規劃檔案信息化與數字化研究綜述

陳宏霞

（開封市規劃勘測設計研究院　開封　475000）

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規劃檔案信息化與數字化研究綜述

陳宏霞

（開封市規劃勘測設計研究院開封475000）

摘要規劃檔案信息化與數字化是城市規劃檔案工作發展的必然要求。梳理城市規劃檔案信息化與數字化研究與實踐的成果，有利于日后規劃檔案信息化與數字化工作的開展，也有利于推動整個規劃檔案現代化的進程，更好地服務社會、服務公眾、服務城市建設與發展。

關鍵詞規劃規劃檔案信息化數字化

Review on the Planning Archives of Informatization & Digitization Research

Chen Hongxia
(Kaifeng Municipal Planning Survey Design Institute Kaifeng 475000)

Abstract The informatization and digitization of planning archives are the inevitable requirements of urban planning development in archives work Sorting the results of archives informatization and digital urban planning research and practice, it is conducive to the future planning work of archives informatization and digitization, and conducive to promote the modernization of the whole planning archives as well, to serve better the society, the public, the urban construction and development of the service.

Keywords Planning Planning archives Informatization Digitization

一、規劃檔案信息化

“在一個信息化的時代，信息化的程度成為衡量各行各業現代化程度的重要評價標準，當然在當今經濟發展中發揮著越來越重要作用的城市規劃檔案管理也不例外，實現城市檔案管理的信息化具有重要意義。”[1]這里我們從規劃檔案信息化的必要性、重要性和目標，規劃檔案信息化的重點環節，規劃檔案信息化的特征，規劃檔案信息化的主要障礙，規劃檔案信息化的對策與策略幾個方面來梳理一下城市規劃檔案信息化研究的成果。

1、規劃檔案信息化的必要性、重要性和目標

就規劃檔案信息化的必要性，一種觀點認為：規劃專業的檔案與其他專業檔案不同，既有對某一區域當前建設的詳細規劃設計，又有對某一區域今后建設發展的前瞻性規劃。檔案作為規劃工作的第一手參考資料，在城市的規劃建設工作中發揮了舉足輕重的作用。但是“要想真正充分發揮規劃檔案的作用，實現其社會價值的最大化，檔案的管理必須要適應信息化環境，既保持傳統管理方式的優點，又利用現代信息化技術將檔案管理提高一個新水平。”[2]另一種觀點認為：“城鄉規劃部門從過去只重管理向既重管理又重服務轉變，推動城鄉規劃的實施與管理機制的創新，即城鄉規劃的管理機制由單一的行政審批逐漸轉向由行政機制、市場機制和法制管理共同發揮作用。”[3]而信息化則是適應這種轉變的工具，達成這種轉變的平臺。

就規劃檔案信息化的重要性，李玉芬的觀點最具代表性：“規劃檔案的信息化管理是一項長期的工作。實現信息化，檔案管理人員就不單純是檔案的保管員，更應該是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不是單純的收藏機構，更應該是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。”[4]

就規劃檔案信息化的目標，汪琴的表述最為簡單明了，她認為：“推進規劃單位檔案管理信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息最大程度的利用。”[5]將規劃檔案信息化的目標鎖定在“實現信息的公開與信息最大程度的利用”上。

2、規劃檔案信息化的重點環節

規劃檔案信息化涉及到規劃檔案管理的各個環節，如何確定其中的重點環節，將有限的資源、時間與精力集中在這些重點環節上，能起到綱舉目張，事半功倍之效。有人將歸檔環節視為規劃檔案信息化的重點環節，認為歸檔是規劃檔案信息化管理的基礎，強調“加強歸檔制度和歸檔要求的建設，并嚴格執行歸檔檢查和要求，從源頭上強化管理。”[6]

3、規劃檔案信息化的特征

在已有文獻中，有人將城市規劃檔案管理信息化的特征概括為“三性”：既檔案資料開發利用的高效性，檔案管理系統具有共享性，檔案資料管理具有虛擬性。[7]也有人將其概括為“三化”：既信息存取系統化、檔案管理數字化、檔案信息共享化。[8]歸納起來是四點：既高效、系統、共享、虛擬。

4、規劃檔案信息化的主要障礙

叢化龍認為：城市規劃檔案管理信息化主要障礙是：數字化文件具有豐富的種類和檔案管理的信息化需要大量的先進的信息設備的技術支持。[9]葉清潔認為：“一是圖紙、資料管理的手段和方式落后，導致出現資料丟失、損壞的現象，收集的資料沒有按照立卷規范進行整理、編目。二是以手工作業為主的城鄉規劃、建設與管理工作方式難以適應當今社會發展的需要。”[10]歸納起來一句話：管理理念、管理方式、技術手段的落后。

5、規劃檔案信息化的對策與策略

面對規劃檔案信息化面臨的問題及任務，研究者紛紛提出了各自的對策與策略，開出了自己的藥方。李玉芬認為適時改變傳統的檔案管理工作方式，是最為重要的對策，應當“由傳統的整理轉為檔案信息的重組和創新，變被動的、低檔次的備查服務，為積極主動的、超前的配送服務，使檔案信息的潛能得到充分發揮。”[11]而叢化龍認為：做好工作人員的培訓工作，加大軟硬件的投資力度，高效開發利用檔案資源是城市規劃檔案管理信息化主要策略。[12]汪琴提出了更新觀念，提高認識；加快軟、硬件設施建設，實現設備和技術的現代化；建立、創新規范的檔案管理機制；引進和培養復合型的管理人才；提高檔案信息的收集能力[13]的五點措施。葉清潔則提出了：建設“城鄉檔案信息共享平臺”，建設城鄉規劃檔案信息數據一體化庫，建立城鄉規劃檔案信息中心，集中管理檔案信息資源的設想。這些對策與策略各有則重，各有特點，在實踐過程中了各有成效。同時為當前及今后規劃檔案信息化建設提供了一些可供借鑒的思路與參考。

二、城市規劃檔案數字化

城市規劃檔案數字化城市規劃檔案現代化的重要組成部分，城市規劃檔案數字化從起步到今天大致經歷了從構想到實施；從單機到網絡，再到互聯網的發展過程。

1、必要性與重要性

對于城市規劃檔案數字化的必要性與重要性，一些研究者認為：“隨著信息技術的發展和相關設備、應用軟件的成熟和普及，建立數字化規劃檔案資料中心己經成為歷史的必然。”[14]也有人認為：“推行規劃檔案電子化管理，可便捷地提供多方位的檔案信息查詢統計服務，提高規劃檔案的查詢效率和服務質量，并可延長規劃檔案的保存壽命，充分發揮規劃檔案的歷史價值。”[15]還有人認為：“城市規劃檔案數字化的社會環境已經具備城市數字化發展已經開始帶動規劃檔案信息化發展，規劃檔案數字化建設也是城市數字化建設的重要的有機組成部分。”[16]

2、設想

在城市規劃檔案數字化初期，有人就提出了“構建數字化規劃檔案資料中心”的設想。指出：“隨著市場經濟的發展和社會信息化的發展，蘭州市現行的城市規劃和建設檔案管理體系出現了一系列不可避免的矛盾。這些矛盾越來越嚴重地影響了檔案、文件、信息的科學管理和有效利用，有損于檔案文件管理和使用者之間的協調性。”[17]為了解決檔案管理者和使用者、檔案介質和信息化時代兩個方面的矛盾。提出了建立數字化規劃檔案資料中心機構，對歷史檔案資料的數字化處理，建立數字化規劃檔案資料數據庫的設想。

3、實施

2003年提出設想后，規劃設計界陸陸續續開始了相關實踐。比如，2011年，海南省海口市規劃局決定開展規劃檔案綜合管理系統建設，加快實現規劃檔案的數字化管理和檔案信息電子化服務。“根據規劃檔案綜合管理系統的要求，規劃窗口受理報建檔案時，將按市政府無紙化辦公的要求，建立規范的檔案電子模塊，逐件進行電子化拷貝錄入，形成電子檔案和紙件檔案；業務處室在辦理項目規劃審批手續時，按規劃檔案的歸檔范圍和審批電子化要求，及時收集整理相關材料，完善電子檔案和紙件檔案內容；項目審批發證后，紙件檔案交由檔案室登記、分類、編目，放入密集架存放，項目電子檔案則存入由局勘測信息中心開發的規劃檔案綜合管理系統，實現檔案管理的電子化、現代化。”[18]

4、網絡環境下的城市規劃檔案數字化

隨著時間的推移，城市規劃檔案數字化進入了網絡時代。2015年，肖英在《城市規劃檔案數字化與互聯網》一文中指出：“網絡基礎設施不斷改進完善也為檔案信息化建設創造了良好的硬件環境。”[19]具體實施步驟一是構建城市規劃數字化檔案管理體系。包括構建涵蓋全市范圍的規劃電子文件管理網絡體系和實施規劃檔案一體化管理人員隊伍整合；二是完成城市規劃檔案信息化、數字化。包括：城市規劃檔案信息化、城市規劃檔案數字化、數字化要以客觀需要和現實可能為基礎、檔案鑒定與數字化同步、多種數據庫建設同步；三是數字化加工與利用同步。四是信息安全建設。

三、結語

規劃檔案信息化與數字化，是國家檔案信息化重要組成部分，也是城市建設檔案信息化的組成部分。實現規劃檔案的信息化與數字化，是城市規劃檔案工作發展的必然要求。總結與梳理城市規劃檔案信息化與數字化理論研究與實踐的成果，不僅有利于日后規劃檔案信息化與數字化工作的開展，也有利于推動整個規劃檔案現代化的進程，還有利于更好地服務社會、服務公眾、服務城市建設與發展。

參考文獻

[1][7][9][12]叢化龍.淺論城市規劃檔案管理的信息化[J].河南建材，2011，01：75-76.

[2][4][6][11]李玉芬.規劃檔案信息化管理的探索——以北京市城市規劃設計研究院規劃檔案管理為例[J].北京規劃建設，2010，04：129-130.

[3][10]葉清潔.城鄉規劃檔案信息數據的一體化管理[J].辦公自動化，2010，04：12-14.

[5][8][13]汪琴.檔案管理信息化在規劃設計單位中的應用[J].中外企業家，2013，26：234.

[14][17]王曉虹.關于構建數字化規劃檔案資料中心的設想[J].檔案，2003，05：50-51.

[15][18]陽海林,覃茂運.海口將推行規劃檔案數字化管理[N].中國建設報，2011-07-12003.

[16][19]肖英.城市規劃檔案數字化與互聯網[J].蘭臺世界，2015，S3：52.

陳宏霞：出生年月：1967.11，性別：女，民族：漢，學歷：本科，籍貫：河南省固始縣，職務：館員，職稱：中級，研究方向：檔案管理，工作單位：開封市規劃勘測設計研究院。

作者簡介

中圖分類號G270.7

文獻標識碼B

文章編號151226-7179