從檔案管理角度看OA系統文件管理功能建設

沈麗玉

（福建省僑興輕工學校，福建 福清 350300）

從檔案管理角度看OA系統文件管理功能建設

沈麗玉

（福建省僑興輕工學校，福建 福清 350300）

隨著電子信息技術的發展， OA系統因其低耗性和高效性，在日常辦公中被普遍使用。文章從檔案管理角度闡述了OA系統文件管理功能與檔案管理之間的密切聯系，分析了OA系統文件管理功能建設需要注意的一些問題并提出解決思路，希望能對今后OA系統的進一步完善和檔案管理工作效率的提高具有一定借鑒意義。

檔案管理；OA系統；文件管理功能

辦公自動化即Office Automation（簡稱OA），是利用現代化辦公設備與計算機網絡相結合的一種新型辦公方式。辦公自動化的初衷是為了節約行政成本和提高工作效率，其應用主要是利用OA系統來實現日常辦公。

1 OA系統的應用與普及

隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，OA系統融入了網絡協同辦公、知識管理等先進理念，從最初的個體辦公電子化，朝著計算機網絡化、協作化和智能化方向發展。我國的OA系統最早起源于政府機關內部的電子政務系統，發展至今日，已形成了以工作流為中心，能支持整個組織工作流程協助工作的功能體系。

OA系統的應用，不僅實現了節約成本的目的，也大大提高了辦公效率。一方面，OA系統的運行是通過網絡系統生成或傳輸電子文件來實現的，這省略了文稿打印、裝訂等步驟，簡化了文件傳遞的過程，節約了大量的人力、物力和財力；另一方面，由于OA系統的中心是工作流，細化了各個部門的職能，使管理人員方便共享信息，減少了重復作業，實現了高效地協同作業，極大地提高了工作效率。因此，近年來，使用OA系統辦公的單位越來越多，其功能的建設與完善也備受關注。

2 從檔案管理角度看OA系統文件管理功能

2.1 檔案管理與文件管理

OA系統是通過網絡系統生成或傳輸電子文件來實現高效辦公的平臺。伴隨著OA系統應用的普及，傳統紙質文件銳減，大量電子文件和電子檔案應運而生。根據文件生命周期理論，檔案既來源于文件又與文件有所不同，二者密不可分。文件是檔案的前身，而檔案是處理完畢的具有保存價值的文件。文件生命周期理論對電子文件同樣是適用的，電子檔案是由電子文件轉化而來的。

作為電子檔案的源頭，依據檔案前端控制原則，電子文件管理的好與壞，關系到電子檔案的真實性、歸檔的完整性和利用的價值。因此，電子文件管理作為檔案管理工作的關鍵步驟，有必要將其納入到檔案管理工作的范疇中來。

2.2 檔案管理與OA系統文件管理功能

目前，我國普遍使用的OA系統一般是由電子辦公設備、計算機軟硬件系統和網絡系統等3個要素構成。OA系統提供的功能也是基于這3個構成要素發展而來，實現了數據傳輸、信息共享、知識轉移等功能，具體表現為公文流轉、流程審批、文件管理等。各行各業應結合自身的需要，在實現OA基本功能的基礎上，可以對OA系統的功能進行拓展。例如作為學校日常辦公應用的OA系統，學生管理就是必須具備的拓展功能之一，而對一個生產企業來說，OA系統如果具有生產過程控制的相關功能，則能進一步有效地提高管理工作效率。

但無論OA系統功能的如何拓展，其的實現都離不開文件管理的支持。這是因為OA系統功能的實現都是通過電子文件的管理來實現，離開了電子文件，OA系統就如無源之水，其功能的發揮將無從談起。因此，OA系統文件管理功能的完善同樣也影響著檔案的質量與利用價值，對檔案管理工作現代化和提高檔案管理工作效率具有重要意義。

3 OA系統文件管理功能建設需要注意的幾個問題

從我國電子檔案管理工作的角度來看，OA系統文件管理功能的建設應該注意以下幾個問題。

3.1 在OA系統建設過程中容易忽視檔案管理人員的參與

OA系統文件管理功能對檔案管理具有重要意義，在OA系統的建設過程中，往往強調熟悉技術與職能工作的人員參與，而容易忽視檔案管理人員的參與。技術人員與職能部門的參與必不可少，但若缺乏檔案管理人員的參與，則容易對后期檔案的收集、整理、保管、開發與利用的工作效率產生負面影響，從而影響工作效率的提高。因此，對于OA系統功能的建設，一方面，我們要在思想上充分認識文件管理對檔案管理工作的重要意義，鼓勵檔案管理人員積極參與，從文件全程管理理論的高度，對OA系統文件管理功能的建設提供建議。另一方面，也要鼓勵檔案管理人員及時更新技術知識儲備，培養具有技術知識和管理知識的混合型人才，促進檔案管理水平和辦公效率的提高。

3.2 電子檔案的憑證作用還未被普遍接受

傳統檔案之所以具有憑證作用，是因為檔案是社會生活中形成的真實的原始記錄，它保留了文件在形成和傳遞過程中的歷史痕跡。而電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件，其形成往往是一個無紙化的過程。因此，電子文件在形成和傳遞過程中，可能存在著記錄了其來源和過程的信息或不存在、或不完整、或失真、或難以辨認的問題。盡管電子簽章防偽技術不斷發展，國家也在新出臺的有關電子文件和電子檔案管理的規范性文件中指出電子文件與相同內容的紙質文件具有同等的行政效力，但作為新生事物，其效力為普遍接受還需要一個過程。因此，基于電子檔案的憑證作用還未被普遍接受的現狀，通過OA系統文件管理功能的完善，來加強電子文件的前端控制，以確保電子文件的真實、完整和可利用，逐步實現電子檔案的憑證作用。

3.3 OA系統功能建設缺乏統一的行業標準

各行各業可結合自身的需求和特點，通過自主開發或購買系統的方式，來自主選擇OA系統的功能。反過來也就是說，目前我國OA系統的開發一般是各單位各自為政，而其功能的建設，也缺乏統一的行業標準。

OA系統功能建設沒有統一的行業標準可循，一方面，從功能建設的廣度來看，盡管它可以滿足不同用戶對功能個性化、多樣化的需求，提高用戶體驗水平，但同時也造成了重復開發的資源浪費，提高了購買單位的使用成本。此外，由于軟件系統差異、格式不兼容等問題，對不同OA系統之間的信息整合也提出了新的難題。另一方面，從功能建設的深度來看，即便是對同一功能，不同開發單位能夠實現的完整度也可能存在著差別。在缺乏統一的行業標準規范的現實條件下，OA系統功能的建設，可以通過廣泛征求職能部門的意見，并對需求進行精細化梳理，結合現實條件，來把握OA系統功能開發的廣度和深度。

3.4 OA系統與檔案管理系統的銜接問題亟待解決

由于檔案管理工作對協作性和時效性的要求，相對于日常辦公室業務工作來說，要求沒那么高，因此，配備專門的檔案管理系統的單位偏少，且大部分集中在專業的檔案管理機構，電子檔案的管理很大程度上還有賴于OA系統文件管理功能與辦公自動化軟件的結合應用。盡管如此，隨著電子文件中心的建設，文檔一體化管理已成為共識，OA系統與檔案管理系統的銜接問題亟待解決。對電子文件管理系統的研究和開發就是對該問題的一個探索。

綜上所述，在電子信息技術高速發展和OA系統普遍應用的今天，將檔案管理與文件管理孤立開來的陳舊思想已不能適應當代檔案管理工作的需要。因此，我們要積極更新工作思路，積極探索和完善文檔管理一體化的管理系統，進一步提高辦公管理工作的效率。

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[2] 張海詳.從檔案管理的角度看“無紙化辦公”[N].中國檔案報,2006-6-8(3).

[3] 陳曉暉,趙屹.我國電子文件管理亟待完善的措施[EB/OL].http://www.chinaarchives.cn/2015/0210/77316.shtml,2015-02-10.

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C931.4

A

1007-550X（2016）06-0052-03

10.3969/j.issn.1007-550X.2016.06.003

2016-04-20

沈麗玉（1984-），女，助理館員，研究方向：檔案管理。