高校辦公自動化系統基本標準建設的必要性與可行性分析

任巖巖

（廣州番禺職業技術學院學院辦公室　廣州　511483）

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高校辦公自動化系統基本標準建設的必要性與可行性分析

任巖巖

（廣州番禺職業技術學院學院辦公室廣州511483）

摘要隨著計算機網絡及信息技術發展，高校信息化水平仍有待提升，特別是辦公自動化系統建設相對緩慢有待整體推進。在各高校逐步開展辦公自動化系統建設時，亟需相應的系統標準參照，以節省大量的建設成本。高校因工作內容大部分相同或相似決定了辦公自動化系統功能的相同或相近。因此，總結探索出一個基本建設標準具有一定的可行性，也是高校辦公自動化系統建設發展的需要。

關鍵詞信息化辦公自動化系統標準建設可行性

一

在計算機網絡及信息技術迅猛發展的當下，高校辦公自動化系統發展起步雖早，但發展速度相對緩慢。在互聯網+的大背景下，高等院校傳統行政辦公模式亟待改進，辦公自動化系統的建設發展仍有較大空間。

在各高校逐步開展辦公自動化系統建設時，沒有相應的系統標準參照。在規劃設計時需要耗費大量的精力進行前期的需求調研和論證分析。

且多數高校未能把辦公自動化系統建設放到學校信息化建設和智慧校園建設的全局中來規劃，從而使建設的辦公自動化系統存在功能不完善，和學校其他系統不兼容，數據不能對接共享等一系列問題，有的系統更新存在技術瓶頸等問題需要重新更換系統，從而造成具大的資源浪費。

二

教育部印發的《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》（教技〔2012〕5號）中明確要求“制訂學校管理信息化標準與要求，通過分類指導、示范引領推動各級各類學校管理信息化建設。”“建立數據采集、交換共享、管理與應用的技術平臺與工作機制，銜接各級各類教育管理信息系統與基礎數據庫，實現系統互聯與數據互通，建設縱向貫通、橫向關聯的教育管理信息化體系。”而辦公自動化系統是各高校進行信息化建設的重要載體之一，是教育管理信息化體系中的重點環節。因此，一所高校的辦公自動化系統建設的水平一定意義上體現了該校的信息化水平。2015年3月印發的《國務院關于印發深化標準化工作改革方案的通知》（國發〔2015〕13號），針對各行各業標準缺失老化滯后、體系不夠合理、標準化協調推進機制不完善等現狀提出了改革要求和具體措施。而現行的辦公自動化系統相關標準為中華人民共和國電子工業部1993年3月批準發布的電子行業標準《辦公自動化系統開發設計指南SJ/T 10352-93》，適用范圍為政府機關、企業、事業單位辦公自動化系統設計、建設、開發、實施和應用。該標準除了不能滿足高校教育行業特性的個性化需求外，也因網絡信息技術的飛速發展明顯滯后。進行高校辦公自動化系統基本標準建設的探索，正是積極響應并貫徹落實國務院和教育部的相關文件精神。

高校辦公自動化系統標準建設，可以有效地節省辦公自動化系統新建設高校大部分前期需求調研和分析論證工作，使辦公自動化系統建設具有前瞻性和全局性，從而避免了一些不必要的資源浪費，節省大量的人才財力，整體提升高校信息化水平，為高水平大學建設提供條件支持。

因區域信息化水平和領導重視程度的差異，各高校辦公自動化系統建設有早有晚，但無論是自行研發，還是直接購買，在建設中總會遇到一些問題，而其中有一些問題是相同的具有普遍性的問題。辦公自動化系統建設都需要辦公室進行前期充分的需求調研設置系統模塊和規劃流程，需要教育技術信息部門的不斷調試進行功能完善。而高校因工作內容大部分相同或相似決定了辦公自動化系統功能的相同或相近。因此，總結探索出一個基本建設標準具有一定的可行性，也是高校辦公自動化系統建設發展的需要。

三

高校的辦公內容決定了辦公自動化系統的功能，而辦公內容可以簡單梳理分類為辦文、辦會、辦事，具化到辦公自動化系統服務模塊上來，可以分為公文處理模塊（包括收文處理和發文處理等）、通知公告模塊、綜合辦公模塊（包含會議室管理、車輛管理、辦公用品管理等）、協同辦公模塊、郵件和即時通訊模塊、通訊錄、日程安排、電子文檔管理等。其中通知公告是辦公自動化的最基礎應用，沒有技術難度；綜合辦公和公文處理是辦公自動化系統的核心功能，需要通過規劃建設規范的流程來實現。辦文和辦事的審批流程都有相應的標準，因此設置基本的規范流程是可行的。其中辦事流程較為簡單，可按管理權限設置逐級審批。公文處理的流程較為復雜，為實現公文的網上流轉，可以以中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）中的辦文要求為依據來規劃設置。在文件第六章“公文辦理”中，有明確的收文辦理主要程序和發文辦理主要程序。其中收文辦理主要程序分為簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序，發文辦理主要程序分為復核、登記、印制、核發等，并對審批簽發規則作了要求。而制定辦公自動化系統中的公文處理基本標準只需按要求的辦文程序結合高校的具體情況進行個性化設置。

此外，針對高校辦公自動化系統建設中出現的新問題，結合計算機網絡技術發展迅速、產品更新換代快的特征，要注意規劃的前瞻性，提高規劃建設水平；注意規劃建設的全局性，把辦公自動化系統建設納入到學校信息化建設和智慧校園建設的總體規劃中來，做好辦公自動化系統與學校人事系統、財務系統、教務系統、學生系統、科研系統、檔案系統等的數據對接、資源整合及共享；學習和借鑒政府電子政務系統的開發經驗和發展模式；預判和適應網絡技術的飛速發展，加強辦公自動化系統的移動辦公功能的開發探索和應用；教育行政部門及教育技術信息化部門主導，聯合技術實力強、辦公自動化系統開發經驗豐富的企業和高校，制定發布相關的辦公自動化系統建設標準，避免了軟件開發公司和技術人員不了解高校用戶實際需求而進行的盲目開發，使辦公自動化系統的規劃設計更有針對性。

如辦公自動化系統建設基本標準能在相關職能部門的支持下得以制定并推廣，各高校在進行辦公自動化系統建設時就會少走許多彎路，不僅可以節約大量的資金，同時也節省了在新辦公自動化系統建設上的人力支出。促進高校通過辦公自動化系統建設，規范工作程序，提升高校管理水平和整體信息化水平，為創辦高水平大學提供條件支持。

The Necessity & Feasibility Analysis on the Standard Basic Construction of OA System in Colleges & Universities

Ren Yanyan
（College Office，Guangzhou Panyu Polytechnic Guangzhou 511483）

AbstractAlong with the development of computer network and information technology, the informatization level in colleges and universities remains to be promoted, especially the construction of Office Automation system was relatively slow to be comprehensively promoted. During the construction of Office Automation system in colleges & universities, in urgently needed to the corresponding standard reference system, to save a lot of construction cost. Because of the work most of the same or similar content determines the Office Automation system function of the same or similar in colleges and universities. As a result, to summarize the construction of a basic standard has certain feasibility, which is also the needs of the development of Office Automation system construction in colleges & universities.

KeywordsInformatization Office Automation system Standards construction Feasibility

中圖分類號C931.4

文獻標識碼B

文章編號160318-7234

作者簡介

任巖巖（1983～），男，安徽阜陽人，廣州番禺職業技術學院助理研究員，文學碩士。主要研究方向為高等教育、現當代文學。