麗紅：不客氣。