論高校檔案工作如何向高層次發展

張建修（河南大學檔案館　開封　475001）

論高校檔案工作如何向高層次發展

張建修
（河南大學檔案館開封475001）

摘要隨著科技的飛速發展，傳統高校檔案利用工作模式已經明顯無法滿足社會各方面的需求。我們檔案工作者應當從轉變思想觀念、構建檔案信息資源體系、完善和優化館藏、強化檢索工具和目錄建設、加強檔案人才隊伍建設等多方面入手，改變傳統工作模式，將高校檔案工作推向更高層次。

關鍵詞高校檔案工作高層次發展

目前，隨著社會的不斷進步和科學技術的飛速發展，以及人們檔案意識的逐漸增強，檔案和檔案工作越來越被公眾所認知。從而社會各界對高校檔案工作提出了更高的要求，那些傳統的服務功能和模式已遠不能滿足自身發展的需要，我們作為新時代的檔案管理工作者如何打破這種被動局面，使檔案管理工作更好地向高層次利用方向發展，已成為我們每一位檔案人應該深入思考的問題。

一、更新觀念創新體制

更新觀念就是要求我們檔案管理工作者不僅要管理好館藏檔案，更重要的是要跟上時代的步伐，進一步解放思想、開拓創新，樹立開放意識、改革意識、競爭意識、科技意識、服務意識、法律意識和文化意識等，圍繞學校中心工作積極主動、快速有效的提供優質服務，真正的發揮檔案館服務社會的功能。那么首先我們檔案工作者應確立以下三種觀念：一是開放的觀念，就是要打破自我封閉，因循守舊的觀念。也就是說我們只有從封閉走向開放，主動了解把握廣大利用者的檔案利用需求，不斷增強應變能力，才能有效地開發和傳遞檔案信息。二是注重檔案的時效觀念，充當“及時雨”與“雪中炭”，就是要求我們檔案管理工作者不僅要具備一定的社會責任感和觀察事物的敏銳性，更要主動配合學校各項重大活動，珍惜每一次顯示檔案工作的機會，及時把握學?；顒拥闹攸c，并把這個重點作為開發檔案信息的著力點，使檔案信息在高校教學和科研工作中真正用得上、見實效，充分發揮檔案信息對學校各項工作所起到的重要作用。三是主動服務的觀念。就是要提高檔案的服務性是檔案工作的根本屬性，我們只有確立主動服務的觀念，在工作中才能產生自覺的服務行動，從而使我們檔案工作者在進行日常檔案信息資源開發利用工作中發揮出應有的作用。因此我們必須建立起開放的、現代的檔案工作體系，緊緊扣住時代的脈搏，拓寬檔案服務渠道；改善檔案服務功能，變從屬性為主動性和預見性；樹立超前意識，樹立大檔案的觀念，把我們的服務延伸到生產活動中去，延伸到領導者決策中去。我們要選定好主動服務的突破口，越是學校重要的工作就越要把檔案管理延伸到那兒，檔案信息服務就越要提供到那兒，越是人們關注的活動，檔案工作就越是要躋身其中。只有這樣，檔案管理才能在各項服務工作中進一步擴大其影響，檔案信息才能成為“源頭活水”。

二、優化館藏、加強信息化建設

我們作為高校檔案管理工作者不僅要豐富并改善檔案信息資源的結構，還要建立檔案信息資源保障體系。檔案館藏量的優化和豐富與否，是實現提供檔案利用服務的前提條件和必要手段。我們接下來的工作是要注重加強檔案的征集工作，千方百計的完善和豐富收集范圍與征集門類，力爭建成檔案內容豐富、數量充足、結構合理、質量優化并有特色的檔案信息資源保障體系。

所以，要達到這一目標，首先要求我們檔案管理工作者要把完善和優化館藏作為我們檔案工作的重點。并圍繞這一重點制定出相應的政策和辦法，調整館藏結構，進一步豐富和優化館藏。對學校在各項活動中形成的保存價值較大的而又重要的檔案一定要征集入館。例如：紙質檔案、實物檔案、照片檔案、磁盤、錄像帶和光盤等存儲介質的檔案等。不但要征收，而且還要登記、立卷，這樣我們的檔案變得內容豐富，有東西可看，做到利用者愿意進、愿意看，更好地為學校的教學和科研工作提供優質服務。

學校檔案館是立足于學校，為學校的改革和發展起到了重要作用。所以，切實改變各部門檔案信息資源的分散管理，實現集中統一管理全部檔案，把檔案館建成一個學校檔案信息資料中心是時代的需要。通過建立檔案館將檔案信息分類管理可以適時統計檔案室最新的館藏情況，通報各方面的利用檔案取得的成效，開展各種形式的咨詢服務活動，以此引起師生們的重視，提高其參與利用檔案的意識，引導師生們積極利用學校檔案解決實際工作中的難題，處理一些事務糾紛。

隨著檔案信息資源的快速增長，人們對檔案的利用也愈來愈頻繁，傳統的檔案利用方式與方法已遠遠不能適應現代社會對檔案信息利用和信息源加工工作的實際需要。當然這些都要求檔案管理者能夠及時、全面、準確、系統地將檔案信息進行有效地濃縮和有效地存貯，以便于更好地為利用者提供服務。因此，要創新現有檔案信息資源開發利用工作的方式，大力改進和積極更新檔案利用的內容和方法，并盡可能地學習使用現代科學管理技術，特別是要更好的利用計算機技術和網絡應用技術。

目前我校檔案館在信息檢索方面已得到一定的改善，正在努力建立一個系統的、科學的、相互配套的、結構合理的檔案信息檢索網絡，并將利用率高的檔案信息開發成全文數據庫，放在網絡上供師生查閱、下載。對于日常利用率一般的檔案信息，則建立目錄數據庫，為學校利用者查考、檢索提供便利。力求實現檔案利用的現代化、科學化，以全面揭示和介紹檔案室保存的檔案分類和內容，力爭方便、快捷地為師生們提供高質量、全方位的信息檢索查詢服務。

三、提高檔案工作者素質

檔案信息的利用工作是一項對檔案信息資源進行開發、整合、編研、錄入、查詢和提供利用，以滿足廣大用戶對檔案信息需求的過程。對于其中的若干個工作環節的完成，無疑要靠檔案管理工作者。因此，我們作為檔案管理工作者是檔案信息利用中不可缺少的關鍵要素之一。盡管近幾年來我們的檔案工作者們在檔案的科學管理方面較前幾年有了很大地提高，但在一些方面仍難以適應時代發展的需要。例如：對電子檔案管理以及電子數據處理方面等，如果我們現在還麻木不仁，無動于衷，那將會使我們的工作始終處于被動狀態。所以我們必須開展多種形式、多種層次的知識技術培訓，不斷增強檔案工作者的知識儲備、技能儲備和創新能力，努力建立一支與時俱進的高素質檔案人才隊伍。使檔案管理工作者們不僅文化素質高，政治覺悟高，檔案專業理論水平高，而且在日常管理工作中的實際操作能力也要得以相應的增強，以能熟練使用現代化管理工具，具備信息技術對管理人才的基本要求——計算機應用，網絡應用知識等。只有這樣，我們才能爭取主動，也才能使我們的檔案利用工作跨上一個新的臺階。

總之，新時代的檔案利用工作就是要“揭開面紗，展露自我”，實現理念上的全面更新，大膽躋身于市場經濟的大潮中。我們應順應這種潮流，充分挖掘檔案的潛在利用空間，走出自我，敢于開拓，重塑檔案利用的全新形象。

參考文獻

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Discussion on How to Develop the Archives Work to a Higher Level in Colleges and Universities

Zhang Jianxiu
（Archives, Henan UniversityKaifeng475001）

AbstractWith the rapid development of science and technology，traditional colleges and universities archives work mode has already unable to meet the needs of all sectors of society. In order to promote the archives work of colleges and universities to a higher level，we archivists should change traditional work mode by changing ideas，building archival information resources system，improving and optimizing collection，enhancing search tools and directories construction，strengthening the talent team construction and so on.

KeywordsColleges and universitiesArchives workHigher levelDevelopment

中圖分類號G270.7

文獻標識碼B

文章編號160229-7214

作者簡介

張建修，男，1959年9月生，副研究館員。