論檔案的發展歷程和進化

趙珺

【摘 要】我國是個有著悠久歷史文化的文明古國，千百年語言文字的創造、更新和發展，沉淀著人類思想的底蘊，中華民族文明史，留傳下來的是無與倫比的，非常珍貴的檔案文獻。

【關鍵詞】演變過程；歷史發展；檔案管理

一、檔案的演變過程與歷史發展

我國最早在殷商時期就已經形成了歷史檔案，稱為“甲骨檔案”

距今已經有三千多年的歷史。早在“三皇五帝”時代，相傳就出現了檔案這種物體。“三皇”時代稱檔案為“三墳”，”五帝”稱檔案為“五典”，商朝稱為“冊”，商代典冊，屬于殷王言論和行事的記錄，是商朝后期的歷史檔案。西周時期，檔案被稱為“中”。春秋戰國時期，除了“中”、“冊”、“典”稱呼外，更多地開始使用“簡牘”、“簡策”。秦漢時期稱檔案為“典籍”、“圖籍”。東漢蔡倫改進造紙術后，人們稱檔案為“文書”、“公文”。先秦時期因生產力發展水平低，文化不發達，檔案（文）和著述（獻）不分，融為一體，兩漢時期以孔子的“六經”作為先秦的檔案史料和史書。魏晉以后，尤其是到了唐代，隨政治和文化的發展，史家們逐漸將檔案（文）和著述（獻）分開，單稱檔案為“文卷”、“文案”、“案卷”、“案牘”、“文牘”和“薄書”等等。宋朝在沿用以上許多稱呼的同時，開始較多地使用“案牘”、“文牘”等稱呼。明代的檔案事物名稱，與漢唐以來的稱謂一脈相承，主要有“文書”、“案牘”、“文案”、“文卷”、“案卷”等。清代，大批漢人被吸收進政府官衙服務。在這種滿漢文化的整合中，人們逐漸將滿文的“檔”和漢文的“案”結合在一起使用，形成“檔案”一詞。

90年代以來，檔案開放成為時代主流趨勢之一。開放檔案是我國檔案利用工作史上一次劃時代性質的革命，它徹底揭開了蒙在檔案之睥的神秘面紗，極大地擴展了檔案利用工作的領域。

由于科技的發展，檔案的載體種類也日益增多，出現了大量的以膠片、磁性材料以及光盤為載體的膠片檔案、音響檔案、磁性檔案。

隨著信息技術的廣泛應用，檔案的形成、管理、保護及提供利用都產生巨大的變化，無紙化辦公已經進入到我們工作中，這樣的新型檔案載體介質、形成規律、管理的工作流程以及管理的方式方法和維護要求等都與傳統的紙質檔案截然不同。新型的檔案管理模式應該多培養這樣的專業人才；掌握先進的技術手段，把傳統的管理與信息現代化結合起來，實現檔案現代化管理；融計算機網絡服務、電話、有線電視、無線通訊系統一體化等功能為一體，為檔案管理提供全方位服務。

二、數字化檔案帶來的優勢

檔案工作是一項很重要的工作，也是政策性、機密性、專業性很強的工作，他記錄的是歷史，是曾經發生的種種，和我們都息息相關的各類信息，因此要保護好各類檔案，也需要有人力及物力的付出，檔案的管理工作看上去容易，實則也很繁雜，需要有極強的責任心以及非常耐心地工作態度，最最重要的是工作量的巨大，以及檔案文件帶來的紙張以及占地空間的浪費，是非常不環保的，查閱起來也是非常麻煩的。

自從有了數字檔案管理，給我們的工作帶來了很多便捷，也提高了工作效率，有很多優勢：

1.提高了辦公工作效率，可以隨時進行歸檔，減少了紙張以及占地空間的浪費，查閱簡便快捷、信息準確，縮短了查閱的時間。

2.提高了經濟效益，節省了人力以及物力費用，減少了辦公管理費用的支出，避免了反復復印紙張造成的紙張的浪費。

3.對檔案原件起到了長效的保護作用，避免了因各種因素造成的紙類文件的損毀，使得原件更加安全，也防止了部分紙質文件篡改的行為。

4.數字檔案還給我們提供了一個更好的共享平臺，依托這個平臺，我們可以方便部門之間的溝通，使得信息量能夠更多，收集的資料更全面。

5.減少了人力物力的同時，也為我們的工作帶來了很多便捷，使得這項工作變得輕松，減少了很多中間環節，降低了工作強度，查閱準確率得到很大提升。

三、數字化檔案管理工作的意義

1.在各類工作高效化的當下，我們也應該把檔案管理工作放到重要位置，過去的模式已經適應不了現代社會的節奏，也無法跟上快節奏工作的步伐。高效、高產、快速是我們的主導，檔案工作也不能落后，我們每個人都要重視。

2.信息化時代的今天，我們希望檔案工作也能夠得到很大程度的提升，這樣才能更加快捷有效的為人民服務，才不會和社會脫節，我們應該充分利用信息以及網絡給我們帶來的優勢，將數字檔案運用進去，使得這項工作也能發揮出真正優勢，使得發揮其作用，為我們提供更加全面及高效的信息。

3.數字化檔案管理已經成為我們日常的一項重要工作，我們應該加強學習，提升我們平日的工作效率，使得此項工作更加完善，使得數字化檔案工作彰顯出更多的優勢。

四、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作不是只有保管檔案如此簡單，其涉及到很多的專業，

政策和機密的問題，對于檔案的保管工作，政府應給與多方位的支持，使我們的信息更好的為百姓服務。

1.思想認識不到位，檔案意識淡薄。上到領導下到具體的檔案管理人員，檔案意識相當淡薄，對檔案管理的法律法規和業務知識學習掌握甚少，雖然有些單位組織過相應的學習及培訓，但是也起不到相應的效果，對檔案工作缺乏足夠的認識。

2.檔案管理人員變動較為頻繁，業務素質不高，制約了檔案工作的順利開展。檔案管理工作沒有專職的，大部分是黨政機關辦公室人員，由于沒有時間去整理大量的檔案資料，有時就只為了應付，部分考慮崗位人員時選擇一些年齡偏大，文化程度不高的，甚至還有些老弱病殘人員，將檔案的崗位作為“過渡崗”。因此檔案管理人員整體素質就不高，檔案工作就管不好。

3.制度不嚴，管理不規范，認為檔案工作不是重要的工作，建設經濟才是主要的，使檔案工作處于松弛狀態，無人問津。雖然有的單位制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，執行起來難，無法開展有效的、正常的檔案管理工作。

五、加強檔案管理工作的對策和建議

1.提高認識，在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的宣傳及教育活動，宣傳檔案工作的重要性以及檔案的利用價值作用，提高全社會的檔案法律意識。

2.健全制度，建立健全完善的檔案管理工作制度，從收集、歸檔到移交都要有檔案室統一管理，做好日常保管、借閱工作，建立管理考核制度，手續嚴格，管理規范有序。

3.加強檔案管理隊伍建設，檔案管理工作專業性很強，管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心。樂于奉獻，要具備扎實的檔案管理理論知識，掌握現代科技技術，有先進的管理方法和基本技能。

六、結束語

檔案歷經幾千年發展到現在數字化時代，是我們值得高興的，檔案管理工作也是需要得到高度重視的，用最新的觀念、思路解決新時代下的新問題，把檔案管理工作做得更完善。