略論企業(yè)科技檔案工作范圍的延伸和擴展

王　巍

（神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室　徐州　221166）

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略論企業(yè)科技檔案工作范圍的延伸和擴展

王巍

（神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166）

摘要本文詳細闡述了企業(yè)科技檔案工作范圍的延伸、擴展以及現(xiàn)代科學(xué)管理對科技檔案工作提出的新的要求。

關(guān)鍵詞科技檔案范圍延伸擴展

人類的生產(chǎn)實踐證明，當(dāng)人們從事簡單的小生產(chǎn)活動時，由于規(guī)模小，生產(chǎn)過程簡單，可以憑經(jīng)驗進行管理。而當(dāng)進入社會化大生產(chǎn)后，由于生產(chǎn)環(huán)節(jié)多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，要求內(nèi)部協(xié)調(diào)，外部平衡，管理工作要科學(xué)化，而且生產(chǎn)社會化程度越高，越需要科學(xué)管理，因此，管理科學(xué)才作為一門學(xué)科應(yīng)運而生。它標(biāo)志著人們對客觀生產(chǎn)實際認識的能動性、適應(yīng)性的提高。

科技檔案工作是管理中的一個環(huán)節(jié)，有它產(chǎn)生和發(fā)展的過程，社會主義的科技檔案工作是適應(yīng)社會化大生產(chǎn)的需要而產(chǎn)生，隨著生產(chǎn)管理的發(fā)展而發(fā)展的。因此，要研究企業(yè)科技檔案工作內(nèi)容，范圍的變化和發(fā)展，就不能脫離社會生產(chǎn)發(fā)展和管理需要這一客觀實際去進行。那么，現(xiàn)代生產(chǎn)技術(shù)和管理發(fā)展的趨勢怎樣？在這個趨勢下，企業(yè)科技檔案工作的內(nèi)容、范圍有哪些變化？我們怎樣去解釋這種變化并展望未來呢？本文略陳淺見。

一、現(xiàn)代生產(chǎn)技術(shù)和管理發(fā)展趨勢

人類物質(zhì)文明經(jīng)歷了四次革命：第一次是火的應(yīng)用使人和動物分界，第二次是農(nóng)業(yè)革命，第三次是工業(yè)革命，第四次是現(xiàn)代電子計算機的應(yīng)用。我們所處的二十一世紀(jì)已進入了信息時代，以信息論為中樞神經(jīng)的系統(tǒng)論、信息論、控制論（簡稱“三論”）成為現(xiàn)代科學(xué)管理的前沿（電子計算機已成為現(xiàn)代管理的重要手段）。資本主義國家生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展，已使管理從“傳統(tǒng)管理”經(jīng)歷了“科學(xué)管理”進入到“現(xiàn)代管理”階段。我國從半封建半殖民地社會轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣髁x社會，生產(chǎn)技術(shù)從落后水平逐步過渡到現(xiàn)代化生產(chǎn)水平，并且在較短的時間內(nèi)從落后的管理方式迅速轉(zhuǎn)到科學(xué)管理以至現(xiàn)代化管理的軌道。其標(biāo)志不僅表現(xiàn)在我國吸收、應(yīng)用了國外一些現(xiàn)代科學(xué)管理的理論，結(jié)合我國的特點加以應(yīng)用，如全面質(zhì)量管理、系統(tǒng)工程，價值工程、“三論”等提高了管理效能，電子計算機正在逐步推廣應(yīng)用，而且“四全”管理已成為我國現(xiàn)階段企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。“四全”即以改善經(jīng)營決策、提高經(jīng)濟效益為目標(biāo)的全面計劃管理，以提高質(zhì)量為目標(biāo)的全面質(zhì)量管理，以增收節(jié)支為目標(biāo)的全面經(jīng)濟核算管理，以開發(fā)人才，調(diào)動職工積極性為目標(biāo)的全面人事勞動管理等。因此，從總的趨勢看是向現(xiàn)代化管理邁進，在“全”字上下功夫。市場經(jīng)濟下企業(yè)也從單一生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營型，管理職能向前延伸到生產(chǎn)前的市場預(yù)測，向后延伸擴展到為用戶技術(shù)服務(wù)，以提高經(jīng)濟效益。各門學(xué)科之間也在互相滲透，綜合發(fā)展。這些，都反映了生產(chǎn)，管理水平在日益提高，向綜合整體發(fā)展，以打開種種界限，千方百計地提高生產(chǎn)效能，獲取最佳經(jīng)濟效益。

通過現(xiàn)代生產(chǎn)技術(shù)和管理發(fā)展趨勢的分析，就不難看出企業(yè)科技檔案工作內(nèi)容、范圍擴展的客觀性和必然性了。在現(xiàn)代科學(xué)管理的影響下，科技檔案工作也在向前、向后延伸、擴展，并滲透到相關(guān)的管理工作中去，向全面綜合化、整體化發(fā)展，并將逐步采用電子技術(shù)，以適應(yīng)總的管理水平和提高經(jīng)濟效益的需要。事物的動態(tài)相關(guān)性原理，要求我們必須從人與物，物與物之間的關(guān)系去研究其變動和發(fā)展，以得出正確的結(jié)論。

二、企業(yè)科技檔案工作范圍的延伸、擴展

唯物辯證法認為，每一事物的運動都和它的周圍事物互相聯(lián)系著、互相影響著。但事物變化發(fā)展的根本原因在事物的內(nèi)部，內(nèi)因是變化的根據(jù)，外因是變化的條件，二者缺一不可。企業(yè)科技檔案工作范圍的變化，從根本上來說還是檔案工作本身發(fā)展的必然結(jié)果。

1、向前延伸

目前企業(yè)科技檔案工作范圍，已經(jīng)從“六個環(huán)節(jié)”向前延伸擴展到對科技檔案的來源、質(zhì)量進行管理、監(jiān)督，這種延伸是檔案工作本身發(fā)展的需要。科技檔案之所以需要保存，是因為它有使用價值，而價值大小，首先取決于檔案的質(zhì)量。實際生產(chǎn)技術(shù)活動中也有大量這樣的教訓(xùn)，假數(shù)據(jù)比沒有數(shù)據(jù)更壞。試想如果我公司發(fā)電機組大修檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，勢必會對機組設(shè)備維護及下次大修帶來惡劣影響。目前不少單位的檔案庫房保存了一大批與實物不相符的圖紙，給工作上帶來不少麻煩。此外，由于基建圖紙不全、不準(zhǔn)確，施工中經(jīng)常發(fā)生事故，停電、停水甚至人身傷亡。然而，不少有價值的科技文件材料又散存在個人手中，發(fā)揮不了作用。這些實際工作中的教訓(xùn)，要求檔案工作必須保證檔案達到完整，準(zhǔn)確，因此只有做好歸檔前的工作才能保證檔案來源的質(zhì)量。對文件材料的形成、積累、整理、歸檔，要從檔案管理的角度出發(fā)，進行一系列的組織管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。

近些年來廣大科技檔案工作者所致力解決的“納入”問題，就是這種延伸所探索的新領(lǐng)域，其形式之多樣，內(nèi)容之豐富使檔案工作增添了活力。如檔案部門負責(zé)制定本單位檔案管理辦法（不僅是檔案室內(nèi)部的管理而且包括歸檔前的一系列工作要求）使之作為廠規(guī)廠法，協(xié)助有關(guān)的專業(yè)技術(shù)部門制定文件材料形成、積累、整理，歸檔制度和人員崗位責(zé)任制并監(jiān)督其實施，參加生產(chǎn)、技術(shù)會議，成果驗收，設(shè)備開箱等監(jiān)督技術(shù)文件材料完整，準(zhǔn)確和及時歸檔，以及為達到齊全，完整、準(zhǔn)確而使檔案工作納入到計劃管理，技術(shù)管理，質(zhì)量管理、財務(wù)管理，成果管理之中。也是從這個意義出發(fā)，科技檔案工作需要由總工程師或生產(chǎn)副廠長領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)與各方面的關(guān)系。科技檔案部門的這些職能，使其性質(zhì)發(fā)生了變化，從單一的檔案保管部門轉(zhuǎn)化為檔案工作的職能部門，它可以對科技文件材料的形成、積累，歸檔以及歸檔后的修改，補充工作進行組織管理；可以直接參加廠級的生產(chǎn)調(diào)度會，可以參與對各部室、工程技術(shù)人員形成、積累、整理、歸檔科技文件材料的質(zhì)量進行考核并給予合理的評價。

為了確保企業(yè)文件歸檔質(zhì)量，建議采取以下措施：

（1）大力宣傳，增強全員檔案意識。

一是加強領(lǐng)導(dǎo)力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員6人，各單位配備兼職檔案員。二是重視提高群體檔案意識。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全廠廣大職工特別是各級領(lǐng)導(dǎo)都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內(nèi)容，認真組織學(xué)習(xí)貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識競賽。我廠還將檔案管理進行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟責(zé)任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。同時，我們從檔案利用產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟效益和社會效益中，明確了“檔案興企”的工作思路，使大家能夠理解和支持檔案工作，提高了群體檔案意識。

（2）健全和落實規(guī)章制度。

收集是檔案工作的起點，是發(fā)揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業(yè)檔案收集工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應(yīng)的歸檔制度，并在實踐中對各職能部門的歸檔工作予以監(jiān)督執(zhí)行，是檔案部門的基本職責(zé)，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業(yè)管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業(yè)檔案的移交歸檔是企業(yè)檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施，文件形成、歸檔責(zé)任。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進行指標(biāo)分解，納入廠各級人員和崗位經(jīng)濟責(zé)任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個節(jié)點上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動后，工程技術(shù)人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責(zé)人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務(wù)部門不得進行工程決算付款。目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達99%。第五，制訂并落實電子文件歸檔管理制度。根據(jù)國家經(jīng)委、國家建委、國家科委、國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，為做好電子文件管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，結(jié)合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規(guī)定。

所以檔案部門必須與生產(chǎn)、技術(shù)部門協(xié)作，狠抓規(guī)章制度的落實，真正做到依法治檔，這是解決歸檔存在問題的關(guān)鍵所在。

企業(yè)科技檔案工作內(nèi)容、范圍向前延伸，可以說使科技檔案工作的面貌大為改觀：一是檔案的質(zhì)量提高了；二是檔案部門的工作由被動變?yōu)橹鲃恿耍蝗侵匾暋⒅С謾n案工作的人越來越多了。以上工作的發(fā)展充分說明檔案工作的管理水平在日益提高。

2、向后延伸

上述科技檔案工作向前延伸，是從“接收”這個環(huán)節(jié)向前延伸，而向后延伸，則是從“利用”工作向外延伸到與各項管理工作相結(jié)合，以另一種形式“超越”了“六個環(huán)節(jié)”，向更廣闊的范圍滲透、發(fā)展，從而使科技檔案在提高經(jīng)濟效益中發(fā)揮更大的作用，并且使科技檔案工作得到進一步完善。

例如我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。

（1）開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟效益

我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機、發(fā)電機、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機組進行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機組各項經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)，達到了國內(nèi)同類型機組的先進水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機組的壽命，使老機組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動化水平，增強了企業(yè)實力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。在改造中，以汽機通流部分改造為重點，對發(fā)電機部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機進行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟效益。

（2）發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟和社會效益

例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機組。目前，關(guān)停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發(fā)電設(shè)備出售同時移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號機組設(shè)備只能作為廢鐵或報廢設(shè)備處理。檔案價值的發(fā)揮，使機組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護廳下達的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計劃，我公司在#7、#8機組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)保科技工程有限公司和我公司生運部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計、工程的順利實施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項目具有顯著的環(huán)保效益。又如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財務(wù)部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會計憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對方承認了此款已匯出這一事實。為我公司挽回了經(jīng)濟損失。再又如2011年9 月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭執(zhí)，為證實此地為電廠所征用我公司經(jīng)營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。以及2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包問題發(fā)生爭執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實我公司確實履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。再再又如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設(shè)工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評價工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎，我公司邀請中電建協(xié)專家組對我公司百萬機組進行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機、綜合指標(biāo)、檔案六個專業(yè)組分別進行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)場實際和檔案資料進行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會專家組來我公司進行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認為我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復(fù)查重點部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。以及2013年9月10日，北京國華電力有限責(zé)任公司電力研究院專家組成的評審組對我公司進行為期一周的安全標(biāo)準(zhǔn)化達標(biāo)評審，此次評審標(biāo)志著國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作已全面進入現(xiàn)場評審階段。安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場評審工作，對于提升我公司安全管理能力，夯實我公司安全生產(chǎn)基礎(chǔ)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安全、健康、環(huán)境，全面改進和加強企業(yè)內(nèi)部的安全管理工作，促進安全管理水平不斷提高，具有十分重要的意義。2013年9月15日，我公司安健環(huán)監(jiān)察部專業(yè)工程師葛某到檔案室借閱了0400-8048-1，2，3、0401-8041-007、0400-8080-009等檔案案卷，正是由于檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，使我公司順利通過國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場評審工作。再再再又如為確定兩臺百萬機組工程投資項目竣工決算的合法性、真實性，資金使用的合理性和有效性，提高項目管理水平，保障資金合法使用，維護出資人合法權(quán)益，保證投資活動合法、真實、合規(guī)，我公司委托天職（北京）國際工程項目管理有限公司進行審計。審計人員自2013年3月中旬進駐至2013年9月，陸續(xù)對工程、服務(wù)、物資等合同結(jié)算情況、兩臺百萬機組財務(wù)決算情況、交付使用資產(chǎn)情況進行審計。審計人員到我公司檔案室借閱了大量基建檔案、設(shè)備檔案及光盤檔案，使我公司順利完成兩臺百萬機組工程項目竣工決算審計工作，取得天職（北京）國際工程項目管理有限公司出具的《建設(shè)工程項目結(jié)算報告》和天職國際會計師事務(wù)所出具的《竣工決算審核報告》。以及2013年7月18日凌晨4：30分，我公司百萬機組運行中的2號斗輪機突然無法回轉(zhuǎn)，燃料生產(chǎn)部迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，一方面協(xié)調(diào)保證兩臺百萬機組正常上煤，一方面組織精兵強將進行設(shè)備搶修，燃料生產(chǎn)部班長胡某到檔案室借閱了0400-913-008，009斗輪機案卷，至18日晚上22：40分，2號斗輪機回轉(zhuǎn)缺陷消除，投入運行，輸煤系統(tǒng)恢復(fù)正常，為百萬機組安全運行提供了有力保障。

（3）提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟案件、慣標(biāo)認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用

如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我公司機組擴建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復(fù)印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

（4）圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編

幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

從以上例子不難看出，檔案工作者為了提高經(jīng)濟效益，已跨出了檔案室的門檻，直接參與了一定的生產(chǎn)、技術(shù)活動，并以它的實際效用促使技術(shù)人員重視科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。由于各單位具體情況不一，參與的途徑顯然不同，但事實卻告訴我們，把檔案工作搞活了，能夠在提高經(jīng)濟效益中起作用，而且，這種結(jié)合不是靠行政的強制手段，而是適應(yīng)了現(xiàn)實的需要。這就給我們一點提示：檔案的利用工作范圍、利用途徑已在延伸、擴展，它逐步?jīng)_破了傳統(tǒng)的作法，在實際工作中取得了顯著效果。

綜上所述，企業(yè)科技檔案工作內(nèi)容、范圍向前、后兩個方向延伸、擴展，大大豐富了我公司檔案工作的內(nèi)容，使檔案工作增加了活力。它和其他管理工作一樣，圍繞著生產(chǎn)管理科學(xué)化，正在向“全”字發(fā)展，從形成、積累開始直至到發(fā)揮檔案的作用，以致取得最佳經(jīng)濟效果，形成一個比較完整的體系，而且在實踐中還在不斷地完善和發(fā)展著。它在實踐中經(jīng)受了考驗，并將繼續(xù)豐富、發(fā)展。

三、現(xiàn)代科學(xué)管理對科技檔案工作提出新的要求

二十一世紀(jì)已進入信息年代，電子計算機的應(yīng)用，為科學(xué)管理提供了有利的條件，它可以大大縮小時、空范圍，以較大的容量存貯和傳遞各種信息。信息是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，企業(yè)的管理者通過信息流動對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行控制。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中實際上貫穿著兩種“流動”，一種是人、財、物的流動；另一種是隨之而產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)、圖紙、資料、報表等信息的流動。科技檔案是一種技術(shù)信息，也將借助計算機的功能為管理提供各類技術(shù)數(shù)據(jù)。科技檔案（包括原始記錄、原始憑證）、經(jīng)濟技術(shù)情報、統(tǒng)計分析等將組成信息系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)進行決策提供依據(jù)，為科技人員提供各類技術(shù)數(shù)據(jù)。檔案部門是企、事業(yè)一切文字材料（信息資源）的質(zhì)量監(jiān)督部門和歸宿，就有可能成為信息系統(tǒng)的中心。科學(xué)技術(shù)的整體化發(fā)展和學(xué)科間的互相滲透，并不等于簡單的互相混雜，而是一種“微觀更微”、“宏觀更宏”的發(fā)展。在這種形勢下，科技檔案工作也會在“微觀”、“宏觀”上繼續(xù)發(fā)展，從微觀來說，要求工作做得更細、更準(zhǔn)確，管理水平更高，適應(yīng)性更強，為現(xiàn)代化管理準(zhǔn)備條件，搞好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；從宏觀來說，就是與相關(guān)的工作結(jié)合，以最佳的效能為現(xiàn)代管理提供條件。而前者又是后者的基礎(chǔ)，因此，要求也越來越高了。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，我廠就著手實施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合我廠已經(jīng)實行的辦公自動化（OA）系統(tǒng)的單軌運行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫信息管理、全文級圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實施。目前，我廠已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括人事檔案、經(jīng)營檔案、生產(chǎn)實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全廠各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現(xiàn)了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統(tǒng)計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現(xiàn)了微機管理和目錄檢索。現(xiàn)在，我廠檔案室配備有6臺IBM液晶顯示屏幕微機，激光打印機5臺。檔案微機管理已與廠MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我廠現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統(tǒng)已上線運行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊、參數(shù)報表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案的電子文件。

筆者認為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因為紙質(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護檔案室的檔案原件。

總之，科技檔案是科學(xué)技術(shù)的伴生物，科學(xué)技術(shù)日新月異的特點，以及生產(chǎn)、管理水平的變革和發(fā)展也必將促進科技檔案的變革與發(fā)展，科技檔案工作的現(xiàn)實性、應(yīng)變能力應(yīng)該更強。因此，在指導(dǎo)思想上須要以改革的精神去研究新情況，總結(jié)新經(jīng)驗，才能為開創(chuàng)檔案工作的新局面作出貢獻。

A Brief Discussion on the Extension and Expansion of the Scientific & Technological Archives Working Scope in Enterprise

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

AbstractThis paper describes in detail the exension and expansion of the working scope of the enterprise science and technology archives and the new requirements proposed by modern scientific management to science and technology archives.

KeywordsScientific and technological archives Scope Extension and expansion

中圖分類號G270；G278.3

文獻標(biāo)識碼B

文章編號160316-7229

作者簡介

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。