國土資源檔案信息化建設淺析

寧波市國土資源信息中心 彭 健

國土資源檔案信息化建設淺析

寧波市國土資源信息中心 彭 健

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，對管好土地資產、保護土地資源等起著重要的作用。隨著國土資源檔案管理業務的逐年增加，傳統的紙質管理已經不能滿足當今的需要。怎樣充分運用現代化信息技術，對國土資源檔案進行信息化管理，使其能更好地為國民經濟和社會發展服務，是當前需要認真思考和解決的問題。

一、國土資源檔案管理的工作現狀

1.當前國土資源檔案利用情況

國土資源系統的專業檔案數量大，特別是地籍資料等專業檔案具有很高的查找利用價值。以慈溪市國土資源局為例，該局自2000年3月開展土地登記資料公開查詢以來，檔案利用率逐年提高，所發揮的社會服務功效也愈加明顯。主要表現為：查詢主體向多元化發展，涵蓋了個人、企業、測繪單位、公、檢、法、各律師事務所及仲裁機構等；查詢內容向全方位發展，已廣泛牽涉到政府拆遷、舊村改造、違法用地報批、查案辦案、土地交易等；查詢用途向多功能發展，不僅為解決土地權益糾紛和司法裁定提供詳實的原始依據，為加快城市建設提供決策服務，而且有效管理了土地市場，保護了土地權利人合法利益。

2.國土資源檔案管理不同模式對比

傳統的國土資源檔案管理模式主要以手工操作為主，最基本的特征表現為采用筆和紙著錄檢索工具，遵循“進庫房-調案卷-忙復印-回庫房-歸案卷”的檔案查閱方式。但國土資源檔案信息量大，種類繁多，且隨著經濟社會的發展，人們對它的利用需求愈加全方位多層次，手工管理模式逐漸暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高及缺乏透明度等問題。

檔案室

運用計算機進行國土資源檔案的信息化管理具有占用空間小、存儲信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點。它不僅有效保護了檔案原件，改變了歸檔方式，而且促進了資源整合，轉變了管理模式，極大地提高了工作效率和質量，是順應時代發展的必然選擇。

二、國土資源檔案信息化過程中存在的問題

要實現由傳統國土資源檔案管理向信息化管理的轉變雖是大勢所趨，但同時也任務艱巨，在具體實施過程中可能或容易出現各種問題。只有對產生問題的原因予以識別和分析，尋找相關對策，才能取得預期的效果。

1.基礎設施和資金投入不足

規范紙質檔案收集歸檔

基礎設施是檔案信息化建設的物質要件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。國土資源檔案管理歷史較短，由于建設資金不足，以及檔案信息化建設的局限性，有些國土部門往往忽視檔案信息化建設工作，沒有將其提上重要議程，投入的經費難以滿足實際建設的需要，使得基礎設施配備不足，檔案信息化無法獲得實質性進展。

2.檔案收集歸檔不規范

檔案材料的歸檔工作是檔案管理的基礎，其重要性不言而喻。雖然國家對于檔案材料的收集、歸檔等方面早已有了明確的規定，但實施效果還不盡如人意。一是檔案觀念不強。檔案人員素質參差不齊，有的檔案觀念不強，缺乏檔案收集的全程觀念，思想松散。二是重視程度不高。有些科室對檔案工作重要性的認知水平、重視程度不高，對檔案收集、整理、歸檔程序不了解。這些現象都會導致各類業務檔案資料收集不完整、長時間積壓、無序堆放，或已整理的檔案存在分類、組卷、編目、排列不規范等問題，不僅給檔案綜合利用帶來不便，更影響檔案信息化建設工作。

3.檔案數字化質量控制不嚴

檔案數字化掃描，是檔案信息化建設的重要基礎性工作。檔案數字化過程中出現的諸多問題，直接影響后期檔案的查詢利用。首先，在信息化潮流的影響下，檔案數字化容易陷入“跟風”浪潮，不少單位需求調研不充分，數字化方案制定不科學；“貪大求全”，一味追求速度和數量，將所有檔案都列入數字化范圍，增加工作負擔；選擇外包商不當，數字化過程存在安全隱患。其次，在數字化實施階段，檔案整理不到位，未進行拆卷，掃描件和非掃描件劃分混亂；忽視圖像處理環節，導致圖像不清晰、傾斜、有污漬等；數據掛接不準確，影響檔案檢索和利用。最后，在數字化成果檢查驗收時，數據檢查不規范，沒有對數字化成果進行定期和不定期檢查、遷移；數據備份不到位，容易出現數據丟失等。

4.檔案管理系統建設不到位

檔案管理系統建設是檔案信息化建設的鏈條，它串聯起了檔案信息化建設生命周期的各個環節。實際工作中，部分國土部門的檔案管理仍處于簡單的計算機輔助管理階段，僅實現了目錄管理和簡單查詢功能，而未真正實現信息化管理。還有些檔案管理系統雖然提供了檔案管理、查詢利用等基本功能，但是與其他業務系統未實現掛接，檔案數據接收轉換無法運行。此外，一些上級國土資源部門并沒有提供統一的檔案信息化建設標準和規范作為指導，下級部門特別是區縣國土局存在檔案管理平臺、元數據規范、電子文件格式等方面的不統一，給未來實現系統內檔案資源互聯互通制造了障礙。

5.檔案人員配置青黃不接

檔案工作相對于機關前沿的業務工作而言，屬于幕后服務性工作，工作成績容易被忽視。有些人甚至還存在一種偏見，認為檔案管理是非常清閑的崗位。因此機關的年輕同志更愿意被派遣到容易出成績、富有挑戰性的工作崗位，或者將檔案工作崗位當成臨時過渡。而實際工作中從事檔案管理的也往往是一些老同志。相對而言，老同志工作經驗豐富但對現代化技術的掌握比較欠缺，在檔案信息化建設過程中往往力不從心。從目前國土資源檔案人員的隊伍配置狀況看，在思想觀念、文化素質、知識結構和工作能力上與檔案信息化發展的要求還存在一定的距離。

三、國土資源檔案信息化建設的途徑和方法

1.完善基礎設施建設

為完善基礎設施建設，應加大投入配置相應的網絡設施、硬件設施、系統軟件、第三方軟件等基礎運行平臺。在信息采集環節，要購置相關的采集設備，如照相機、錄像機、掃描儀等；在信息存儲環節，要購置必備的磁帶、磁盤、光盤及相配套的磁盤陣列和光盤庫；在信息利用環節，要購置必備的計算機、打印機、復印機，配備檔案管理軟件；在信息共享環節，要鋪設必要的網絡，如與互聯網相隔離的單位內網等等。

2.建立檔案信息資源庫

規范紙質檔案收集歸檔是做好檔案信息資源建設的前提。在具體工作中，應嚴格依照檔案工作的基本原則和相關法規，對檔案進行集中統一管理。要把好檔案的形成和歸檔關，確保檔案的完整、準確和系統。要加強對檔案書寫質量的管理，做到材料分類整理歸檔，內容完整準確，文字簡練明了，記錄全面及時，手續完備齊全，書寫整潔工整。

檔案數字化是做好檔案信息資源建設的重點。對于國土資源部門而言，由于國土資源檔案數量大、種類多，檔案數字化掃描更是一項繁重的任務。具體工作中應做好以下幾點。

一是做好檔案數字化加工的前期準備。對需要進行數字化的檔案數量進行匯總，形成初步數字化加工預算，制定詳實的工作計劃和方案；準備專用的工作場所和配置相應的設備設施。在數字化對象方面，應根據檔案的特點和實際利用情況，可優先選擇永久保管期限中查詢利用頻率高的地籍管理類和建設用地類檔案進行數字化。

二是加強檔案數字化加工的過程管理。規范檔案交接，做好出入庫登記，確保檔案加工過程中實體數量和檔號的正確性；明確掃描方式、圖像處理、圖像存儲格式和命名方式等細節；避免檔案原件在數字化過程中受到二次損傷。

三是全程控制檔案數據安全保密。對于外包的單位，應與外包商簽訂保密協議，對其聘用人員進行身份審查和登記備案；完善監控技防措施，對數字化設備進行工作前的安全性能檢測和工作結束后的數據檢查清理；組織涉密數據鑒定與篩選，按照保密規定進行查閱利用；嚴格做好數據備份，實施數據的同城備份、異質備份和異地備份。

3.完善檔案管理系統建設

檔案信息化建設的關鍵是從國土資源工作實際出發，建設符合工作需要的檔案管理系統，實現檔案信息的收集、管理、查詢利用、安全保密等功能。

一是提供接口，能與電子政務系統、地籍信息管理系統等其他業務系統進行數據交換，保證各前端業務系統產生的待歸檔數據自動快速進行歸檔，并形成標準電子文檔。

二是將檔案數字化等成果組織成具有有序結構的檔案信息庫，實現對檔案的管理、檢索、查詢等功能。

三是建立完善的安全保密體系，通過權限控制、數據加密技術等對系統進行保護。

四是建立相關的規范、制度、標準和流程，為系統的使用提供指引。

此外，為了更好地規范各縣（市）局、區分局的檔案管理工作，由市局國土部門可以考慮構建“數據物理分布、服務邏輯集成”的檔案管理系統為各縣（市）局、區分局提供服務。以分布式計算將各個單位的電子文件分布在本單位存儲，實現“數據分布式管理”，解決利用本單位數據不占用專線帶寬的問題，提高信息利用效率。以分布式服務實現“應用邏輯統一管理”，主要考慮系統功能集成在一起，建立服務平臺，使各縣（市）局、區分局能在此平臺上應用，解決業務一致性問題。

4.加強對檔案工作人員的業務培訓

國土資源檔案管理是一項專業性很強的工作，為確保信息化建設工作的有序高效以及檔案的完整、安全，檔案工作人員不僅需要具備高度的責任心、嚴謹細致的工作態度和扎實的檔案工作業務知識，而且要掌握相關的信息化建設工作知識。一方面要加強學習，積極組織檔案工作人員參加省、市、縣（市）檔案部門及國土部門舉辦的業務培訓、考察等學習，相互交流，提高業務知識和管理能力。另一方面應考慮為檔案工作人員提供一定的職務、職稱上升空間與渠道，調動其工作積極性。

四、結語

國土資源檔案的信息化管理模式是國土資源檔案管理的發展方向，在深化土地管理制度改革和社會服務高效化方面具有重要的現實意義。國土資源檔案信息化建設是一項繁瑣而復雜的工作，從設計檔案管理系統，到建立檔案信息數據庫，再到與國土資源各業務系統掛接等各個環節的實施都有可能會出現各種各樣的問題。只有深入分析這些問題，研究相應對策，才能在新形勢下充分發揮國土檔案獨特的服務功能，使之真正成為增強國土資源工作發展后勁的基礎業務工作。

小知識

地質災害防治工程的實施要點是什么？

1. 進行專門工程勘察，查明險情及其地質條件，制定科學合理的工程治理方案；

2. 工程治理方案中要合理確定防治目標，其中包括形象目標，即防治對象的范圍、部位、安全目標，即工程防治應達到的安全標準；

3. 要進行可行性方案優選；

4. 要合理確定施工方法，施工程序，加強施工中監測工作，實行信息法施工；

5. 要請有專門資質證書的勘察、設計、施工監理的單位承擔相應的任務。