論檔案的發(fā)展歷程和進(jìn)化

趙珺

【摘 要】我國是個(gè)有著悠久歷史文化的文明古國，千百年語言文字的創(chuàng)造、更新和發(fā)展，沉淀著人類思想的底蘊(yùn)，中華民族文明史，留傳下來的是無與倫比的，非常珍貴的檔案文獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】演變過程；歷史發(fā)展；檔案管理

一、檔案的演變過程與歷史發(fā)展

我國最早在殷商時(shí)期就已經(jīng)形成了歷史檔案，稱為“甲骨檔案”

距今已經(jīng)有三千多年的歷史。早在“三皇五帝”時(shí)代，相傳就出現(xiàn)了檔案這種物體。“三皇”時(shí)代稱檔案為“三墳”，”五帝”稱檔案為“五典”，商朝稱為“冊”，商代典冊，屬于殷王言論和行事的記錄，是商朝后期的歷史檔案。西周時(shí)期，檔案被稱為“中”。春秋戰(zhàn)國時(shí)期，除了“中”、“冊”、“典”稱呼外，更多地開始使用“簡牘”、“簡策”。秦漢時(shí)期稱檔案為“典籍”、“圖籍”。東漢蔡倫改進(jìn)造紙術(shù)后，人們稱檔案為“文書”、“公文”。先秦時(shí)期因生產(chǎn)力發(fā)展水平低，文化不發(fā)達(dá)，檔案（文）和著述（獻(xiàn)）不分，融為一體，兩漢時(shí)期以孔子的“六經(jīng)”作為先秦的檔案史料和史書。魏晉以后，尤其是到了唐代，隨政治和文化的發(fā)展，史家們逐漸將檔案（文）和著述（獻(xiàn)）分開，單稱檔案為“文卷”、“文案”、“案卷”、“案牘”、“文牘”和“薄書”等等。宋朝在沿用以上許多稱呼的同時(shí)，開始較多地使用“案牘”、“文牘”等稱呼。明代的檔案事物名稱，與漢唐以來的稱謂一脈相承，主要有“文書”、“案牘”、“文案”、“文卷”、“案卷”等。清代，大批漢人被吸收進(jìn)政府官衙服務(wù)。在這種滿漢文化的整合中，人們逐漸將滿文的“檔”和漢文的“案”結(jié)合在一起使用，形成“檔案”一詞。

90年代以來，檔案開放成為時(shí)代主流趨勢之一。開放檔案是我國檔案利用工作史上一次劃時(shí)代性質(zhì)的革命，它徹底揭開了蒙在檔案之睥的神秘面紗，極大地?cái)U(kuò)展了檔案利用工作的領(lǐng)域。

由于科技的發(fā)展，檔案的載體種類也日益增多，出現(xiàn)了大量的以膠片、磁性材料以及光盤為載體的膠片檔案、音響檔案、磁性檔案。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的形成、管理、保護(hù)及提供利用都產(chǎn)生巨大的變化，無紙化辦公已經(jīng)進(jìn)入到我們工作中，這樣的新型檔案載體介質(zhì)、形成規(guī)律、管理的工作流程以及管理的方式方法和維護(hù)要求等都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案截然不同。新型的檔案管理模式應(yīng)該多培養(yǎng)這樣的專業(yè)人才；掌握先進(jìn)的技術(shù)手段，把傳統(tǒng)的管理與信息現(xiàn)代化結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理；融計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電話、有線電視、無線通訊系統(tǒng)一體化等功能為一體，為檔案管理提供全方位服務(wù)。

二、數(shù)字化檔案帶來的優(yōu)勢

檔案工作是一項(xiàng)很重要的工作，也是政策性、機(jī)密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他記錄的是歷史，是曾經(jīng)發(fā)生的種種，和我們都息息相關(guān)的各類信息，因此要保護(hù)好各類檔案，也需要有人力及物力的付出，檔案的管理工作看上去容易，實(shí)則也很繁雜，需要有極強(qiáng)的責(zé)任心以及非常耐心地工作態(tài)度，最最重要的是工作量的巨大，以及檔案文件帶來的紙張以及占地空間的浪費(fèi)，是非常不環(huán)保的，查閱起來也是非常麻煩的。

自從有了數(shù)字檔案管理，給我們的工作帶來了很多便捷，也提高了工作效率，有很多優(yōu)勢：

1.提高了辦公工作效率，可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔，減少了紙張以及占地空間的浪費(fèi)，查閱簡便快捷、信息準(zhǔn)確，縮短了查閱的時(shí)間。

2.提高了經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)省了人力以及物力費(fèi)用，減少了辦公管理費(fèi)用的支出，避免了反復(fù)復(fù)印紙張?jiān)斐傻募垙埖睦速M(fèi)。

3.對(duì)檔案原件起到了長效的保護(hù)作用，避免了因各種因素造成的紙類文件的損毀，使得原件更加安全，也防止了部分紙質(zhì)文件篡改的行為。

4.數(shù)字檔案還給我們提供了一個(gè)更好的共享平臺(tái)，依托這個(gè)平臺(tái)，我們可以方便部門之間的溝通，使得信息量能夠更多，收集的資料更全面。

5.減少了人力物力的同時(shí)，也為我們的工作帶來了很多便捷，使得這項(xiàng)工作變得輕松，減少了很多中間環(huán)節(jié)，降低了工作強(qiáng)度，查閱準(zhǔn)確率得到很大提升。

三、數(shù)字化檔案管理工作的意義

1.在各類工作高效化的當(dāng)下，我們也應(yīng)該把檔案管理工作放到重要位置，過去的模式已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代社會(huì)的節(jié)奏，也無法跟上快節(jié)奏工作的步伐。高效、高產(chǎn)、快速是我們的主導(dǎo)，檔案工作也不能落后，我們每個(gè)人都要重視。

2.信息化時(shí)代的今天，我們希望檔案工作也能夠得到很大程度的提升，這樣才能更加快捷有效的為人民服務(wù)，才不會(huì)和社會(huì)脫節(jié)，我們應(yīng)該充分利用信息以及網(wǎng)絡(luò)給我們帶來的優(yōu)勢，將數(shù)字檔案運(yùn)用進(jìn)去，使得這項(xiàng)工作也能發(fā)揮出真正優(yōu)勢，使得發(fā)揮其作用，為我們提供更加全面及高效的信息。

3.數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為我們?nèi)粘５囊豁?xiàng)重要工作，我們應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升我們平日的工作效率，使得此項(xiàng)工作更加完善，使得數(shù)字化檔案工作彰顯出更多的優(yōu)勢。

四、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作不是只有保管檔案如此簡單，其涉及到很多的專業(yè)，

政策和機(jī)密的問題，對(duì)于檔案的保管工作，政府應(yīng)給與多方位的支持，使我們的信息更好的為百姓服務(wù)。

1.思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)淡薄。上到領(lǐng)導(dǎo)下到具體的檔案管理人員，檔案意識(shí)相當(dāng)?shù)。瑢?duì)檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)掌握甚少，雖然有些單位組織過相應(yīng)的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，但是也起不到相應(yīng)的效果，對(duì)檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

2.檔案管理人員變動(dòng)較為頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，制約了檔案工作的順利開展。檔案管理工作沒有專職的，大部分是黨政機(jī)關(guān)辦公室人員，由于沒有時(shí)間去整理大量的檔案資料，有時(shí)就只為了應(yīng)付，部分考慮崗位人員時(shí)選擇一些年齡偏大，文化程度不高的，甚至還有些老弱病殘人員，將檔案的崗位作為“過渡崗”。因此檔案管理人員整體素質(zhì)就不高，檔案工作就管不好。

3.制度不嚴(yán)，管理不規(guī)范，認(rèn)為檔案工作不是重要的工作，建設(shè)經(jīng)濟(jì)才是主要的，使檔案工作處于松弛狀態(tài)，無人問津。雖然有的單位制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴(yán)，執(zhí)行起來難，無法開展有效的、正常的檔案管理工作。

五、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策和建議

1.提高認(rèn)識(shí)，在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的宣傳及教育活動(dòng)，宣傳檔案工作的重要性以及檔案的利用價(jià)值作用，提高全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。

2.健全制度，建立健全完善的檔案管理工作制度，從收集、歸檔到移交都要有檔案室統(tǒng)一管理，做好日常保管、借閱工作，建立管理考核制度，手續(xù)嚴(yán)格，管理規(guī)范有序。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心。樂于奉獻(xiàn)，要具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，掌握現(xiàn)代科技技術(shù)，有先進(jìn)的管理方法和基本技能。

六、結(jié)束語

檔案歷經(jīng)幾千年發(fā)展到現(xiàn)在數(shù)字化時(shí)代，是我們值得高興的，檔案管理工作也是需要得到高度重視的，用最新的觀念、思路解決新時(shí)代下的新問題，把檔案管理工作做得更完善。