淺談通信企業檔案管理中的保密與利用

吳文濤

【摘 要】隨著我國社會經濟的發展，各種檔案的利用在經濟社會中的起到了不可替代的作用。通信企業作為我國的基礎行業的先頭兵，在通信建設和發展過程中，如何處理好通信檔案的保密管理與利用工作，會直接影響通信企業，甚至國家的安全利益。

【關鍵詞】通信檔案；保密工作；絕密檔案；管理職責

隨著我國社會經濟的發展，各種檔案的利用在經濟社會中的起到了不可替代的作用。通信企業作為我國的基礎行業的先頭兵，在通信建設和發展過程中，如何處理好通信檔案的保密管理與利用工作，會直接影響通信企業，甚至國家的安全利益。黨的十六大將健全社會法制，建設社會主義法治國家，作為發展社會主義民主，建設社會主義政治文明，全面建設小康社會的重要任務。現就如何響應黨和國家的號召，依據《保密法》和《檔案法》，在嚴格依法的前提下，做好通信檔案利用工作，持續促進我國通信發展，闡述幾點粗淺的觀點：

一、通信檔案密級的管理工作

通信檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化，會出現升密、降密、解密等情況。我們在通信企業日常檔案管理中應嚴格按照《保密法》和《檔案法》的相關內容，重點做好：

（一）嚴格執行通信檔案解密劃控的時間標準，有關涉密內容標準及保密規范標準，做到依法行事，杜絕違法事件的發生。

（二）接受上級部門對通信檔案調密工作的監督與指導，努力搞好通信檔案中涉密文件的清查鑒定。嚴格區分通信檔案中密與非密的界限，確定哪些通信檔案是能開放利用的，哪些是限制在一定范圍內利用的，哪些還不能提供利用的，為今后進一步搞好通信檔案規范化、標準化和涉密通信檔案建設打好基礎。

（三）建立健全通信檔案管理工作中的法制秩序。對涉密通信檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠規劃。為了適應涉密通信檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：建立劃定通信檔案的密期制度，以便屆滿自行解密；建立通信檔案的調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知各檔案室，以便銜接，及時掌握，適時變動；建立通信檔案的涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

二、通信檔案利用的監督工作

通信檔案利用監督是做好通信檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用通信檔案，又能保證通信檔案的完整與安全。具體說來，通信檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

（一）制度建設。通信檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用通信檔案的工作有章可循，在大力開展通信檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。嚴密簡明易于執行的條文是檔案利用規章制度的首要條件，其次是在實踐過程中不斷總結歸納使其持續完善。

（二）監管方法。在利用通信檔案的過程中，不同的利用對象有不同的利用目的，我們必須根據其不同心里和思想動機做到重點監督。對于被利用過的案卷和文件一定要認真仔細核查，發現問題及時上報，并在利用登記薄上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，為及時挽回損失，必須第一時間報告上級領導以便及時查處。

（三）通信檔案保密與管理利用應協調發展。作為檔案管理工作人員保守國家機密是其神圣的職責，也是其應盡的義務。通信檔案管理人員日常工作中盡心盡職，十分重視檔案保密工作，在嚴格做好保密工作的同時，不斷切實完善自身工作職能，為領導決策服務勢在必行。雖然機密通信檔案應該保密，但單純的保密而不利用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此保密的目的之一就是為了有時間、地點、范圍限制的利用。那些會給黨和國家的安全和利益造成危害的無限制的利用是不可取的，利用的前提必須是在保密基礎上的利用。因此，正確處理好保密與利用的關系對通信檔案工作來說十分重要，兩者必須協調發展，不可偏頗。

三、通信檔案的保密與開放利用

通信檔案的秘密性不是一成不變的，我們必須認識到其秘密性的時效和范圍；不能缺乏保密觀念，對涉密通信檔案不能無視其秘密性，不能無限地擴大開放利用范圍。因此，在做好開放通信檔案為社會服務的同時，必須做好相應的保密工作。

（一）檔案審查工作的重要性。通信檔案審查工作的主要任務是科學而準確地區分、判定通信檔案的開放與控制使用范圍，是通信檔案開放前的一項重要工作，也是開放通信檔案工作的一個關鍵環節。

（二）通信檔案的解密工作。根據國家《保密法》規定，保密通信檔案是有等級劃分的，依據其保密級別劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定保密等級的目的就是為了讓通信檔案工作人員能夠最大限度地提供利用通信檔案，并根據不同的密級采取不同的管理措施。但是沒有什么秘密是一成不變的，秘密保管總會有期限屆滿，屆時秘密便失去了它的保密價值，也就是說此時的秘密應該按照公開文件進行管理，而不能按照原有的保密文件進行管理。這就是通信檔案保密的時效性。當保密檔案到了一定時限需要向社會各界開放時，必須先進行劃密解密，并把未解密的重新列入控制使用的范圍。

四、通信檔案管理職責的重要性

（一）通信檔案管理工作的目的就是要維護通信檔案的完整與安全，這既是通信檔案管理工作的基本任務，也是通信檔案管理的重要職責。不壞、不散、不亂、不丟是通信檔案保管工作的具體任務。這是一項重要的基礎工作，需要通信檔案保管人員保持時刻警惕，持之以恒的精神，以防檔案的損壞，確保通信檔案的安全。通信檔案保管工作的任務是艱巨的，更是光榮的，做好此項工作為通信檔案工作提供物質基礎。

（二）加強培養和提高絕密檔案管理人員的素質。知密早、知密多、知密深是絕密通信檔案管理人員的特點，他們具有特殊的身份和地位，因此他們肩負著比一般工作人員對保守黨和國家的秘密更為重大的責任。因此，通信檔案管理人員的素質的高低直接決定了通信檔案保密工作的好與壞。絕密通信檔案管理人員不僅要有嚴謹的工作作風，極強的責任心、事業心，還必須有高度的保密意識。為防止秘密泄露，經手的事情必須件件有頭有尾，手續清楚，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

（三）絕密通信檔案的日常管理應有條不紊。絕密通信檔案的日常管理工作應嚴格按照規章制度辦理，必須經指定領導人審批，包括檔案的調閱、移出、銷毀等，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密通信檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救，確保絕密檔案安全。

五、結束語

通信檔案是我國通信建設活動的產物，是我們在從事各項通信建設中的原始記錄。通信檔案以其原始記錄性、真實性，使其具有重要的憑證作用和史料價值。通信企業有機結合通信檔案的保密與利用工作，會積極促進我們從事下一步通信發展和基礎建設。