論高校檔案工作如何向高層次發(fā)展

張建修（河南大學(xué)檔案館　開封　475001）

論高校檔案工作如何向高層次發(fā)展

張建修
（河南大學(xué)檔案館開封475001）

摘要隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)高校檔案利用工作模式已經(jīng)明顯無法滿足社會各方面的需求。我們檔案工作者應(yīng)當(dāng)從轉(zhuǎn)變思想觀念、構(gòu)建檔案信息資源體系、完善和優(yōu)化館藏、強化檢索工具和目錄建設(shè)、加強檔案人才隊伍建設(shè)等多方面入手，改變傳統(tǒng)工作模式，將高校檔案工作推向更高層次。

關(guān)鍵詞高校檔案工作高層次發(fā)展

目前，隨著社會的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及人們檔案意識的逐漸增強，檔案和檔案工作越來越被公眾所認(rèn)知。從而社會各界對高校檔案工作提出了更高的要求，那些傳統(tǒng)的服務(wù)功能和模式已遠(yuǎn)不能滿足自身發(fā)展的需要，我們作為新時代的檔案管理工作者如何打破這種被動局面，使檔案管理工作更好地向高層次利用方向發(fā)展，已成為我們每一位檔案人應(yīng)該深入思考的問題。

一、更新觀念創(chuàng)新體制

更新觀念就是要求我們檔案管理工作者不僅要管理好館藏檔案，更重要的是要跟上時代的步伐，進(jìn)一步解放思想、開拓創(chuàng)新，樹立開放意識、改革意識、競爭意識、科技意識、服務(wù)意識、法律意識和文化意識等，圍繞學(xué)校中心工作積極主動、快速有效的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，真正的發(fā)揮檔案館服務(wù)社會的功能。那么首先我們檔案工作者應(yīng)確立以下三種觀念：一是開放的觀念，就是要打破自我封閉，因循守舊的觀念。也就是說我們只有從封閉走向開放，主動了解把握廣大利用者的檔案利用需求，不斷增強應(yīng)變能力，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。二是注重檔案的時效觀念，充當(dāng)“及時雨”與“雪中炭”，就是要求我們檔案管理工作者不僅要具備一定的社會責(zé)任感和觀察事物的敏銳性，更要主動配合學(xué)校各項重大活動，珍惜每一次顯示檔案工作的機會，及時把握學(xué)校活動的重點，并把這個重點作為開發(fā)檔案信息的著力點，使檔案信息在高校教學(xué)和科研工作中真正用得上、見實效，充分發(fā)揮檔案信息對學(xué)校各項工作所起到的重要作用。三是主動服務(wù)的觀念。就是要提高檔案的服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，我們只有確立主動服務(wù)的觀念，在工作中才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動，從而使我們檔案工作者在進(jìn)行日常檔案信息資源開發(fā)利用工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此我們必須建立起開放的、現(xiàn)代的檔案工作體系，緊緊扣住時代的脈搏，拓寬檔案服務(wù)渠道；改善檔案服務(wù)功能，變從屬性為主動性和預(yù)見性；樹立超前意識，樹立大檔案的觀念，把我們的服務(wù)延伸到生產(chǎn)活動中去，延伸到領(lǐng)導(dǎo)者決策中去。我們要選定好主動服務(wù)的突破口，越是學(xué)校重要的工作就越要把檔案管理延伸到那兒，檔案信息服務(wù)就越要提供到那兒，越是人們關(guān)注的活動，檔案工作就越是要躋身其中。只有這樣，檔案管理才能在各項服務(wù)工作中進(jìn)一步擴(kuò)大其影響，檔案信息才能成為“源頭活水”。

二、優(yōu)化館藏、加強信息化建設(shè)

我們作為高校檔案管理工作者不僅要豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，還要建立檔案信息資源保障體系。檔案館藏量的優(yōu)化和豐富與否，是實現(xiàn)提供檔案利用服務(wù)的前提條件和必要手段。我們接下來的工作是要注重加強檔案的征集工作，千方百計的完善和豐富收集范圍與征集門類，力爭建成檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量充足、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并有特色的檔案信息資源保障體系。

所以，要達(dá)到這一目標(biāo)，首先要求我們檔案管理工作者要把完善和優(yōu)化館藏作為我們檔案工作的重點。并圍繞這一重點制定出相應(yīng)的政策和辦法，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏。對學(xué)校在各項活動中形成的保存價值較大的而又重要的檔案一定要征集入館。例如：紙質(zhì)檔案、實物檔案、照片檔案、磁盤、錄像帶和光盤等存儲介質(zhì)的檔案等。不但要征收，而且還要登記、立卷，這樣我們的檔案變得內(nèi)容豐富，有東西可看，做到利用者愿意進(jìn)、愿意看，更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

學(xué)校檔案館是立足于學(xué)校，為學(xué)校的改革和發(fā)展起到了重要作用。所以，切實改變各部門檔案信息資源的分散管理，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理全部檔案，把檔案館建成一個學(xué)校檔案信息資料中心是時代的需要。通過建立檔案館將檔案信息分類管理可以適時統(tǒng)計檔案室最新的館藏情況，通報各方面的利用檔案取得的成效，開展各種形式的咨詢服務(wù)活動，以此引起師生們的重視，提高其參與利用檔案的意識，引導(dǎo)師生們積極利用學(xué)校檔案解決實際工作中的難題，處理一些事務(wù)糾紛。

隨著檔案信息資源的快速增長，人們對檔案的利用也愈來愈頻繁，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案信息利用和信息源加工工作的實際需要。當(dāng)然這些都要求檔案管理者能夠及時、全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地將檔案信息進(jìn)行有效地濃縮和有效地存貯，以便于更好地為利用者提供服務(wù)。因此，要創(chuàng)新現(xiàn)有檔案信息資源開發(fā)利用工作的方式，大力改進(jìn)和積極更新檔案利用的內(nèi)容和方法，并盡可能地學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)，特別是要更好的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。

目前我校檔案館在信息檢索方面已得到一定的改善，正在努力建立一個系統(tǒng)的、科學(xué)的、相互配套的、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)，并將利用率高的檔案信息開發(fā)成全文數(shù)據(jù)庫，放在網(wǎng)絡(luò)上供師生查閱、下載。對于日常利用率一般的檔案信息，則建立目錄數(shù)據(jù)庫，為學(xué)校利用者查考、檢索提供便利。力求實現(xiàn)檔案利用的現(xiàn)代化、科學(xué)化，以全面揭示和介紹檔案室保存的檔案分類和內(nèi)容，力爭方便、快捷地為師生們提供高質(zhì)量、全方位的信息檢索查詢服務(wù)。

三、提高檔案工作者素質(zhì)

檔案信息的利用工作是一項對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、整合、編研、錄入、查詢和提供利用，以滿足廣大用戶對檔案信息需求的過程。對于其中的若干個工作環(huán)節(jié)的完成，無疑要靠檔案管理工作者。因此，我們作為檔案管理工作者是檔案信息利用中不可缺少的關(guān)鍵要素之一。盡管近幾年來我們的檔案工作者們在檔案的科學(xué)管理方面較前幾年有了很大地提高，但在一些方面仍難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。例如：對電子檔案管理以及電子數(shù)據(jù)處理方面等，如果我們現(xiàn)在還麻木不仁，無動于衷，那將會使我們的工作始終處于被動狀態(tài)。所以我們必須開展多種形式、多種層次的知識技術(shù)培訓(xùn)，不斷增強檔案工作者的知識儲備、技能儲備和創(chuàng)新能力，努力建立一支與時俱進(jìn)的高素質(zhì)檔案人才隊伍。使檔案管理工作者們不僅文化素質(zhì)高，政治覺悟高，檔案專業(yè)理論水平高，而且在日常管理工作中的實際操作能力也要得以相應(yīng)的增強，以能熟練使用現(xiàn)代化管理工具，具備信息技術(shù)對管理人才的基本要求——計算機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識等。只有這樣，我們才能爭取主動，也才能使我們的檔案利用工作跨上一個新的臺階。

總之，新時代的檔案利用工作就是要“揭開面紗，展露自我”，實現(xiàn)理念上的全面更新，大膽躋身于市場經(jīng)濟(jì)的大潮中。我們應(yīng)順應(yīng)這種潮流，充分挖掘檔案的潛在利用空間，走出自我，敢于開拓，重塑檔案利用的全新形象。

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Discussion on How to Develop the Archives Work to a Higher Level in Colleges and Universities

Zhang Jianxiu
（Archives, Henan UniversityKaifeng475001）

AbstractWith the rapid development of science and technology，traditional colleges and universities archives work mode has already unable to meet the needs of all sectors of society. In order to promote the archives work of colleges and universities to a higher level，we archivists should change traditional work mode by changing ideas，building archival information resources system，improving and optimizing collection，enhancing search tools and directories construction，strengthening the talent team construction and so on.

KeywordsColleges and universitiesArchives workHigher levelDevelopment

中圖分類號G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼B

文章編號160229-7214

作者簡介

張建修，男，1959年9月生，副研究館員。